Medewerker administratie M&O

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als all round administratief medewerker ben jij breed inzetbaar op alle terreinen van M&O. Je takenpakket bestaat enerzijds uit een vast onderdeel: dat ligt op het vlak van het inkoopproces. Anderzijds kent jouw takenpakket ook een invulling die afhankelijk is van actuele projecten/programma’s waarbij jouw inzet als ondersteuner benodigd is. Bij dit afwisselende deel van je pakket is jouw bereidheid tot brede inzetbaarheid noodzakelijk. 

Waar jij aan werkt
Binnen RVO worden binnen het inkoopproces twee rollen onderscheiden: Centrale Aanvrager (CA) en Kwaliteitsmedewerker Administratie (KMA). Het vaste onderdeel van je takenpakket bestaat uit jouw werkzaamheden vanuit voornamelijk de CA-rol. Jij bent -samen met een collega - het eerste aanspreekpunt bij de start van de inkoop van producten en diensten binnen de directie M&O. Je start het inkoopproces door de inkoopaanvraag op de juiste manier in het financiële systeem (Oracle eBS) te verwerken. Daarnaast ben je ook het eindpunt van het inkoopproces: je registreert de levering van producten en diensten, zodat facturen betaald kunnen worden. In deze rol draag je bij aan een zorgvuldig en efficiënt inkoopproces binnen de directie M&O. Daarmee zorg je voor een correcte verwerking van inkoopaanvragen, het voorkomen van knelpunten en een tijdige betaling van facturen.
Hiernaast zet jij je ook in om – waar mogelijk – de huidige processen te onderzoeken op inefficienties en knelpunten. Als dat nodig is doe je verbetervoorstellen, bijvoorbeeld voor aanpassing van processen, het inzetten van nieuwe technologieen of het verbeteren van de bekendheid binnen de afdeling qua werkwijzen. Ook draag je bij aan de uitvoering van jouw verbetersuggesties.
Voor het andere, meer variabele deel van je werkpakket, ben je breed inzetbaar voornamelijk als ondersteuner van programma’s, projecten, thema’s, of andere tijdelijke onderwerpen. Je voert hierbij verschillende werkzaamheden uit, al naar gelang de behoefte die het project/programma vraagt. Die werkzaamheden liggen op het vlak van ondersteuning op vlak van sturing op helderheid en overzichtelijkheid van het programma, administratieve ondersteuning daarbij, bewaking van planningen/budget/kwaliteit/communicatie/documentatie organisatie, verslaglegging, afstemming tussen verschillende partijen/collega’s, ondersteuning bij rapportages etc. Ook de organisatie en verslaglegging van voorkomende bijeenkomsten, workshops horen daarbij. Projectdossiers zet je zorgvuldig op en kennen een professioneel beheer.

Functie-eisen

Je werkt accuraat en zorgvuldig, met ruime ervaring in het uitvoeren van complexe werkprocessen, zowel op het vlak van inkoop als op het vlak van projectondersteuning. Daarbij bewaak je niet alleen je eigen werk, maar ook dat van anderen om de kwaliteit te waarborgen. In je klantgerichte houding ondersteun je collega’s door vragen adequaat te beantwoorden, goed door te vragen naar hun behoeften en hen actief op de hoogte te houden van de voortgang van hun (inkoop-)trajecten. 
Naast jouw vaste inzetbaarheid op de inkoopfunctie voor M&O, toon je actief je flexibiliteit door je prioriteiten aan te passen aan de behoefte van de afdeling; op drukke momenten ben je bereid flexibel inzet te leveren, terwijl je in rustigere periodes juist kunt afschalen. Tot slot handel je altijd met integriteit: je houdt je strikt aan de regels en richtlijnen voor inkopen als rijksambtenaar en waarborgt een eerlijke werkwijze door leveranciers niet te bevoordelen en vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen.

Verder heb je:
- Aantoonbare en ruime ervaring (minimaal 3 jaar) met het ondersteunen van omvangrijke programma’s en projecten binnen de rijksoverheid, bij voorkeur binnen RVO.
- Minimaal een jaar ervaring met RVO inkoop processen.
- Kennis van de RVO inkoop processen.
- Ervaring met Oracle EBS.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
  
  

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Den Haag wordt gemiddeld voor twee dagen per week verwacht. Indien het werk daarom vraagt, kan dit ook op een andere RVO-vestiging zijn. 

Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen. 
Heb je een contract voor onbepaalde tijd als Rijksambtenaar dan behoud je deze. 

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.     

Voor deze vacature is een preferente kandidaat. 

Meer over de functiegroep

Medewerker Administratie​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De afdeling Organisatie en personeel (O&P) faciliteert, ondersteunt, adviseert, stuurt en levert kaders aan de (hoofd)directie en het management. O&P doet dit alles op het gebied van personeel en organisatie, in lijn met de ambities van ‘RVO als geweldige plek om te werken voor iedereen’. De afdeling formuleert kaders op basis van rijks- en EZK-beleid en de behoeftes van de lijn en biedt concreet de helpende hand met organisatieadvies. De afdeling heeft als uitgangspunt wendbaar te zijn, onder andere door medewerkers zelf ook wendbaar en breed inzetbaar te laten zijn. Hiervoor vindt er geregeld een roulatie van portefeuilles plaats. 

De afdeling O&P telt zes teams, waarvan het team Beleidsontwikkeling er één van is. Dit team heeft de opgave om beleid op O&P-vlak expliciet te ontwikkelen en faciliteren, ten behoeve van de O&P-aspecten die actueel zijn in de RVO-organisatie. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Aimée van Lijf
Aimee.vanlijf@rvo.nl
06 25083600

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl