Medewerker Facilitair Servicepunt

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als facilitair medewerker van het Facilitair Service Punt (FSP) help je jouw directe collega’s en gasten in een soms hectische omgeving met al hun vragen rondom facilitaire dienstverlening. Daardoor kunnen onze collega’s bijvoorbeeld makkelijker vergaderen en worden hun zorgen daarin uit handen genomen door jou.

Van een hectische omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurd, krijg jij energie. Klanten willen snel en nauwkeurig antwoord. De ene klant belt met een vraag, terwijl de andere klant wacht aan de servicebalie en tegelijkertijd de mails met vragen blijven binnenstromen en doorgezet moeten worden in de IT-systemen. Jij zorgt ervoor dat iedere klant geholpen wordt met hun vraag of schakelt door naar de juiste expert. Op een drukke dag worden er soms wel meer dan 70 mails behandeld.

De vragen handel je via de mail of telefonisch af en verwerkt deze in ons registratiesysteem Planon. De vragen kunnen gaan over het reserveren van vergaderruimtes of parkeerruimte, maar ook wanneer er bijvoorbeeld een storing is van een koffieapparaat. Wanneer de standaardoplossing niet voldoet, denk je mee met de aanvrager en stel je een alternatief voor. Je overlegt met externe en interne partijen over de mogelijkheden voor zo’n alternatief.

Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Aanwezigheid en daarmee zichtbaarheid van het FSP op de kantoren van RVO vinden we belangrijk. Daarom stem je met je directe collega’s af waar je werkt. Ook hebben we een standaard dag waar we bijeen komen op kantoor in Zwolle.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Service aanvragen van diverse klanten, zoals directe collega’s.
• De voortgang behouden en het resultaat terugkoppelen naar aanvragers via de mail of telefonisch.
• Het contact met collega’s in het team over bijvoorbeeld werkwijzen en oplossingen.
• Het contact met externe partijen, zoals cateraars en andere dienstverleners over voortgang van aanvragen.
• Onze gedeelde mailbox bijhouden, de telefoontjes oppakken en verwerken van de aanvraag in Planon.
• De uitgifte van pasjes of bonnen.
• De registratie van de bezoekers.
• De registratie van de aanvragen voor een evenement, zoals een bezoek door de directie.

Functie-eisen

Jij behoudt makkelijk het overzicht, bent stressbestendig en kunt snel schakelen tussen fysiek contact met de klant, telefoontjes en IT systemen. Daarin ben je klantgericht, reageer je snel op de klantvraag en ben je duidelijk in wat er kan en wat er niet kan. Tot slot stel je je flexibel op wanneer er taken van een collega moeten worden overgenomen.

Wat je verder nog hebt:

• Je hebt mbo-werk- en -denkniveau
• Je hebt werkervaring of een afgeronde mbo-opleiding in het facilitair-administratieve werkveld
• Je hebt ervaring met diverse Microsoft applicaties (Outlook, Teams, Excel, Word)
• Je hebt ervaring in het snel schakelen tussen diverse IT-systemen en overige contactvormen (fysiek, telefonisch, mail)

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Voor deze vacature hebben wij een preferente kandidaat.

Hybride werken

• Bij RVO werken we hybride. Voor deze functie wordt van je verwacht dat je 4 keer per week op de RVO-vestiging in Zwolle aanwezig bent. Voor de overige dagen kun je je werk vanaf elke locatie doen (vanuit huis, op één van de RVO-kantoren of elders).

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.    

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt.
• Binnen 5 werkdagen na sluiting van de vacature ontvang je een reactie.
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen.  

Dienstverband

• Je krijgt een contract voor onbepaalde tijd.

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers. 

Meer over de functiegroep

Medewerker Administratie​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met ruim 6500 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is, en durven de uitdaging aan te gaan. Om te bouwen aan het Nederland van morgen verbinden we ondernemers, overheden en organisaties.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. We geven je vertrouwen, autonomie en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij samen met collega’s de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

We werken hybride. Als team FSP komen we samen op ons kantoor in Zwolle. Voor de overige dagen kan je vanaf elke locatie jouw werk doen (vanuit huis, kantoor of elders). 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anne-Lin Schuurbiers
Anne-lin.schuursbiers@rvo.nl
06 25482537

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl