Managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor dynamiek en uitdaging? Heb jij het vermogen om het overzicht te bewaren, zelfs als het hectisch wordt, en ben je een ster in plannen? Wil je werken bij een overheidsorganisatie waar je niet alleen een nummer bent, maar écht gezien wordt? Zoek je een flexibele, afwisselende functie in een maatschappelijk relevante werkomgeving? Dan is de functie van managementassistent bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) perfect voor jou! Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega voor de Directie Interne Organisatie, ter vervanging van een collega die met pensioen gaat.

Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen ons team. Je houdt van afwisseling, want geen dag is hetzelfde! Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van één of meerdere managers tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle.
• Secretariële ondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van je managers.
• Notuleren: Jij legt vergaderingen vast, noteert acties en besluitpunten en zorgt ervoor dat alles helder en gestructureerd is.
• Extra taken: Afhankelijk van de situatie ondersteun je bij wervings- en selectieprocedures of zet je facilitaire verzoeken uit bij de servicedesk. Jij bent het kloppend hart van het team en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
• Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten of opleidingen.

Zelfontwikkeling is voor de NVWA belangrijk. Wij bieden volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen in jouw vakgebied. Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waarin jouw werk als managementassistent heel veelzijdig is. De functie ontwikkelt zich continu, ook op het gebied van digitalisering. Jij hebt niet alleen interesse in digitale ontwikkelingen, maar wilt hierin vooroplopen en je collega’s meenemen en enthousiasmeren.

Als managementassistent werk je nauw samen met andere collega’s binnen het Secretariaat Interne Organisatie. De werksfeer is open en we bieden jou volop kansen voor zowel persoonlijke als professionele groei. Jij voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning, niet alleen voor jouw eigen afdeling, maar ook voor het gehele managementteam van de directie Interne Organisatie. Het samenwerken met en het waarnemen van collega-managementassistenten is voor jou vanzelfsprekend. Naast je reguliere taken is er ook veel ruimte voor eigen inbreng.

Functie-eisen

Je bent de spin in het web, creatief in het oplossen van problemen en een energieke, flexibele en communicatief sterke persoonlijkheid. Je hebt plezier in het ontzorgen van je manager, hebt oog voor detail en kunt goed prioriteiten stellen. Je weet hoe je een goede balans vindt tussen een dienstverlenende en assertieve houding, en je kunt zowel zelfstandig werken als goed samenwerken in teamverband. Jij weet ook hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat, en doet dit altijd met de grootste integriteit.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in een relevante richting.
• Ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar).
• Kennis van Microsoft Office, Outlook, Teams.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole
• Organisatiesensitiviteit    

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Je komt als managementassistent te werken binnen de directie Interne organisatie, binnen het team Secretariaat. Samen met je team zorgen jullie ervoor dat het gehele management van de directie Interne organisatie zich goed ondersteund voelt.

Het team Secretariaat Interne organisatie voert primair het secretariaat voor de directeur, afdelingshoofden en teamleiders binnen de directie.
De directie Interne organisatie (IO) ondersteunt het primaire proces van de NVWA, met dienstverlening die aansluit op de verwachtingen van de organisatie: voor die uitdaging staat de directie Interne organisatie. Wij zorgen voor de facilitaire dienstverlening, de financiële processen, de ICT-systemen en de zorg voor personeel en organisatie. Het team Secretariaat ontzorgt het management van de directie door het leveren van adequate managementondersteuning.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Laura Bouwknegt

0631330594

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663