Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van het management goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt. 

De directies beschikken over een aantal collega managementondersteuners. Samen met hen vorm je de pool die het managementteam van de directie Onderwijsinstellingen en de directie Beleid en Strategie ondersteunt. De pool kent twee senior managementondersteuners (ieder directie één) die de coördinerende werkzaamheden verrichten en onder andere het werk verdelen. Jij bent in beginsel gekoppeld aan een manager maar evengoed ben je als vervanger voor je collega’s werkzaam voor andere managers. Je bent in staat om zowel zelfstandig te werken als in teamverband een krachtige bijdrage te leveren. 

Als managementondersteuner ben je een belangrijke factor voor de manager. Deze moet op je kunnen bouwen en vertrouwen. Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen en zorgt hierbij dat alles goed is voorbereid in Outlook, Teams of live. Je organiseert vergaderingen en besprekingen, bereidt ze voor en verzamelt stukken, controleert de voortgang, legt gegevens vast, archiveert, notuleert en ontvangt bezoekers. Verder handel je binnenkomende mail en telefoon af en beoordeel je de inhoud hiervan. Het inschatten en beoordelen van de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon, (post) en mail is een belangrijk onderdeel van jouw takenpakket. Het spreekt voor zich dat vertrouwen en integriteit belangrijk zijn. 

Functie-eisen

Je beschikt over een MBO werk- en denkniveau en je kunt dit onderbouwen door voorbeelden te geven van opdrachten of ervaringen. Ervaring als managementondersteuner is zeer welkom. Je vindt het werken in een dynamische en politiek gevoelige omgeving leuk en aantrekkelijk. Het is belangrijk dat je flexibel bent en snel kunt schakelen bij adhoc vragen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Vooralsnog is de functie tijdelijk voor de duur van een jaar. Afhankelijk van ontwikkelingen kan deze mogelijk structureel worden. 
• Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. 
• Rijksmedewerkers hebben voorrang in de sollicitatieprocedure.
• Neem voor meer informatie contact op met Ivar de Jonge (manager) of met Sylvia Goetstouwers. 
• Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu).
• Je kunt reageren t/m 11 november. De gesprekken vinden plaats met Ivar de Jonge, Claudia de Keijzer en Miriam Monteiro Lima.
• Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
• Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal. 

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De directie Onderwijsinstellingen (OI) bestaat uit vier afdelingen. KLANT (KLT), Bekostiging (BKP), Informatieproducten (IP) en Project- en programmamanagement (PPM).  De directie Beleid en Strategie (BS) bestaat uit 2 teams. Zowel OI als BS hebben medewerkers in Den Haag en Groningen. 
 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ivar de Jonge (manager)
ivar.dejonge@duo.nl
0625768483

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Sylvia Goetstouwers (HR-adviseur)
sylvia.goetstouwers@duo.nl
0622274786