Medewerker Recordmanagement

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben je communicatief vaardig en heb je affiniteit met informatiehuishouding en archivering? Weet je van aanpakken en toon je graag initiatief? Wil je een bijdrage leveren aan effectief toezicht voor beter onderwijs? Zeg je hier ‘ja’ op, dan past deze functie goed bij jou!

Als medewerker recordmanagement lever je samen met je collega’s van team recordmanagement een belangrijke bijdrage aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de inspectie in de breedste zin van het woord. Het team is onderdeel van het CIO-office, één van de afdelingen van de directie Kennis, dat bestaat uit ongeveer 25 medewerkers. De afdeling is onder andere verantwoordelijk voor advies en beleid op het gebied van informatievoorziening, -huishouding en -verstrekking, maar heeft ook een belangrijke controlerende en kaderstellende taak. 

In het kader van de controlerende taak gaat de inspectie aan de slag met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP). Dit wordt één van je belangrijkste taken binnen deze functie. Je inventariseert daarvoor de processen, inclusief registraties en informatiesystemen, en beschrijft de onderlinge verbanden. 

De werkzaamheden bestaan daarnaast uit het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen van collega’s met betrekking tot het registreren, delen en vinden van informatie in het documentmanagementsysteem (Proza), het beheren en monitoren van het gebruik van Proza en de netwerkschijven en diverse werkzaamheden met betrekking tot informatieverzoeken. 

Daarnaast heb je als medewerker recordmanagement ook de volgende taken:

• het beheren en onderhouden van het documentair kwaliteitssysteem en de ordeningstructuur volgens afspraken en richtlijnen van de inspectie;
• het opstellen en bijhouden van werkinstructies op het gebied van recordmanagement en het monitoren van de naleving hierop;
• het opstellen van opleidingsmateriaal zoals presentaties, handleidingen en oefeningen ter ondersteuning van de trainingen op het gebied van informatiehuishouding;
• het zorgen dat je bij blijft met betrekking tot ontwikkelingen in het vakgebied. 

Functie-eisen

Werk- en denkniveau

• MBO diploma en HBO werk-en denkniveau.
  
  

Kennis en ervaring

• kennis van- of affiniteit met ontwikkelingen in het vakgebied (normen, standaarden, methodieken en systemen);
• ervaring met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP);
• ervaring met het opzetten en onderhouden van een monitoringssysteem;
• ervaring binnen recordmanagement is een pre, net als kennis van algemene wet- en regelgeving op dit gebied voor de Rijksoverheid.
  
  

Naast de eisen op het gebied van kennis en ervaring herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent gericht op samenwerking, zowel binnen team recordmanagement als met collega’s van buiten het team;
• je gaat voor tastbare resultaten, werkt nauwkeurig en bent vasthoudend. 
  
  

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je een veelzijdige werkomgeving waarin je een bijdrage levert aan onze missie: effectief toezicht voor beter onderwijs. We werken met elkaar samen aan diverse interessante projecten en bieden volop opleidingsmogelijkheden. Op onze arbeidsvoorwaarden is de CAO Rijk van toepassing. Hier lees je een selectie uit het aanbod van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar je gebruik van kan maken:
 

1. een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
2. ruimte om hybride te werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag;
3. mobiele telefoon en laptop in bruikleen;
4. een kantoor met stilteruimtes;
5. goede begeleiding en een uitgebreid introductieprogramma;
6. 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur;
7. naast je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) bestaande uit tijd (64 uur) en geld (16,5% van je salaris);
8. het inzetten van IKB kan voor verschillende doelen zoals bedrijfsfitness, een (elektrische)fiets, het inrichten van je thuiswerkplek of het aflossen van  je studieschuld bij DUO van maximaal € 2.000,- per jaar;
9. voor bedrijfsfitness een werkgeversbijdrage van € 15,- per maand;
10. voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning ontvang je een werkgeversbijdrage van € 750,-;
11. 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en deelauto;
12. een fietskilometervergoeding van € 0,21 per kilometer voor woon-werkverkeer;
13. een werkgeversbijdrage voor de aanschaf van een nieuwe fiets(accessoires) van € 500,-.

Bijzonderheden

• Het eerste gesprek vindt plaats op donderdagmiddag 18 september;
• we streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie;
• als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
• goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• tijdens het sollicitatieproces kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Inspectie van het Onderwijs

Organisatieomschrijving

Inspectie van het Onderwijs
Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 750 bevlogen professionals.

We werken risicogericht en houden zicht op het onderwijsstelsel als geheel. Jaarlijks brengen we de risico’s in kaart van alle scholen in Nederland. Dit bepaalt mede welke scholen we in dat jaar onderzoeken. Naast risico-onderzoeken doen we ook steekproef-kwaliteitsonderzoeken op scholen. Dit doen we om een landelijk beeld te krijgen en ons risicomodel verder aan te scherpen. Daarnaast doen we bestuursgericht toezicht én stelselonderzoeken. Met deze weloverwogen mix van toezichtinstrumenten, met aandacht voor zowel het stelsel, de besturen als de scholen, bieden we diepgaand en effectief toezicht.

Talent als basis, diversiteit als kracht
De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Organisatie-URL

www.onderwijsinspectie.nl/

Afdelingsnaam

Kennis: CIO-Office

Afdelingsomschrijving

Directie Kennis
De directie Kennis van de Inspectie van het Onderwijs verzamelt, verwerkt, ontsluit en analyseert gegevens ten behoeve van het toezicht op het Nederlandse onderwijs. Naast de uitvoering van thematisch onderzoek en landelijke peilingen ontwikkelt de directie informatieproducten, zowel voor het toezicht op individuele scholen en schoolbesturen als voor het toezicht op het onderwijsstelsel als geheel. Ook omvat de directie het CIO-office van de Inspectie van het Onderwijs.

De CIO is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en coördinatie van het informatievoorzienings- en digitaliseringsbeleid en draagt zorg voor de ontwikkeling en het beheer van de interne informatie- en datasystemen conform dit beleid. De CIO geeft daarmee richting aan de ontwikkeling en beheersing van de informatievoorziening vanuit de maatschappelijke opgave. 

De CIO wordt hierin ondersteund door een CIO-office. Deze afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd, dat rapporteert aan de directeur Kennis en lid is van het managementteam van de directie Kennis. 

Om effectief toezichthouder te zijn, is adequate informatievoorziening van cruciaal belang. Het CIO-office vertaalt het IV-beleid en de businessbehoeften naar werkbare IV-producten. Hierdoor worden ontwikkelingen in het toezicht tijdig ondersteund en kunnen inspectiemedewerkers veilig gebruikmaken van de benodigde informatie om effectief toezicht te houden. Zo maakt het CIO-office effectief toezicht voor beter onderwijs mogelijk.

Binnen de directie werken naast wetenschappelijk medewerkers onder meer wetenschappelijk-programmamanagers, datascientists, datamanagers en BI-ontwikkelaars. De directie omvat meer dan 90 medewerkers.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Nina Steen, Afdelingshoofd (bereikbaar van 1 september t/m 12 september 2025)

0629568557

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Nina Verburg, Medewerker Werving & Selectie
wervingenselectie@owinsp.nl
0625586530

Saskia Postma, Adviseur Werving & Selectie (bereikbaar van 1 september t/m 12 september 2025)
wervingenselectie@owinsp.nl
0625189097