Medewerker Backoffice Accountmanagement

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Achter de schermen van de nieuwe afdeling Accountmanagement bij O&P Rijk gebeurt veel. Als medewerker backoffice speel jij een cruciale rol in het ondersteunen van het accountmanagementteam. Jij zorgt ervoor dat alle administratieve processen binnen de afdeling soepel verlopen. Dankzij jouw nauwkeurige en gestructureerde werkwijze kunnen de (senior)accountmanagers, onze klanten en de overige collega’s van O&P Rijk zich focussen op hun werk. Werk jij secuur en houd je van een veelzijdige administratieve functie? Dan zoeken wij jou!

Als medewerker backoffice ben je verantwoordelijk voor de administratieve handelingen die voortkomen uit het werk van de (senior) accountmanagers. Je werkt daarom nauw met hen samen. Je werkt verslagen van overleggen en klantgesprekken uit, zorgt voor een juiste archivering en bereidt klantgesprekken voor. Dit doe je onder andere door dossiers aan te maken, stukken te verzamelen en te ondersteunen bij de opbouw van klantdossiers. Je zorgt voor standaardrapportages en terugkoppelingen. Ook het voeren van de financiële administratie maakt deel uit van jouw werkzaamheden.

Daarnaast ondersteun je lopende en nieuwe projecten. Je brengt structuur aan in projectdossiers en verzorgt de administratieve afhandeling rondom projectdocumentatie. Verder ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het klachtenregister en ondersteun je in de basis van het klachtenproces, zoals de verwerking van reacties. 

In dit alles heb je ook een signaalfunctie. Dit houdt in dat je procesmatige knelpunten signaleert en dat je verbetervoorstellen actief aandraagt.

Functie-eisen

Hbo-werk- en -denkniveau

•    Minimaal 5 jaar ervaring in een brede administratieve functie
•    Meerdere jaren ervaring met klantcontact
•    Ruime ervaring met digitale systemen zoals Excel en rapportagetools én vaardigheid in documentbeheer- en klantsystemen.
•    Ervaring binnen de publieke sector is een pré
•    Ervaring binnen het organisatie- en/of hr-domein is een pré

De competenties die je meeneemt:

•    Klantgericht: of het nu de (senior) accountmanager, onze klanten of een overige collega van O&P Rijk is, dankzij jouw klantgerichte houding, benadering en aanpak bereiken wij een zeer hoge klanttevredenheid.
•    Analyseren: in deze functie werk je met cijfers, verslagen en veel andere informatie. Dankzij jouw analytische vaardigheden ben je in staat verbanden te leggen tussen gegevens en je signaleert o.a. ontbrekende informatie die je vervolgens bij de juiste collega’s opvraagt.
•    Samenwerken: je bent de schakel tussen accountmanagement, O&P Rijk en de klant. Een goede samenwerking met alle partijen is daarom cruciaal.
•    Plannen en organiseren: jij zorgt voor een duidelijke aanpak van je werk en schat goed in hoeveel tijd, middelen en capaciteit je nodig hebt.Dit stem je ook af met de klant en/of de betrokken collega’s. 

Wil jij reageren op deze vacature? Licht dan in je sollicitatiebrief je ervaring met minimaal twee van de bovenstaande competenties toe, met concrete voorbeelden uit de praktijk.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. 

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.
 

Organisatie-URL

www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De afdeling Accountmanagement is begin dit jaar gestart en volop in ontwikkeling. De huidige samenstelling bestaat uit een afdelingshoofd, (senior) accountmanagers en backoffice medewerkers. De afdeling Accountmanagement breidt uit en krijgt daarmee meer slagkracht om invulling te geven aan de verbindende rol die zij heeft tussen klanten en O&P Rijk. 

De afdeling Accountmanagement wil zich doorontwikkelen tot een niveau waarop zij niet alleen meedenkt over wat er bij de klanten speelt op O&P-gebied, maar ook begrijpt wat de bredere context is waarbinnen zij werken, wat hun primaire opdracht is en hoe onze inzet hen kan helpen hun doelen te bereiken. De afdeling Accountmanagement verstevigt de relatie met de klanten, stimuleert integrale samenwerking binnen O&P Rijk en voert de regie met betrekking tot organisatiebrede projecten.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ouafaa Lakhdar-Alla
Ouafaa.Lakhdar@rijksoverheid.nl
06 50768332

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Laura Nieuwenburg
Laura.Nieuwenburg@p-direkt.minbzk.nl
0625369367