Coördinator Klantenservice

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Coördinator Klantenservice ben jij hét aanspreekpunt voor Defensie-specifieke vraagstukken en projecten. Je onderhoudt actief contact met klanten en bezoekt hen regelmatig op locatie om de samenwerking optimaal te ondersteunen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in het beheren van pakketrechten, bruikleenartikelen en de KPU-regelgeving. Met jouw kennis, betrokkenheid en klantgerichte aanpak zorg je voor een professionele en betrouwbare dienstverlening.

Herken jij jezelf hierin? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het KPU-bedrijf van Defensie, leverancier van uitrustingen en kleding voor Defensie, is op zoek naar een gemotiveerde Coördinator Klantenservice. 

In deze rol verdeel & coördineer je de dagelijkse taken van het team en zorg je ervoor dat ze op een hoog kwaliteitsniveau worden uitgevoerd. Je draagt verschillende verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat de klantenservice soepel verloopt. Je begeleidt (eerste) medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden en geeft advies over de uitvoering van hun taken. Je woont vergaderingen bij en rapporteert het Hoofd Klantenservice die je tevens waarneemt bij afwezigheid. 

Jij bent verantwoordelijk voor een goed lopend order proces denk daarbij aan: 
-    Het opnemen en door voeren van orders; 
-    Beoordelen en prioriteren van orders; 
-    Signaleren van knelpunten in het proces; 
-    Sturen van projectmatige orders. 

Als Coördinator Klantenservice fungeer je tevens als aanspreekpunt voor Defensie-specifieke zaken, projecten en bezoek je klanten met enige regelmaat op locatie. Je beheert pakketrechten, bruikleenartikelen en KPU-regelgeving. Daarnaast onderhoud je contacten met klanten in het buitenland en registreer je klachten en vragen in ons klachtenregistratiesysteem. Je handelt klachten en vragen af door middel van onderzoek en overleg met de verantwoordelijke partijen. Indien nodig stuur je klachten door naar de juiste afdeling/functionaris.

Ook verricht je diverse administratieve zaken om te zorgen dat het gehele proces efficiënt verloopt. Je verzamelt en analyseert informatie om het proces te optimaliseren. Je zorgt voor een opgeruimd KMB (KPU-bedrijfsvoering Ondersteuning Module) en handelt systeemmeldingen af.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Functie-eisen

•    Je beschikt over mbo 4 werk- en denkniveau en weet theorie moeiteloos te vertalen naar de praktijk
•    Je hebt ervaring met bedrijfsvoering en werkt vlot met (Defensie) informatiesystemen
•    Klantcontact geeft jou energie: je communiceert makkelijk, denkt in oplossingen en weet mensen    professioneel te woord te staan
•    Je beheerst het Nederlands, Engels en Duits goed, zowel mondeling als in de dagelijkse communicatie

Je houdt het hoofd koel, ook wanneer de druk toeneemt of situaties snel veranderen. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je helder en professioneel te schakelen met collega’s en klanten. Je bent servicegericht, denkt mee in oplossingen en zorgt ervoor dat mensen zich gehoord en geholpen voelen. Daarnaast werk je nauwkeurig en gestructureerd, waardoor je oog houdt voor detail en kwaliteit in alles wat je doet.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. 

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek van minimaal 4 weken maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

De functie wordt uitgevoerd het KPU-bedrijf in Soesterberg. Het KPU heeft voornemens om binnen enkele jaren te verhuizen binnen een straal van 40 kilometer.

De doelstelling van het KPU-bedrijf is binnen COMMIT, hét kennis- en materieellogistiek centrum en de onmisbare partner voor Defensie te zijn en te voorzien in, het in standhouden van, de verbetering van en afstoting van alle kleding- en persoonsgebonden uitrusting van het toegewezen assortiment. Gebaseerd op kennis van het operationeel optreden, kennis van de kleding- en persoonsgebonden uitrusting en haar specifieke vakkennis draagt het KPU-bedrijf bij aan de materiële beschikbaarheid en instandhouding van deze kleding- en persoonsgebonden uitrusting gedurende de gehele levenscyclus en onder alle operationele omstandigheden.

Naast hard werken is er binnen het KPU-bedrijf ook altijd ruimte voor samenhorigheid op initiatief van de medewerkers, maar ook vanuit het KPU-bedrijf. Zo worden er borrels, sportmomenten, wintersporten en barbecues georganiseerd. Even binnenkijken bij het KPU-bedrijf? Bekijk dan onze bedrijfsfilm: https://www.youtube.com/watch?v=Y8yXyoGF13o

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Juanita Soesbergen-Schouten, Hoofd Klantenservice
JB.Soesbergen.Schouten@mindef.nl
06-57066239

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Afra Huntelaar, Senior Recruitment Adviseur
a.huntelaar@mindef.nl
06-13339389