Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als managementassistent ben je breder bezig dan dat je misschien denkt! Jij bent de rechterhand van het afdelingshoofd en ontzorgt haar zodat zij zich volledig kan richten op de inhoud van het werk en daar draag jij indirect aan bij: veiligheid van voedsel- en consumentenproducten. Kort gezegd; veel verantwoordelijkheden, uitdagingen, afwisseling en maatschappelijke relevantie. Wil je werken bij een organisatie die er écht toe doet? Dan ben jij de managementassistent waar we naar op zoek zijn!

Vanwege uitbreiding zoekt de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), Directie Handhaven een nieuwe collega managementassistent. Je maakt deel uit van het team Managementondersteuning van de Directie Handhaven en wordt gekoppeld aan de divisie Laboratoria. 

Wat ga je doen? 
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen ons team. Je houdt van afwisseling, want geen dag is hetzelfde! Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere: 

• Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingshoofd tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle;
• Managementondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van je afdelingshoofd;
• Voorbereiding MT-vergaderingen en notuleren: Jij zorgt dat de voorbereiding van de vergaderingen goed en gestructureerd verloopt, legt vergaderingen vast en noteert acties en besluiten en zorgt voor goede archivering;
• Extra taken: Afhankelijk van de situatie ondersteun je bijvoorbeeld bij wervings- en selectieprocedures of zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Jij bent het kloppend hart van het team en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. 
• Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten of opleidingen.

Verder werk je in deze functie hybride. Je hebt de mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken. Gemiddeld is dat twee dagen op kantoor en de overige dagen thuis. Dit is af te stemmen met je leidinggevende. 

Hoe vinden jouw mogelijk nieuwe collega’s het om bij de NVWA te werken als managementassistent? 
Julia, managementassistent afdelingshoofd Directiestaf:
“Als managementassistent geniet ik ervan om als onmisbaar onderdeel van het team te worden gezien. Het is geweldig om te ervaren hoe ik het leven van mijn manager zoveel makkelijker kan maken en rust kan brengen in de chaos van hun dagelijks leven. Het proactief regelen van zaken voordat anderen bedacht hebben dat dit moet gebeuren, maakt mijn werk elke dag weer uitdagend. Ik vind het fantastisch om bij te dragen aan een gestroomlijnde werkomgeving en ik ben blij dat ik daar ook alle ruimte voor krijg binnen de NVWA. 
Als managementondersteuner bij de NVWA ben je nooit uitgeleerd!”

Alicia, managementassistent afdelingshoofd Regie: 
“Het werk is erg divers. Het ene moment ben je bezig met de agenda voor de desbetreffende manager waarvoor je werkt en het andere moment moet je alles rondom een locatie regelen voor een teamleider. Geen 1 dag is hetzelfde. Wat maakt dat het heel erg afwisselend is en daar houd ik van.”
 

Functie-eisen

Stress? Dat heb jij zelden! Je weet het hoofd koel te houden en flexibel te zijn ondanks de drukke agenda, hoge prioriteiten en verschillende belangen. Plannen en organiseren kan jij als geen ander. En je prioriteert altijd met het grotere belang in gedachten. Het ontzorgen van je afdelingshoofd is op jouw lijf geschreven. 

Daarnaast zien we graag het volgende:

• Minimaal MBO4 niveau werk- en denkniveau;
• Een kei in MS office;
• Goede kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring als managementassistent, binnen of buiten de Rijksoverheid is een pré.

Competenties:

• Klantgerichtheid 
• Plannen en organiseren 
• Samenwerken 
• Flexibiliteit 
• Organisatiesensitiviteit 

De selectieprocedure bestaat uit twee rondes. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op maandagmiddag 19 mei en dinsdagmiddagmiddag 27 mei.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

NVWA/HH/Directiestaf

Afdelingsomschrijving

De NVWA bestaat uit vier directies, waarvan de directie Handhaven er één is. Een onderdeel van deze directie is de Directiestaf, deze is verantwoordelijk voor bestuurlijke, procesmatige en administratieve ondersteuning. 

Onder de directiestaf vallen ook de managementassistenten. Als managementassistent werk je samen met andere collega’s binnen het team Managementondersteuning van Handhaven, met de collega’s van de divisie Laboratoria in het bijzonder. Samen met je team zorgen jullie ervoor dat het gehele management van de directie Handhaven zich goed ondersteund voelt. 

De werksfeer is open, ongedwongen en informeel. Wij bieden jou veel kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Jouw werk binnen de NVWA doet er toe!
In deze functie ben je de steunpilaar voor je afdelingshoofd. Collega’s kunnen op jou bouwen en naast jouw vaste takenpakket is er veel ruimte voor eigen inbreng en zelfontwikkeling. 
 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Corine van Steeg-Bakkenes

0611874427

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663