Managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Zet jouw organisatietalent in bij de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa), waar duurzaamheid en professionele ondersteuning samenkomen. Als managementondersteuner lever je een belangrijke bijdrage aan het team en draag je indirect bij aan de aanpak van het klimaatprobleem. Je werkt nauw samen met collega’s en het management, houdt overzicht in complexe agenda’s en bewaakt de voortgang van dagelijkse processen. Een rol waarin precisie en betrokkenheid centraal staan. 

Wat ga je doen? 
In nauwe samenwerking met drie collega-ondersteuners zorg je ervoor dat het managementteam, bestaande uit de directeur, domeinhoofden en teammanagers, soepel functioneert. Je bent het vaste aanspreekpunt voor een MT-lid en biedt directe ondersteuning bij het organiseren en coördineren van dagelijkse werkzaamheden.

In deze rol voer je ondermeer de volgende werkzaamheden uit:

• Je houdt grip op agenda’s, beheert afspraken en regelt vergaderruimtes.
• Je verzorgt de correspondentie en beheert vertrouwelijke documentatie.
• Je verwerkt ziekmeldingen in het P-direktportaal en ondersteunt HR-processen.
• Je bewaakt de voortgang van afspraken en deadlines.
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en koopt kantoorartikelen in.
• Je plant sollicitatiegesprekken en legt deze vast in de juiste agenda’s.
• Je voert on- en offboardingen uit.

Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor zo’n 150 collega’s en biedt ondersteuning bij uiteenlopende vragen. Binnenkomende telefoontjes handel je professioneel af en bezoekers worden door jou gastvrij ontvangen. Je zorgt voor een soepele verwerking van nota’s en brieven binnen de stukkenstroom en neemt de organisatie van vergaderlocaties, catering en vervoer op je. Overleggen bereid je zorgvuldig voor en dossiers stel je overzichtelijk samen. Tot slot voer je uiteenlopende administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed georganiseerde organisatie.

Functie-eisen

• Wat breng jij mee?
• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding.
• Ruime ervaring in een vergelijkbare functie, waardoor je snel kunt worden ingewerkt.
• Je bent dienstverlenend, klantgericht en kunt professioneel optreden naar bedrijven toe.
• Je bent proactief, representatief en hebt een scherp oog voor detail.
• Betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend; je kunt moeiteloos omgaan met vertrouwelijke informatie.
  
  

Hier haal je voldoening uit
Het werk als managementondersteuner bij de NEa biedt niet alleen afwisseling, maar ook voldoening. Je schakelt moeiteloos tussen taken en springt bij wanneer een collega afwezig is, waardoor het team op jou kan bouwen. Je haalt energie uit het samenwerken, het zorgvuldig overdragen van verantwoordelijkheden en het ondersteunen van collega’s op belangrijke momenten. Je helpt graag jaarlijks met de organisatie van grote voorlichtingsbijeenkomsten en netwerkdagen. Dit betekent dat je betrokken bent bij het regelen van locaties, uitnodigingen en drukwerk en je bent op de dag zelf als gastvrouw/-heer. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Herplaatsingskandidaten en verplichte van werk naar werk kandidaten niet zijnde van het ministerie van Economische Zaken, het ministerie van Klimaat en Groene Groei en het ministerie van Ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur dienen een aanwijzingsbesluit van het bevoegd gezag toe te voegen aan de sollicitatie. 
• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Emissieautoriteit

Organisatieomschrijving

De NEa is de onafhankelijke nationale autoriteit die zorgt voor de uitvoering van en toezicht op marktinstrumenten die bijdragen aan minder CO2-uitstoot door de industrie en meer inzet van duurzame energie in vervoer. Zo werken wij hard aan een klimaatneutrale samenleving.
We houden toezicht en handhaven op CO2-uitstoot en gebruik van duurzame brandstoffen. Hierbij zijn we streng als het moet, zo nodig met boetes of andere interventies. Tegelijkertijd helpen we bedrijven met voorlichting en hulpmiddelen om te voldoen aan hun verplichtingen. En we geven – gevraagd en ongevraagd – informatie en advies aan de markt en overheid over behaalde resultaten en relevante ontwikkelingen. In alles wat we doen zijn we onafhankelijk, rechtvaardig, open en duurzaam: de kernwaarden van de NEa.

We werken in opdracht van de ministeries van Klimaat en Groene Groei (KGG), Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en Financiën. Als agentschap met een zelfstandig bestuursorgaan valt de NEa onder het ministerie van KGG. Het klimaat kent evenwel geen grenzen en een groot deel van de klimaatdoelstellingen, het beleid, de regelgeving en instrumenten is internationaal. Dus zetten we ons ook in voor internationale samenwerking en uitwisseling van kennis, expertise en ervaringen.

De Nederlandse Emissieautoriteit streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst, neurodiversiteit en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Meer informatie over de NEa vind je hier.

Organisatie-URL

www.emissieautoriteit.nl

Afdelingsnaam

domein Serviceverlening & Organisatie (S&O)

Afdelingsomschrijving

Het domein Serviceverlening & Organisatie (S&O) is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de organisatie, de front-office en de back-office. Het secretariaat biedt ondersteuning aan de domeinhoofden (m.n. agendabeheer) en de rest van de organisatie (in- en uitgaande post, reserveren van vergaderzalen, onboarding van nieuwe medewerkers etc.).

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Bas Kiviet
Bas.kiviet@emissieautoriteit.nl
06-50078437

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Frozan Seifi
Frozan.seifi@emissieautoriteit.nl
06-27168190