Management assistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als ervaren organisatietalent versterk je het team van het secretariaat Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking (CdIO) van het ministerie van Financiën in Den Haag. Houdt jij alle ballen gemakkelijk tegelijk in de lucht en vind je ontzorgen het leukste van jouw werk als managementassistent? Dan maken we graag kennis met je.

De dagelijkse ondersteuning van het managementteam: daar draait het in jouw functie om. Samen met drie andere managementassistenten vorm jij het secretariaat van de Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking. Je helpt elkaar waar nodig, zorgt voor goede afstemming en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je houdt elkaar goed op de hoogte van alles wat speelt zodat continuïteit verzekerd is. Binnen ons secretariaat hebben we de verschillende afdelingen van de directie onderling verdeeld. De exacte verdeling bepalen we graag in overleg met jou.

Geen werkdag is hetzelfde en één ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Je ondersteunt het management in alle praktische zaken die komen kijken bij de start van een nieuwe collega binnen de directie tot aan het ondersteunen bij ziek- en betermeldingen. Wat deze functie extra leuk maakt, is dat je naast administratieve en coördinerende werkzaamheden, ook verschillende overleggen notuleert van het managementteam, afdelingsoverleggen en kleine projecten. Heldere en duidelijke notulen maken, daar krijg jij energie van.

Een greep uit jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Je beheert de agenda’s en je stelt prioriteiten bij het maken afspraken. Zo plan je vergaderingen in en zorg je dat alles tot in de puntjes is geregeld voor afspraken of bijeenkomsten, van de catering tot het boeken van zalen en modereren van digitale bijeenkomsten.
• Je bent verantwoordelijk voor alle correspondentie en het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Denk hierbij aan telefoon- en e-mailverkeer en het behandelen van de post.
• Je ondersteunt afdelingshoofden bij de afhandeling van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
• Bij het secretariaat van de directie komen veel informatiestromen bij elkaar. Je speelt een belangrijke rol in de coördinatie van de stukkenstroom tussen Bedrijfsvoering, andere directies binnen de organisatie, de politieke en ambtelijke top en externe partijen zoals andere ministeries.
   

Functie-eisen

• Je hebt mbo-niveau, bijvoorbeeld in de richting van secretarieel medewerker of managementassistent. Combineer jij relevante werkervaring met een andere (opleidings)achtergrond? Ook dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren relevante werkervaring opgedaan in de ondersteuning van directies of managementteams.
• Je hebt een enthousiaste werkmentaliteit met oog voor accuratesse en dienstverlening.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je schakelt makkelijk met verschillende mensen in alle lagen van de organisatie, van het secretariaat van de minister en de staatssecretaris tot medewerkers van de verschillende afdelingen.
• Jij houdt ook onder druk het overzicht en blijft accuraat presteren. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken prima relativeren en tegelijk (nieuwe) collega’s de helpende hand bieden bij het ontdekken van het ministerie van Financiën.
   

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken. 
• Gedurende de openstelling van de vacature kunnen ook gesprekken plaatsvinden. Als we de geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature mogelijk eerder dan de aangegeven openstellingstermijn. We vragen je daarom om niet tot het laatste moment te wachten met solliciteren.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging. 

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Financiën 

Organisatieomschrijving

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie
 

Organisatie-URL

https://www.rijksoverheid.nl/fin

Afdelingsnaam

Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking (CdIO)

Afdelingsomschrijving

De Concendirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking bestaat uit 4 afdelingen en is verantwoordelijk voor het vertalen en uitvoeren van Informatiebeleid, het ontwikkelen en beheren van computersystemen en het organiseren van IT producten en diensten in samenwerking met andere rijksorganisaties. Een nieuw en ook belangrijk aandachtsgebied binnen de CdIO is de afdeling Openbaarmaking. Hiermee heeft de afdeling ook een externe focus; we richten ons op actieve openbaarmaking en openbaarmaking op verzoek.

Het secretariaat van de directie is onderdeel van de afdeling Dientsverlening en levert ondersteuning aan de hele directie CdIO. Binnen het secretariaat ondersteun je elkaar en ben je in voorkomende gevallen elkaars achtervang.
 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marc van Hilvoorde, Afdelingshoofd
m.p.a.hilvoorde@minfin.nl
06 11299815

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Susan Griffioen, Recruiter
S.griffoen@minfin.nl
06 14501933