Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wil jij een waardevolle bijdrage leveren aan de toekomst van studenten, onderwijs en onderwijsinstellingen? Ben jij die enthousiaste en gedreven professional met een passie voor organisatie en ondersteuning? Wij zoeken een talent dat het bestuur en de hoofddirecteur volledig ontzorgt en floreert in een complexe en uitdagende werkomgeving. Met jouw hbo-diploma in managementondersteuning, (directie)secretariaat of managementassistentie én jouw uitmuntende vaardigheden, kun jij hét verschil maken. Dit is jouw kans om impact te maken!

Werkzaamheden van de Managementondersteuner
Regelen, vooruitkijken, meedenken, inplannen en natuurlijk organiseren. Daarnaast samenwerken met fijne collega’s. Voor het secretariaat van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van de hoofddirecteur en het bestuur goed aanvoelt en hierop proactief inspeelt.

Als managementondersteuner ben je onderdeel van het secretariaat, waarbij jij samen met de bestuursadviseur de centrale schakel bent voor de hoofddirecteur Financiën & Services. Jij ondersteunt op het hoogste niveau door een breed scala aan complexe taken en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een belangrijke rol in de organisatie en schakelt snel tussen verschillende prioriteiten. Je hebt hierbij veelvuldig afstemming met de bestuursadviseur. Jouw takenpakket is veelzijdig en vereist een hands-on mentaliteit:

• Agendabeheer en coördinatie: Jij beheert de agenda’s en zorgt voor een tijdige en efficiënte planning van overleggen, zowel via Outlook als Teams.
• Vergaderstukken voorbereiden: Je zorgt ervoor dat documenten voor vergaderingen in iBabs beschikbaar zijn en goed worden voorbereid.
• Proactieve communicatie: Je handelt binnenkomende mails en telefoongesprekken af, beoordeelt prioriteit en gevoeligheid en zorgt voor een tijdige opvolging.
• Secretariaat: Samen met de collega managementondersteuners verzorg je het secretariaat van het bestuur van DUO.

Als hbo-opgeleide professional heb je een scherp analytisch vermogen en het vermogen om snel verbanden te leggen en prioriteiten te stellen in een dynamische, politiek-gevoelige omgeving. Je zorgt ervoor dat de processen achter de schermen vlekkeloos verlopen.

Functie-eisen

• Je hebt ervaring in het werken in politiek-gevoelige en bestuurlijke omgevingen en kunt gemakkelijk schakelen in complexe situaties.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Microsoft Office-programma’s, zoals Outlook en Word. Kunnen werken met Excel en Powerpoint is een pré.
• Je hebt kennis van en ervaring met SAP, SAP/Fiori, iBabs en Teams, en weet deze systemen efficiënt in te zetten.
• Organiseren is jouw tweede natuur: je werkt planmatig, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
• Je bent in staat het bestuur te ontzorgen, werkt integer en accuraat, en hebt een duidelijke focus op resultaat.
• Je werkt goed samen, maar kunt ook zelfstandig en met initiatief aan de slag.
• Je vindt het leuk om je nieuwe dingen eigen te maken en nieuwe dingen te leren.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

•    Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. 
•    Rijksmedewerkers hebben bij gelijke geschiktheid voorrang in de sollicitatieprocedure.
•    Neem voor meer informatie contact op met Pascal Falkenburg, HR adviseur op pascal.falkenburg@duo.nl of 06-11280306.
•    Interesse in deze functie? Mail dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu). 
•    Je kunt reageren t/m donderdag 6 maart 2025. De gesprekken zullen op woensdag 12 maart 2025 plaatsvinden.
•    Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de
     Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
•    Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en
     inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
•    Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
 

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal.

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

DUO/DFS (hoofddirectie)

Afdelingsomschrijving

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Pascal Falkenburg

0611280306

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: