Managementondersteuner bestuursetage OCW

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zoekt een flexibele managementondersteuner voor de bestuursetage. In deze rol ondersteun je de Secretaris-Generaal (SG) en draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden op het hoogste niveau van het ministerie. Werk jij graag in een dynamische, politieke omgeving en kun je snel schakelen tussen verschillende belanghebbenden? Dan is deze tijdelijke functie van 12 maanden iets voor jou!

In eerste instantie vervang je een collega op het secretariaat van de SG. Zodra deze collega terugkeert, wordt je rol breder en flexibeler, inzetbaar op de verschillende secretariaten van de bestuursetage.

Wat ga je doen?

Samen met je ervaren collega managementondersteuner en de bestuursadviseur ben jij een aanspreekpunt voor de SG en zorg je dat alles administratief en operationeel op rolletjes loopt. Je taken omvatten onder andere:

• Agendabeheer en coördinatie: plannen en organiseren van afspraken, afstemmen met interne en externe partijen, en zorgen dat de SG goed voorbereid is op elk overleg of bezoek. Je houdt overzicht en kunt snel prioriteiten bijstellen. Je bent creatief in het vinden van oplossingen.
• Document- en informatiestroom: beheren en verwerken van inkomende en uitgaande documenten, voorbereiden van stukken en zorgen dat de SG altijd over de juiste informatie beschikt.
• Actiepunten en opvolging: vastleggen van afspraken tijdens overleggen en bewaken van de voortgang. Je ziet erop toe dat besluiten goed worden vastgelegd en opgevolgd.
• Ondersteuning bij besluitvorming: verzamelen en structureren van informatie, zodat de SG snel en goed geïnformeerd beslissingen kan nemen.
• Vertrouwelijkheid en bestuurlijke context: omgaan met vertrouwelijke informatie, bent integer en kan soepel navigeren binnen politieke en bestuurlijke verhoudingen.
• Aanspreekpunt en samenwerking: eerste contact voor interne en externe relaties van de SG, professionele ontvangst, en nauwe samenwerking binnen het team op de bestuursetage.

Werktijden en aanwezigheid

Aanwezigheid op kantoor is essentieel; thuiswerken is beperkt mogelijk (bijvoorbeeld voor medische afspraken). Je werkt van maandag tot en met vrijdag, met in ieder geval vrijdag als vaste werkdag. Het gaat bij voorkeur om 36 uur per week, 32 uur is bespreekbaar.

Functie-eisen

Naast de BOA-brede competities (omgevingssensitief, flexibel, zorgvuldig en samenwerkingsgericht) breng je het volgende mee:

• minimaal mbo-4 of hbo-werk- en denkniveau;
• ervaring met het ondersteunen van een (plaatsvervangend) DG/(p)SG;
• je bent proactief, staat stevig in je schoenen en bent stressbestendig;
• vaardigheid in het gebruik van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), iBabs, Proza, Webex en andere softwaresystemen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
• je hebt geen 9-5 mentaliteit en hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.


Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

SG team

Afdelingsomschrijving

De Secretaris-Generaal is de hoogste ambtenaar binnen OCW en verantwoordelijk voor de strategische aansturing en interne organisatie. Jij werkt op de bestuursetage samen met de bestuursadviseur en de andere managementondersteuner. Jullie vormen samen een hecht team dat de SG ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een vlotte coördinatie van de interne en externe processen binnen het ministerie.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jantine Flapper (Hoofd Bestuursadvies)

06-15038452

Linda Kars (Managementondersteuner SG)

070-4123311

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl