Medewerker Servicedesk

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Om te zorgen dat iedereen de overheidsinformatie kan vinden die hij/zij/hen zoekt is het Nationaal Archief volop in ontwikkeling. We verbeteren onder andere onze publieke (digitale) dienstverlening, en zorgen dat overheidsinformatie duurzaam wordt opgeslagen. De programma’s die we hiervoor hebben ingericht leiden tot groei en verandering in onze organisatie, zowel in de manier waarop we ons werk doen als in de inrichting van de organisatie. We werken steeds meer opgavegericht, afdeling overstijgend en multidisciplinair.

Als Nationaal Archief professionaliseren we onze interne dienstverlening. Dat doen wij door een effectievere en meer klantgerichte aanpak te introduceren en ons producten- en dienstenaanbod verder uit te breiden.

Het werk van de servicedesk is een cruciaal onderdeel van het facilitaire proces en dienstverlenend en ondersteunend richting de organisatie. Daarom wordt de servicedesk een integraal onderdeel van het facilitaire team met medewerkers die we in dienst gaan nemen. Jij bent het eerste aanspreekpunt en de centrale plek waar interne klanten, waaronder collega’s en andere gebruikers van onze panden, terecht kunnen met hun vragen.

We zoeken collega’s die samen de nieuwe servicedesk, in shift verband tussen 8.30u en 17.00u, gaan bemensen. De nieuwe balie gaat per 1 februari 2025 open. Onze nieuwe collega’s starten een maand eerder. Zodat je alle systemen, processen en de organisatie al hebt leren kennen voor de eerste interne klanten aan de balie staan.

Wat ga je doen

Als servicedesk medewerker ben je de spil in het oplossen van klantvragen. Bijvoorbeeld over het maken van een paspoortscan, het reserveren van een zaal met catering of de afhandeling van de melding van een lekkage. Je beoordeelt snel de urgentie en relevantie van elke melding, prioriteert zorgvuldig en handelt veel meldingen zelfstandig af. Je werkt samen met collega’s van facilitair, maar ook met bijvoorbeeld personeelszaken, evenementen en externe dienstverleners. Samen zorgen we voor een soepele werking van onze organisatie.

Functie-eisen

Je bent/hebt:

• In het bezit van een MBO niveau 3 of 4  diploma Facilitaire Dienstverlening of vergelijkbaar
• Ervaring in klantenservice of andere servicegerichte functie
• Je kunt goed Nederlands spreken en schrijven.
• Je kunt goed samenwerken met verschillende partijen binnen de organisatie.
• Je weet goed prioriteiten te stellen.
• Ervaring met het werken met Microsoft Office.
• Ervaring met Topdesk of de bereidheid om dit te leren.

Enthousiast? Om meer over onze organisatie te weten te komen, nodigen we je graag uit een blik te werpen op onze website.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Over de inhoud van de functie en procedure kan je contact opnemen met Sandra Scherpenisse, coördinator a.i./ facilitaire zaken, 06 46061858, sandra.scherpenisse@nationaalarchief.nl. Voor vragen over de procedure kan je contact opnemen met Floor Schmidt, HR medeweker, 06 50098058, floor.schmidt@nationaalarchief.nl
• Klaar om te solliciteren? Reageer via de sollicitatieknop hieronder. Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 24 uur per week. 
• De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats op kantoor. 

Meer over de functiegroep

Medewerker Facilitair Management​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Bestuurszaken & Bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De zestig medewerkers van de afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering zorgen ervoor dat alle medewerkers van het Nationaal Archief hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Naast bedrijfsvoeringstaken voeren we taken op het gebied van bestuurlijke en juridische advisering en bestuursondersteuning uit. We hebben een adviserende, faciliterende en uitvoerende rol én zijn partner in business. Zo adviseren we de organisatie met betrekking tot financiën, inkoop, facilitaire zaken en personeel en organisatie. Ook bewaken we de aansluiting bij ministerie- en rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.

Binnen de afdeling – en eigenlijk de hele organisatie – heerst een informele sfeer. De lijnen zijn kort en collega’s zijn erg benaderbaar voor hulp en vragen. We durven kritisch te zijn op ons werk, omdat we weten wat het beste is voor het Nationaal Archief. We werken deels thuis en deels op kantoor, en hebben aandacht voor de verbinding met elkaar. Zo hebben we periodiek afdelingsoverleg om van elkaar te horen wat er speelt op werkgebied. En om ook op persoonlijk vlak bij elkaar betrokken te blijven, organiseren we regelmatig sociale activiteiten.

Team facilitaire zaken en huisvesting

Wij initiëren, adviseren en coördineren de activiteiten die zorgen voor aangename (werk)omstandigheden voor medewerkers en bezoekers, optimale klimatologische omstandigheden voor onze archieven, gastvrije dienstverlening en veilige panden. We zijn een klein en hecht team (9 personen), zijn flexibel en staan altijd klaar voor onze klant.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Sandra Scherpenisse
sandra.scherpenisse@nationaalarchief.nl
0646061858

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Floor Schmidt
floor.schmidt@nationaalarchief.nl
0650098058