Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Krijg je energie van plannen en organiseren en doe je dat het liefst in een dynamische omgeving? Word dan onze nieuwe managementondersteuner! In deze rol ga je onder andere aan de slag met het complex agendabeheer van de managers of directieleden waarvoor jij verantwoordelijk bent. Daarnaast bereid je de correspondentie en presentaties voor die nodig zijn bij de verschillende overleggen. Ook zet jij met veel plezier je organisatietalent in bij het ondersteunen van de in- en uitstroomprocessen van collega’s. In de uitvoering van deze taken is een grote mate van pro-activiteit, zelfstandigheid en kunnen omgaan met een stevige verantwoordelijkheid vereist. Een belangrijke functie waarbij je ook een fundament vormt voor je collega’s: zij kunnen altijd bij jou terecht met hun vragen.  
Waar je precies aan de slag gaat bekijken we samen. Allereerst kom je terecht in de poule van ondersteuners binnen het bureau Managementondersteuning. Van daaruit zoeken we naar de juiste match. Je maakt eerst kennis met de betreffende manager, beleidsmedewerker of directeur met wie je mogelijk gaat samenwerken. Eenmaal aan de slag ben jij voor collega’s een betrouwbare factor. Je houdt minimaal twee agenda’s bij en bent inhoudelijk op grote lijnen op de hoogte van wat er binnen de afdeling speelt. Hierdoor leg je makkelijk verbanden tussen agenda-afspraken. Dit helpt je prioriteren. En altijd kun je rekenen op gedreven collega-ondersteuners die je kunnen helpen. We vinden het belangrijk dat jij jezelf blijft ontwikkelen en uitdagen. Door opleidingen en de laatste ontwikkelingen te volgen, blijf je dan ook up-to-date in jouw vakgebied. Wil je verder groeien? Kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien zijn er volop. Zo kun je bijvoorbeeld doorstromen naar de functie van projectondersteuner of directiesecretaris. Wij denken graag met je mee en faciliteren in opleidingen. We hebben standaardopleidingsplannen klaarliggen, maar staan zeker ook open voor je eigen ideeën over je ontwikkeling. 

Functie-eisen

• Je hebt mbo-niveau en hebt bij voorkeur een opleiding gevolgd in een administratieve of secretariële richting.  
• Je hebt ervaring in het ondersteunen van managers, directieleden of beleidsmedewerkers.
• Je kunt werken met digitale systemen zoals Outlook en systemen waarmee we bezoekers aanmelden en documenten opslaan of delen.  

Competenties:

• Politieke- en bestuurlijke sensitiviteit
• Samenwerken
• Resultaatgericht
• Autonoom kunnen werken

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een  afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Economische Zaken

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Economische Zaken werkt samen met haar partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving. 

Het ministerie van Economische zaken werkt nauw samen met het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur en het ministerie van Klimaat en Groene Groei. Samen streven we ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt de ministeries effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Directie Mens en Organisatie (M&O)

De directie Mens en Organisatie (M&O) is onderdeel van de bedrijfsvoering voor Economische Zaken (EZ), Klimaat en Groene Groei (KGG) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij levert flexibele capaciteit, strategisch advies, kwalitatief goede diensten en project- en programmamanagement om de departementen te ondersteunen in het realiseren van hun strategische doelstellingen op het gebied van mens en organisatie. M&O heeft hierin een kaderstellende, regisserende, adviserende en dienstverlenende rol.

M&O bestaat uit drie onderdelen: Bureau Managementondersteuning (BMO), de POOL (project- en programmamanagers) en Personeel & Organisatie (P&O), met verschillende expertisegebieden waaronder gezond en veilig werken, recruitment & arbeidsmarktcommunicatie en leren en ontwikkelen.

Organisatie-URL

www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken

Afdelingsnaam

Bureau Management Ondersteuning

Afdelingsomschrijving

Bureau Managementondersteuning (BMO) biedt managementondersteuners aan directoraten-generaal en stafdirecties van de kerndepartementen EZ, KGG en LVVN. Alle secretariaten van deze afnemers zijn ondergebracht bij de directie Mens en Organisatie, waar BMO onderdeel van uitmaakt samen met P&O en de POOL.
Als BMO leveren we continue en kwalitatief uitstekende ondersteuning van primaire processen van beleids- en stafdirecties. Dat doen we met ongeveer 200 collega’s in een prettige werkomgeving, waar de lijnen kort zijn. Zeker met de directe collega’s van het secretariaat met wie je direct samenwerkt. We staan voor elkaar klaar en tussen het management en jou en je collega’s heerst een informele sfeer.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Alfons Huisman
a.w.s.huisman@minezk.nl
06-21314559

Jantine Verheij
j.e.f.verheij@minezk.nl
06-29379909

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Iris Eveleens
i.m.eveleens@minezk.nl
0611469487