Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Managementondersteuner ben jij dé onmisbare rechterhand van de team- en/of afdelingsmanagers. Je belangrijkste doel is het ontzorgen van de managers. Door jouw inzet kan de manager zich volledig richten op zijn of haar kerntaken en verantwoordelijkheden. Want de organisatorische en administratieve zaken zijn bij jou in goede handen. De taken die hierbij horen staan omschreven in onze Producten en Diensten Catalogus.

In deze nieuwe functie verzorg je echter niet alleen de secretariële en administratieve ondersteuning, maar vervul je ook een coördinerende en signalerende rol. Dit doe je overstijgend voor meerdere subteams en/of voor werkgroep(en) die zich bezighouden met overkoepelende thema’s. Dit houdt in dat jij ervoor zorgt dat de onderlinge samenwerking, de bezetting, de dienstverlening naar de managers (klant) en de prioritering van de taken soepel verloopt door zowel de voortgang te bewaken als knelpunten of kansen tijdig te signaleren. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning. 
Als MO S7 denk je actief mee over wat we met elkaar willen bereiken. Omdat deze functie nieuw is in de organisatie zijn we op zoek naar managementondersteuners die het leuk vinden om samen met het MT MO steeds meer invulling te geven aan deze rol. 

Hier horen onder meer de volgende taken bij: 

• Coördinatie van de werkzaamheden en informatiestromen binnen en tussen de subteams en/of thema’s. Als Managementondersteuner S07 ben jij degene die de verschillende belangen inschat, mogelijke consequenties afweegt en op die manier de werkzaamheden prioriteert. Waar nodig natuurlijk in afstemming met de teammanager.
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen, proactief meedenken over verbeteringen en het doen van voorstellen hierin.
• Samenstellen van managementinformatie en informeren van de teammanager managementondersteuning over de voortgang van de werkzaamheden.
• Bevorderen van de onderlinge samenwerking, zoals het organiseren van gezamenlijk overleg, inwerken nieuwe collega’s en het delen van kennis.
  
  

We verwachten nu dat je ongeveer 4 tot maximaal 12 uur per week kwijt bent aan de extra taken die horen bij de functie van Managementondersteuner S07, met een gemiddelde van ongeveer 6 uur per week. Dit is een inschatting van de tijd die je kwijt bent aan de taken. De verantwoordelijkheden die horen bij de functie gelden wel voor je volledige arbeidsduur.

Een half jaar na implementatie zullen we de functie gezamenlijk evalueren waarbij de taken, verantwoordelijkheden, ervaren werkdruk en tijdsbesteding onder andere belangrijke punten zijn die we daarin meenemen.

Meer lezen over wat het werk als managementondersteuner voor RVO betekent? Kijk op: Managementondersteuner bij RVO

Functie-eisen

Belangrijk voor deze functie is dat je in staat bent om taken, mensen en middelen effectief te organiseren.  In deze functie neem jij het initiatief in het bewaken van de voortgang van werkzaamheden. Je hebt een scherp oog voor de urgentie en het belang van taken. Daarbij houd je het overzicht, stel je duidelijke prioriteiten en werk je effectief samen met je collega’s. Je maakt afspraken over werkverdeling en zorgt ervoor dat de bezetting goed geregeld is, zodat het team altijd efficiënt kan blijven functioneren. Je communiceert interne afspraken helder naar zowel je teammanager als je collega’s, zodat iedereen altijd goed geïnformeerd is over de voortgang en de verwachtingen. Waar nodig bied je jouw hulp aan collega’s en geef je opbouwende feedback, zodat zij zich kunnen ontwikkelen. Je werkt graag in teamverband, deelt je kennis en draagt actief bij aan het creëren van draagvlak.

Samengevat betekent dit dat we voor de Managementondersteuner S07 op zoek zijn naar de volgende competenties, en dat we ons daar dus ook op zullen richten in het selectiegesprek:

• Plannen & organiseren
• Voortgangsbewaking
• Initiatief
• Samenwerken
  
  

Wat je verder nog in huis hebt:

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een administratieve, secretariële functie of in een coördinerende rol.
• Je hebt een goede beheersing van digitale systemen, zoals Microsoft Office en MS Teams en kunt nieuwe systemen snel eigen maken en collega's hierin wegwijs maken.
• Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal B2-niveau, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Hybride werken

• Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Jouw aanwezigheid op een van de RVO-vestigingen is 2 of 3 dagen per week gewenst. Afhankelijk van de manager(s) die je ondersteunt en welke coördinerende taken je toebedeelt krijgt, stem je in overleg met je eigen manager af op welke locatie dat is. 

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden tussentijds doorgestuurd naar de selectiecommissie om te beoordelen.
       

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt.
• De sollicitatiegesprekken zullen fysiek plaatsvinden in de periode vanaf 23 juni in Utrecht.
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen. 
  
  

Dienstverband

• Je krijgt een contract voor onbepaalde tijd.
  
  

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering. 
  
  

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers. 

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De Managementondersteuners zijn ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering en zijn specialisten op het gebied van het ondersteunen van de managers van RVO. Zij worden ingezet bij de afdelingen op basis van vaste normering. 

Team managementondersteuning streeft naar het flexibel inzetten van de Managementondersteuners, zodat ze elkaar snel en eenvoudig kunnen vervangen in geval van ziekte en vakanties. Er wordt gewerkt in subteams en aan thema’s welke overstijgend worden gecoördineerd door de managementondersteuners in schaal S07.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Charlotte van Sluis
charlotte.vansluis@rvo.nl
06-21316047

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl