Managementondersteuner bestuursetage OCW

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zoekt een flexibele en proactieve managementondersteuner voor de bestuursetage. In deze rol ondersteun je de plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG) en draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden op het hoogste niveau van het ministerie.

Werk jij graag in een dynamische, bestuurlijke en politieke omgeving, kun je snel schakelen tussen verschillende belanghebbenden en houd je overzicht, ook wanneer de agenda verandert? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen?

Samen met je collega managementondersteuner en de bestuursadviseur ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de pSG. Je zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en coördineren van de agenda van de pSG, waarbij je afspraken plant, afstemt met interne en externe partijen en zorgt voor een goede voorbereiding van overleggen en bezoeken.
• Beheren van de e-mailbox van de pSG, waarbij je e-mails beoordeelt, prioriteert en waar nodig voorlegt aan de pSG.
• Beheren van de inkomende en uitgaande document- en informatiestroom en het voorbereiden van stukken, zodat de pSG altijd beschikt over de juiste informatie.
• Vastleggen en bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken, zodat besluiten zorgvuldig worden opgevolgd.
• Verzamelen, structureren en aanleveren van informatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en professioneel handelen binnen een bestuurlijke en politieke context.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de pSG en nauw samenwerken met collega's op de bestuursetage.

Werktijden en samenwerking

De functie is voor minimaal vier dagen per week, waarbij vrijdag een vaste werkdag is. Thuiswerken is mogelijk in overleg en met goede afstemming met je collega’s.

Je werkt in een klein hecht team. Daarom zijn heldere communicatie, transparantie en een zorgvuldige overdracht van werkzaamheden essentieel. Er wordt verwacht dat je actief bijdraagt aan een goede samenwerking en de continuïteit van het werk.

Wie ben jij?

Je bent een professionele managementondersteuner die zelfstandig werkt, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Daarnaast beschik je over de volgende competenties en persoonlijke eigenschappen:

• je functioneert goed in een dynamische werkomgeving;
• je handelt adequaat en blijft rustig onder druk;
• je bent flexibel, kunt improviseren en schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
• je werkt transparant en communiceert open en duidelijk;
• je beschikt over goede samenwerkingsvaardigheden;
• je geeft en ontvangt feedback op een professionele manier;
• je stemt werkzaamheden zorgvuldig af met collega's;
• je neemt verantwoordelijkheid voor een goede overdracht en samenwerking;
• je bent collegiaal, betrokken en betrouwbaar;
• je draagt actief bij aan een positieve en professionele werksfeer.

Functie-eisen

Naast de OCW-brede competities (omgevingssensitief, flexibel, zorgvuldig en samenwerkingsgericht) breng je het volgende mee:

• minimaal mbo-4 of hbo-werk- en denkniveau;
• ervaring met het ondersteunen van een (plaatsvervangend) DG/(p)SG;
• je bent proactief, staat stevig in je schoenen en bent stressbestendig;
• vaardigheid in het gebruik van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), iBabs, Proza, Webex en andere softwaresystemen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
• je hebt geen 9-5 mentaliteit en hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag. 
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

pSG team

Afdelingsomschrijving

De plaatsvervangend Secretaris-Generaal medeverantwoordelijk voor de strategische aansturing en voor de interne organisatie. Jij werkt op de bestuursetage samen met de bestuursadviseur en de andere managementondersteuner. Jullie vormen samen een hecht team dat de pSG ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een vlotte coördinatie van de interne en externe processen binnen het ministerie.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Cees-Jan van Beek (Strategische adviseur)

06-18304763

Raisje Bikha (Managementondersteuner pSG)

06-11038704

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl