Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Krijg je er energie van om zaken te regelen en te schakelen met het management en verschillende afdelingen binnen het Rijk? Mooi! Solliciteer dan bij onze businessunit Organisatie en Arbeidsrecht (O&A) bij de shared service O&P Rijk.
Samen met een collega regel je allerlei organisatorische, secretariële en logistieke zaken waarbij je voornamelijk gaat werken voor de directeur O&A en de afdelingsmanager en drie teammanagers van Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht (onderdeel Arbeidsrecht). 

Daarnaast is er een nieuwe afdeling in oprichting waarbij de kwartiermaker voor ondersteuning terecht kan bij het secretariaat O&A. 

Je ontzorgt door actief en proactief de secretariële en administratieve taken op te pakken. Loop je tegen een proces aan wat verbeterd kan worden? Dan krijgen we graag jouw input! Verder zijn jouw taken onder andere:
 

• Agenda- en mailboxbeheer; 
• Registreren van ziek- en herstelmeldingen;
• Regelen van de on- en off boarding;
• Afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken;
• Organiseren van bijeenkomsten;
• Bestellingen en contact met externe leveranciers;
• Eventueel notuleren  bij vergaderingen;
• In het inkoopproces heb je een rol in het systeem Cifas als besteller zijnde.
   

Vanuit jouw positie heb je een verbindende rol in de organisatie en verlopen de werkzaamheden soepel en efficiënt. 
 

Dus spreekt deze diverse en uitdagende functie jou aan? Dan komen we graag met jou in contact!
 

Functie-eisen

Je past bij deze functie als je je herkent in de volgende omschrijving:
 

• Je hebt minimaal een mbo- werk- en denkniveau.
• Je bent pragmatisch en leergierig ingesteld.
• Je hebt een uitstekende beheersing van MS-office programma’s Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en je kunt helder communiceren.
• Je bent proactief, collegiaal, flexibel, communicatief vaardig en je kunt goed omgaan met wisselende werkdruk.
• Je bent flexibel en vindt het leuk verschillende soorten werkzaamheden te doen.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden, zonder het overzicht te verliezen.
• Je kunt prioriteiten stellen, weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie en werkt secuur.
• Je hebt ervaring met notuleren of bent bereid hier een cursus voor te volgen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

O&P Rijk (ministerie van BZK)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. 

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.
 

Organisatie-URL

https://www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De afdeling Organisatie en Arbeidsrecht bevat twee expertises. Eén van de expertises is de afdeling Organisatieadvies: Wij geven advies en doen onderzoek naar alle aspecten van de vormgeving en inrichting van een moderne Rijksdienst. Dat kan gaan om organisatie- en formatieadvies, (rijksbreed) organisatieonderzoek, instrumentontwikkeling, advies m.b.t. flexibele organisaties, evaluatie of kennisdeling. We hebben een leuk team met zowel interne als externe adviseurs die opdrachten uitvoeren in de gehele rijksoverheid!

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rutger Stelwagen
Rutger.stelwagen@rijksoverheid.nl
0650439731

Tim Koopmanschap
Tim.koopmanschap@rijksoverheid.nl
06 55 72 24 39

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Laura Nieuwenburg
laura.nieuwenburg@p-direkt.minbzk.nl
0625369367