Management ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een proactieve managementondersteuner die energie krijgt van afwisseling, samenwerken en een dynamische omgeving waar altijd iets gebeurt? Dan is deze functie iets voor jou! De directie Internationaal Beleid (IB) zoekt een enthousiaste collega om het secretariaat te versterken.

Wat ga je doen?

Samen met je collega’s van het secretariaat zorg je ervoor dat alles soepel verloopt binnen de directie. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bestaan onder andere uit:

• Beheren van (complexe) agenda’s van de MT-leden van de directie.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het bewaken van acties en afspraken.
• Zorgen voor een juiste en tijdige afhandeling van alle vergaderstukken en opvolging.
• Regelen van facilitaire zaken, zoals het boeken van vergaderruimten en het verzorgen van passende catering.
• Coördineren van internationale dienstreizen: van het boeken van vluchten tot het verwerken van declaraties.
• Ondersteunen van beleidsmedewerkers bij inkomende en uitgaande internationale werkbezoeken van de directeur, de ambtelijke top en de politieke leiding.
• Regelen van praktische zaken bij de komst van nieuwe medewerkers, maar ook bij jubilea en afscheidsmomenten.
• Verzorgen van administratieve taken, zoals het bijhouden van overzichten, e-mail en post, en het bewaken van de digitale stukkenstroom.
• Je fungeert als achtervang voor de directiesecretaresse en de andere afdelingssecretaresses.

Wie ben jij?

Je werkt zelfstandig, maar altijd in nauwe samenwerking met het team van managementondersteuners. Je springt bij voor collega’s wanneer dat nodig is, en zorgt ervoor dat jouw eigen werkzaamheden goed overdraagbaar zijn. Dankzij jouw nauwkeurigheid en overzicht kunnen anderen altijd makkelijk vinden wat ze nodig hebben.

Digitaal werken is voor jou vanzelfsprekend; je bent gewend aan papierloos agendabeheer en een digitale stukkenstroom. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een dynamische werkomgeving.

Met het oog op de bezetting zoeken we een collega die in ieder geval op woensdag beschikbaar is.

Functie-eisen

• je bent energiek, voelt je verantwoordelijk voor je werk en als teamplayer weet jij een positieve bijdrage te leveren binnen de directie IB;
• je hebt aantoonbaar meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie;
• je bent digivaardig (kennis van outlook, word, excel, Ibabs, digitale stukkenstroom, Travelpoint) en hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• plannen en organiseren gaan je goed af, waarbij je niet het afwachtende type bent, maar pro actief aan de slag gaat;
• je staat open voor ontwikkelingen die binnen je vakgebied plaatsvinden en bent leergierig;
• tot slot ben je (klant)vriendelijk, accuraat en representatief.  

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd c.q. overgenomen worden met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs,Cultuur en Wetenschao

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Secretariaat Internationaal Beleid

Afdelingsomschrijving

De directie Internationaal Beleid (IB) bestaat naast het team Secretariaat uit twee afdelingen: Europa & Bedrijfsvoering en Mondiaal & Caribisch Gebied. Je zult in beginsel voor de afdeling Mondiale Zaken & Caribisch Gebied gaan werken. Het secretariaat van IB is de spil van de directie en is een hecht en gezellig team.

IB werkt samen met de andere OCW-collega’s aan een slim, vaardig en creatief Nederland. En doet dat net even anders, want IB werkt over de grenzen van Nederland en van de directies heen. We houden perspectief op de wereld en we laten zien welke plek Nederlands in de wereld inneemt. We zorgen dat onze Nederlandse talenten ook in het buitenland kunnen bloeien. IB kijkt over de grenzen en ziet ook waar we die moeten beschermen. We komen internationale afspraken na en daarmee bewaken we ook die grenzen en daarmee de plek van Nederland in de internationale wereldorde. We leggen onze oren te luister en houden onze ogen openen zo leren we van wat wel en niet werkt en helpen daarmee op pro-actieve wijze aan een slim, vaardig en creatief Nederland.

De sfeer bij IB is open en collegiaal, waarbij er ruimte is voor een informeel gesprek, sociale activiteiten en hulp bij elkaars dossiers. De directie werkt naast EU en Internationaal ook samen met het Caribisch deel van het Koninkrijk.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Annemarie de Ruiter

06-25735034

Bernardine Bijl (bereikbaar vanaf 24 oktober)

06-15038299

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl