Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij iemand die energie krijgt van ontzorgen, plannen en verbinden? Dan is de functie van managementondersteuner bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) iets voor jou. Samen met je collega’s maak jij mogelijk dat het programma Maatschappelijke Diensttijd (MDT) jongeren en samenleving versterkt.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ben je de stille kracht achter de programmadirecteur en het MT-lid. Dankzij jouw werk kunnen zij en hun teams zich volledig richten op de inhoud.

Stel je voor: je start je dag met een volle mailbox en een agenda die alweer drie keer is veranderd. Jij weet precies wat prioriteit heeft en schuift moeiteloos met afspraken. Terwijl je bezig bent, komt er een telefoontje binnen van een netwerkpartner die een overleg wil plannen. Jij denkt mee, zoekt snel naar een gaatje in de agenda en legt de afspraak vast.

Later die ochtend bereid je een vergadering voor. Je checkt of de vergaderstukken compleet zijn, reserveert de ruimte en zorgt dat ook de collega die thuiswerkt kan inloggen via Teams. Als de vergadering begint, loopt alles op rolletjes omdat jij het strak hebt geregeld.

In de middag ontvang je een bezoeker die komt praten over een MDT-project. Je verwelkomt hem met een glimlach, zorgt dat de juiste mensen aanschuiven en neemt ondertussen de telefoon op omdat een collega je belt met een vraag. Je schakelt, organiseert en bewaakt de rust.

Aan het eind van de dag controleer je nog één keer de agenda’s, archiveer je documenten en zet je de laatste acties uit. Zo ga je met een voldaan gevoel naar huis: alles klopt en iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Hoe is het om hier te werken?

In dit team sta je er nooit alleen voor. Collega’s springen bij als iemand vastloopt, vieren elkaars successen en maken tijd om samen te lachen. Er wordt hard gewerkt, maar altijd met oog voor elkaar. In de pauze trekken sommige collega’s er even samen op uit voor een korte wandeling, anderen pakken liever een momentje rust. Werk je thuis, dan bel je misschien even met een collega die ook onderweg is. Zo blijft het contact warm, of je nu op kantoor werkt of thuis.

Wat ons bijzonder maakt, is de sfeer van openheid en vertrouwen. Je leidinggevende is iemand die luistert, met je meedenkt en jou de ruimte geeft om jezelf te ontwikkelen. Ze is een sparringspartner die je serieus neemt, maar ook zorgt dat werken plezierig blijft. Als het team mooie resultaten behaalt, deelt zij dat vol trots met de MT-leden. Zo weet je dat jouw inzet gezien en gewaardeerd wordt.

Eén keer per maand komen we als team allemaal samen. Dan staat er altijd iets lekkers op tafel. Dat is het moment om onze successen te vieren, maar ook om verhalen en zorgen te delen. Want plezier, saamhorigheid en eerlijkheid horen hier net zo goed bij het werk als agenda’s en vergaderingen.

Elke maandag komen de collega’s van MDT bij elkaar, ook van dat team ben jij een belangrijk onderdeel en ben je dus van de partij bij het wekelijkse overleg.

Wat maakt dit werk bijzonder?

• Je hebt een afwisselende baan waarin geen dag hetzelfde is.
• Je maakt onderdeel uit van twee teams en leert daardoor veel verschillende mensen kennen.

Het hybride werken zorgt voor vrijheid, maar we vinden elkaar altijd online of op kantoor. De managementondersteuners werken in een vast schema op kantoor, zodat er altijd 

Functie-eisen

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken we iemand die stevig in de schoenen staat en energie krijgt van plannen en organiseren. Dit vragen we van jou:

• je hebt mbo-werk- en denkniveau;
• je hebt organisatietalent, kunt snel schakelen en werkt tegelijk nauwkeurig;
• je bent representatief, klantvriendelijk en je werkt graag samen in een team. Het opbouwen en onderhouden van goede relaties met collega’s en directie gaat je natuurlijk af;
• je hebt ervaring met MS Windows, Outlook en Word, en je maakt je nieuwe programma’s snel eigen;
• je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke personele en bedrijfsmatige informatie.

Voel je je aangesproken, maar voldoe je niet aan alle eisen?
Geen probleem! Als jij enthousiast wordt van deze baan en denkt dat dit werk jou op het lijf geschreven is, nodigen we je van harte uit om toch te solliciteren. Samen kijken we graag of jouw kwaliteiten en onze verwachtingen bij elkaar passen.

Klaar om te solliciteren?

Zie jij jezelf al als onze nieuwe managementondersteuner? Wacht dan niet langer en solliciteer direct.

We vragen je geen lange motivatiebrief, maar drie korte antwoorden. De vragen sluiten direct aan bij de eigenschappen die we belangrijk vinden:

1. Deze functie vraagt om snel schakelen en overzicht houden. Kun je een voorbeeld geven waarin je dat succesvol hebt gedaan?
2. Als managementondersteuner heb je veel contact met collega’s, jongeren en externe partners. Hoe zorg jij dat iedereen zich gehoord voelt, ook in drukke situaties?
3. Wij vinden collegialiteit belangrijk. Hoe draag jij bij aan een fijne samenwerking in een team?

We kijken uit naar jouw antwoorden en maken graag kennis met jou!

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op 13 oktober op ons kantoor in Den Haag.
• De maandag is de vaste teamdag op kantoor.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Bedrijfsbureau DGFO

Afdelingsomschrijving

Het Bedrijfsbureau DGFO levert een belangrijke bijdrage aan de ondersteuning en het effectief functioneren van de directies Onderwijspersoneel en Primair Onderwijs (OPO), Onderwijsprestaties en Voortgezet Onderwijs (OVO), Kansengelijkheid en Onderwijsondersteuning (KO) en de programmadirectie Maatschappelijke Diensttijd (MDT). In het team werken 23 medewerkers.

De directiesecretaresses en managementondersteuners werken voor 1 of 2 managers en helpen medewerkers van de bijbehorende teams op weg bij vragen. Ze werken met uniforme werkprocessen en vervangen elkaar als dat nodig is.

Verder bestaat het team bedrijfsbureau uit de medewerkers bedrijfsvoering, de directiesecretaris en een coördinator informatiehuishouding. Zij voeren de taken uit en geven advies op het gebied van bedrijfsvoering, informatiehuishouding en parlementaire ondersteuning.

Directie Maatschappelijke Diensttijd (MDT)

De werkwijze van het programma MDT kenmerkt zich door co-creatie, jongerenparticipatie, lerend ontwikkelen en wendbaarheid. De nadruk ligt op het stimuleren van breed maatschappelijk draagvlak en eigenaarschap. In een lerende cyclus worden geleerde lessen direct gebruikt om de opzet en uitvoering van MDT te verbeteren. Deze werkwijze is de sleutel gebleken in het huidige succes en vormt de basis voor de doorontwikkeling van MDT.

De kracht van MDT ligt in het netwerk van partnerschappen dat sinds de start van MDT is opgebouwd. MDT-trajecten worden door duizenden verschillende organisaties georganiseerd. De trajecten sluiten aan bij de brede interesses van diverse jongeren, zodat er altijd een traject is dat écht bij hen past. Inmiddels is MDT uitgegroeid tot een landelijke beweging met ruim 2.000 samenwerkingspartners. Al meer dan 200.000 jongeren deden mee met MDT en dit aantal loopt de komende jaren alleen maar verder op.

Het team bestaat uit circa 40 collega’s. Het kenmerkt zich door een grote diversiteit en collega’s met uiteenlopende achtergronden, expertise en aandachtsgebieden. Het team bestaat onder meer uit rijksambtenaren, docenten, jongeren, onderzoekers en mensen van maatschappelijke organisaties en verenigingen, zoals NJR en NOV.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Bianca van der Helm (Hoofd Bedrijfsbureau DGFO)

06-31007730

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl