Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Regelaar, organisator, planner, mail- en telefoonafvanger, klankbord en rustpunt: als managementondersteuner bij SodM ben je het allemaal, en allemaal tegelijk! Jouw werk is divers, uitdagend en onmisbaar voor het goed functioneren van de organisatie.

Als managementondersteuner faciliteer je de managers uit ‘jouw portefeuille’ zodat die zich kunnen focussen op hun verantwoordelijkheden, zonder omkijken naar agenda, planning, locaties of andere administratieve/secretariële zaken. Jij kijkt vooruit, creëert structuur en neemt initiatief, zodat alles op rolletjes loopt. Als men het gevoel heeft: ‘dit gaat vanzelf’, is dat omdat jíj het al geregeld hebt. Die belangrijke afspraak die nog ingepland moest worden? Staat al in de agenda. De tiptop locatie voor die bijeenkomst? Jij weet waar je moet zijn. Dat bloemetje voor de nieuwe collega? Jij hebt het al gestuurd.

Je komt in een team van vier managementondersteuners, waaronder een coördinerend managementondersteuner en de ondersteuner van de IGM. Je hebt je eigen portefeuille met bijbehorende verantwoordelijkheden en deelt een takenpakket met de collega’s, waarbij er veel ruimte is om nieuwe ideeën in te brengen en te realiseren. Jullie vangen elkaars werk op bij afwezigheid, wisselen kennis en ervaringen uit en vormen een efficiënt en soepel lopend secretariaat dat er plezier in heeft bij te dragen aan een veranderende, groeiende organisatie.

Functie-eisen

Je kunt goed overzicht houden in een hectische omgeving en “afspraak = afspraak” is voor jou heel belangrijk. Maar bovenal ben je dienstverlenend, flexibel en houd je ervan om snel te schakelen. Je werkt systematisch en secuur en blijft geduldig in de omgang wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep op je doen. Daarnaast heb je:

• In ieder geval een opleiding afgerond op MBO-4 niveau in de richting van office-management, personal assistant of een vergelijkbare opleiding als supportprofessional;
• Minimaal 3 jaar werkervaring op het terrein van managementondersteuning en secretariaat;
• Affiniteit met standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering;

Competenties

Voor deze rol zoeken wij iemand die uitblinkt in de volgende competenties:

• Plannen en organiseren: maakt een realistische inschatting van urgentie en belang, behoudt overzicht en prioriteert effectief, en schakelt soepel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving.
• Voortgangscontrole: bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en processen en handelt proactief door anderen op tactvolle wijze aan te spreken op hun verantwoordelijkheden.
• Klantgerichtheid en samenwerken: vraagt actief door naar behoeften, biedt passende ondersteuning of verwijst door, maakt en bewaakt heldere afspraken, combineert een dienstverlenende en assertieve houding en werkt effectief samen door afstemming, vervanging, communicatie, ondersteuning en het geven van opbouwende feedback.
• Flexibiliteit: past aanpak en gedrag flexibel aan op de situatie en de context.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en gestructureerd, met oog voor detail.
• Integriteit: geeft op een vriendelijke maar duidelijke manier professionele grenzen aan, gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie en handelt betrouwbaar door deze niet te delen met onbevoegden.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd (IKB-uren). Je kunt het IKB laten uitbetalen of je kunt het fiscaal aantrekkelijk inzetten voor bepaalde doelen. Ook kun je het IKB-geld omzetten in verlofuren of je IKB-uren laten uitbetalen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om je maandinkomen deels om te zetten in verlof en andersom
• Hybride werkmogelijkheden: de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van de werkzaamheden en afstemming met het team. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten
• Een prettige werkplek in Den Haag op 2 minuten loopafstand van (metro)station Leidschenveen, makkelijk te bereiken met tram en metro op 12 minuten van Den Haag CS
• Vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer
• Volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• Goede faciliteiten, een gezellig bedrijfsrestaurant en een personeelsvereniging die regelmatig leuke uitjes organiseert
• Heb je al een vast contract bij de Rijksoverheid? Dan hou je bij SodM die arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• SodM werkt met een piketdienst. Je kunt je daarvoor bij SodM aanmelden. Voor deze bereikbaarheidsdiensten ontvang je een vergoeding. 

Bijzonderheden

Voor deze functie is reeds een interne kandidaat in beeld. De vacature wordt daarom uitsluitend intern opengesteld om een zorgvuldige procedure te doorlopen.

Is je interesse gewekt? Solliciteer dan nu via onderstaande button met je cv en onderbouw in je motivatiebrief waarom je op deze functie solliciteert en waarom SodM jou aanspreekt.

De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal een gespreksronde en een arbeidsvoorwaardengesprek. De kandidaten die het meeste aansluiten op het opgestelde profiel nodigen wij uit voor een gesprek. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde opleiding(en) als werkervaringseisen. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM)

Organisatieomschrijving

SodM maakt zich sterk voor de veiligheid van de mens en de bescherming van het milieu bij energiewinning en het benutten van de ondergrond, nu en in de toekomst. Dit doen wij door toezicht te houden op de winning, de opslag en het transport van de delfstoffen olie, gas en zout, en op geothermie en windenergie op zee. Onze inspecteurs zijn in heel Nederland actief om ervoor te zorgen dat werknemers in de mijnbouwsector veilig en gezond hun werk kunnen doen en omwonenden zich veilig voelen. Ook controleren zij de naleving van de milieu- en kernenergiewetgeving op mijnbouwlocaties.

Daarnaast heeft SodM de taak om de minister van Klimaat en Groene Groei gevraagd en ongevraagd te adviseren over de veiligheid van de delfstoffenwinning en het gebruik van de diepe ondergrond voor de energietransitie. Gevraagd over bijvoorbeeld vergunningen van mijnbouwondernemingen; ongevraagd over beleid en wetgeving. Wij onderbouwen onze adviezen met onafhankelijke wetenschappelijke kennis en ervaringen uit het toezicht. Momenteel hebben we zo'n 200 medewerkers. 

Organisatie-URL

sodm.nl

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het diverse, informele team van bedrijfsvoering bestaat uit ca. 20 medewerkers (excl. externen) met verschillende expertises. Bedrijfsvoering is het kloppend hart van de organisatie. Het team geeft vorm aan de hele interne bedrijfsvoering en faciliteert de organisatie op het gebied van HR, Finance & Control, Inkoop, Directiesecretariaat, Facilitaire zaken & Huisvesting, Interne communicatie en Managementondersteuning.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ton de Jong, Teamleider Management Ondersteuning & Facilitair
a.dejong@sodm.nl
0625147322

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Silvana van Putten
s.vanputten@sodm.nl
06-30509494