Managementondersteuner Bestuursraad

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Jouw corebusiness

Het beheren van de agenda en alles wat daarbij komt kijken! 
Denk aan het maken van afspraken, reserveren van dienstauto's, boeken van dienstreizen, regelen van visa en verifiëren en overdragen van dossiers om ervoor te zorgen dat ze volledig zijn. Dit takenpakket brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Je werkt in een dynamische en politiek-dynamische omgeving. Het is niet ongewoon dat zaken die je vanmiddag agendeert, vanavond al in een actualiteitenprogramma ter sprake komen.
Je bent dus nauw betrokken bij de politieke besluitvorming en dat is precies wat deze functie zo boeiend en uniek maakt. En laten we de dynamiek niet vergeten. Het kunnen omgooien van de hele agenda, zelfs als je alles tot in de kleinste details hebt gepland? Het verplaatsen van dat belangrijke overleg naar een andere dag? Jij bent flexibel en laat je er niet door ontmoedigen. Je weet hoe je belangen moet inschatten en ziet altijd kansen om alles weer goed georganiseerd te krijgen.
 
Op inhoudelijk vlak laat jij jouw meerwaarde zien! 

Je bent oprecht geïnteresseerd en goed op de hoogte van de onderwerpen die de (p)SG bezighouden. Hierdoor kun je uitstekend prioriteiten stellen. 
Als een van de Bewindslieden verhinderd is en vervanging door een bestuurslid nodig is, pas jij de agenda moeiteloos aan en zorg je ervoor dat de juiste dossiers (digitaal) zijn voorbereid. Je hebt ruime ervaring met onze documentmanagementsystemen zoals iBabs, SIRIS en Delphi. Bovendien ben je een expert in het gebruik van het MS Office-pakket, zoals Outlook en Teams. 
Als senior ondersteuner ga jij net dat stapje verder. Je denkt mee én vooruit. Aanvragen voor afspraken en e-mails filter je op basis van prioriteit. Je bouwt een goede verstandhouding op met de Bestuursleden en je collega-managementondersteuners. Na verloop van tijd heb je aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening uit je werk.

Functie-eisen

• Opleiding op mbo-niveau, bij voorkeur een administratieve- of secretariële richting.
• Ervaring met het ondersteunen van managers of directieleden.
• Bekend met digitale systemen zoals Microsoft Office en systemen waarmee we bezoekers aanmelden en documenten opslaan of delen.
  
  

Competenties: 

• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Lerend vermogen
  
  

Daarnaast vinden we het belangrijk dat je:

• Op jouw werkdagen vroeg kunt starten.  
• Flexibel bent met werkinhoud en werkdagen.
• Stevig en standvastig bent.
• Digivaardig bent.
• Gevoel hebt voor verhoudingen.
• Vier dagen fysiek aanwezig bent.
• Jouw duo-partner vervangt tijdens vakantie en/of ziekte.
• Niet iemand bent die status ontleent aan deze plek. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een  afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt samen met haar partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving. 

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt nauw samen met het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Samen streven we ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt de ministeries effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Directie Mens en Organisatie (M&O)

De directie Mens en Organisatie (M&O) is onderdeel van de bedrijfsvoering voor Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij levert flexibele capaciteit, strategisch advies, kwalitatief goede diensten en project- en programmamanagement om de departementen te ondersteunen in het realiseren van hun strategische doelstellingen op het gebied van mens en organisatie. M&O heeft hierin een kaderstellende, regisserende, adviserende en dienstverlenende rol.

M&O bestaat uit drie onderdelen: Bureau Managementondersteuning (BMO), de POOL (project- en programmamanagers) en Personeel & Organisatie (P&O), met verschillende expertisegebieden waaronder gezond en veilig werken, recruitment & arbeidsmarktcommunicatie en leren en ontwikkelen.

Organisatie-URL

www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken

Afdelingsnaam

Bureau Management Ondersteuning

Afdelingsomschrijving

Bureau Managementondersteuning (BMO) biedt managementondersteuners aan directoraten-generaal en stafdirecties van de kerndepartementen EZK en LVVN. Alle secretariaten van deze afnemers zijn ondergebracht bij de directie Mens en Organisatie, waar BMO onderdeel van uitmaakt samen met P&O en de POOL.
Als BMO leveren we continue en kwalitatief uitstekende ondersteuning van primaire processen van beleids- en stafdirecties. Dat doen we met ongeveer 200 collega’s in een prettige werkomgeving, waar de lijnen kort zijn. Zeker met de directe collega’s van het secretariaat met wie je direct samenwerkt. We staan voor elkaar klaar en tussen het management en jou en je collega’s heerst een informele sfeer.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Karin van der Graaf
c.j.vandergraaf1@minezk.nl
0629697727

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Iris Eveleens
i.m.eveleens@minezk.nl
06-11469487