MT- Secretaris O&P Rijk

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Als secretaris van de Businessunit DALT ondersteun je het managementteam, gevormd door directeur DALT met de teammanagers, bij hun belangrijke rol binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, bewaakt procedures en ondersteunt het MT bij uiteenlopende onderwerpen.

Je bent een strategisch ondersteuner, je verbindt afdelingen, afdelingsmanagers en collega’s en zorgt dat iedereen goed geïnformeerd en voorbereid is.

Dit ga je doen als Secretaris: 
•    Je treft voorbereidingen (op inhoud, proces, coördinatie en verslaglegging) van het  Managementteam overleg, waarbij je actief betrokken bent bij de Obeya. Als Obeya Builder ben je verantwoordelijk voor het visueel management op het Obeya bord.  
•    Inhoudelijk en procesmatige coördinatie ten aanzien van de planning & control cyclus.
•    Je coördineert annotaties van Interdepartementale overleggen.
•    Informeren van het Managementteam en andere stakeholders over relevante informatie met betrekking tot interne en externe vergadercircuits.
•    Continue afstemmen met verschillende MT- Secretarissen binnen O&P Rijk.
•    Verzorgen en coördineren interne communicatie 
•    Je organiseert evenementen zoals DALT connect, DALT dag en Inspiratiesessies.
•    Je draagt bij aan de ontwikkeling en adviestrajecten binnen de afdeling.
•    Je bent het aanspreekpunt binnen DALT voor alle onderdelen binnen O&P Rijk en externe stakeholders. 
•    Meewerken en begeleiden verschillende projecten, zoals recent de coördinatie van het project (nieuwe) PDC en bijdrage vanuit DALT of deelname ivm de optimalisatie van het klachtproces O&P Rijk.

Je bent een echte doener én denker: proactief, zelfstandig en in staat om het overzicht te bewaren, ook in complexe situaties. Je houdt van structuur, maar weet je ook moeiteloos aan te passen wanneer de dynamiek daarom vraagt. Als sterke gesprekspartner en natuurlijke verbinder weet je mensen mee te krijgen en bruggen te slaan tussen verschillende belanghebbenden. 
 

Daarnaast heb je plezier in schrijven, analyseren en adviseren. Je vindt het leuk om teksten te 
schrijven en te redigeren, en zorgt ervoor dat stukken niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook 
helder en aantrekkelijk zijn.

Dit vragen wij

•    Je hebt HBO+ werk- en denkniveau en kennis van en affiniteit met het P&O- werkveld.
•    Je bent goed in staat om regie te voeren op door andere uitgezette en uit te voeren werkzaamheden en bent in staat om daarin zelf het benodigde voorwerk te verrichten, zodat zaken doordacht en efficiënt worden uitgezet en helder is wat er gevraagd wordt.
•    Je hebt aantoonbaar ervaring met advisering en coördinatie van informatiestromen en procesmanagement. 
•    Je kunt aantoonbaar goed plannen en organiseren.
•    Je kunt goed zelfstandig prioriteren, behoudt het overzicht en jaagt doeltreffend aan. 
•    Je weet zowel informatie als mensen aan elkaar te verbinden en kijkt hierbij over de grenzen van je eigen organisatie/aandachtsgebied heen.

Competenties:
•    Je wacht niet af, maar denkt vooruit. Je signaleert kansen en knelpunten voordat ze zich aandienen en vertaalt dat proactief naar concrete actie.
•    Je beweegt met gemak tussen beleidsmatige en uitvoerende vraagstukken en weet op elk niveau de juiste taal te spreken en de juiste verbinding te leggen
•    Je beschikt over gezond relativeringsvermogen en weet humor in te zetten om samenwerking luchtig en effectief te houden, ook in drukke of uitdagende periodes.
•    Je bent een scherp waarnemer die regelmatig stilstaat bij je eigen handelen. Je leert bewust van ervaringen en past je aanpak aan op basis van wat je ziet en voelt in de praktijk.
•    Je stelt het resultaat centraal en raakt niet verstrikt in processen omwille van de processen. Je werkt outputgericht en houdt focus op wat er uiteindelijk toe doet.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige  hr-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. Daarbij werken we vanuit vier kernwaarden: verbindend, vindingrijk, professioneel en flexibel. Deze waarden vormen de basis van hoe wij samenwerken en onze dienstverlening vormgeven.

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.

Organisatie-URL

www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Binnen O&P Rijk ga je aan de slag bij de businessunit Diversiteit, Gelijkwaardigheid & Inclusie, Arbeidsmarkt en Loopbaan- en Talentontwikkeling (DALT). Hier werken gepassioneerde professionals met specialistische kennis die zich inzetten voor de ontwikkeling van medewerkers binnen de Rijksoverheid. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Nicole Weber
Nicole.Weber@oprijk.nl
0650174159

Albertine Overberg
Albertine.Overberg@oprijk.nl
0650768699

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

René Brands
rene.brands@oprijk.nl
0621958207