Medewerker Servicedesk

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De interne servicedesk van het Nationaal Archief is het voorportaal van het team facilitair en huisvesting. Het is een cruciaal onderdeel van het facilitaire proces en dienstverlenend en ondersteunend aan onze collega’s en de interne organisatie. Als medewerker servicedesk ben jij het eerste aanspreekpunt en de centrale plek waar interne klanten, waaronder collega’s en andere gebruikers van onze panden, terecht kunnen met hun vragen. We zoeken een collega die ons team komt versterken in deze veelzijdige rol. Samen met twee andere collega’s zorg jij ervoor dat de servicedesk optimaal draait en vijf dagen per week van half negen tot vijf bemenst is.

Wat ga je doen

Als servicedesk medewerker ben je de spil in het oplossen van klantvragen. Bijvoorbeeld over het maken van een paspoortscan, het reserveren van een zaal met catering of de afhandeling van de melding van een lekkage. Je beoordeelt snel de urgentie en relevantie van elke melding, prioriteert zorgvuldig en handelt veel meldingen zelfstandig af. Je werkt samen met collega’s van facilitair, maar ook met bijvoorbeeld personeelszaken, evenementen en externe dienstverleners. Je vormt een belangrijke schakel tussen het team managementondersteuning en het Servicedesk team en voert mogelijk ook diverse taken uit binnen het team van managementondersteuning. Samen zorgen we voor een soepele werking van onze organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden en taken als servicedesk medewerker zijn:

• Facilitaire vraagbaak: je helpt klanten en collega’s met al hun vragen.
• Behandelt bestellingen: van vergaderzaalaanvragen en cateringverzoeken tot voorraadbeheer en het bestellen van kantoorartikelen.
• Post: je scant poststukken in en registreert deze in ons informatiebeheersysteem Proza.
• Rijkspas beheer: je maakt WID-scans en neemt/geeft Rijkspassen in/uit
• Meldingen beheren: je behandelt meldingen, schakelt de juiste collega’s in én communiceert over de voortgang naar de interne klant.
• Administratie: je registreert bestellingen en keurt facturen goed.

Ben jij een dienstverlenend persoon die graag mensen wegwijs maakt en daar ook een stapje extra voor wilt doen, dan zijn wij op zoek naar jou!

Functie-eisen

Je bent/hebt:

• In het bezit van een diploma Facilitaire Dienstverlening of vergelijkbaar op MBO niveau 3 of 4.
• Ervaring in klantenservice of andere servicegerichte functie
• Je kunt Nederlands spreken en schrijven op C1 niveau.
• Je kunt goed samenwerken met verschillende partijen binnen de organisatie.
• Je weet goed prioriteiten te stellen en bewaart de rust bij drukte.
• Je bent nauwkeurig in jouw werkzaamheden en houdt van aanpakken.
• Ervaring met het werken met Microsoft Office
• Ervaring met Topdesk of de bereidheid om dit te leren.
• Je bent beschikbaar op vrijdagen.

Enthousiast? Om meer over onze organisatie te weten te komen, nodigen we je graag uit een blik te werpen op onze website.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie van Allround controller bij het Nationaal Archief? Neem voor inhoudelijke vragen contact op met Jochem Decoz via 0646849182
• Voor vragen over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Floor Schmidt via 0650098058.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden, in overleg, zelf in te delen. Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Schaal 7 behoort tot de mogelijkheden indien de kandidaat over ruime en aantoonbare werkervaring beschikt.

Meer over de functiegroep

Medewerker Facilitair Management​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Bestuurszaken en bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De afdeling Bestuurszaken/Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat alle medewerkers van het Nationaal Archief hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Naast bedrijfsvoeringstaken voeren we taken op het gebied van bestuurlijke en juridische advisering en bestuur ondersteuning uit. We hebben een adviserende, faciliterende en uitvoerende rol én zijn partner in business. Zo adviseren we de organisatie met betrekking tot financiën, inkoop, facilitaire zaken en personeel en organisatie. Ook bewaken we de aansluiting bij ministerie- en rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.

Afdeling-URL

www.nationaalarchief.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Arne Kagie, Teammanager Bedrijfsvoering

06-21298746

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Floor Schmidt, P&O adviseur

06-50098058