Medewerker internationale dienstreizen

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De Directie Internationaal Beleid (IB) van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) zoekt een enthousiaste collega die met energie de buitenlandse dienstreizen van bewindspersonen en internationale reizen van OCW-medewerkers organiseert.

Je werkt nauw samen met de coördinator internationale dienstreizen van het bestuursdepartement OCW. Samen regelen jullie alle boekingen voor de ambtelijke top en bewindspersonen. Je bent de schakel tussen beleidsmedewerkers, ambassades en (het secretariaat van) de bewindspersoon.

Wat ga je doen?

Je verdiept je in het programma en het doel van de reis en geeft gevraagd én ongevraagd advies over logistiek en praktische zaken. Zo zorg je dat iedere dienstreis soepel verloopt. Je controleert en bent scherp op de haalbaarheid van het reisschema, houdt de financiën bij en regelt tijdig de juiste visa. Dit alles doe je vaak onder tijdsdruk en met groot belang voor de organisatie.

Daarnaast beheer je internationale reisaanvragen van OCW-medewerkers. Je controleert of de reizen binnen de financiële en veiligheidskaders passen en onderhoudt contact met de buitendiensten van OCW en Travelpoint. Je zorgt voor de financiële afhandeling van ambassadekosten en de verzamelfacturen van Buitenlandse Zaken.

Functie-eisen

• je bent pro actief, kunt snel schakelen en bent stressbestendig;
• je kunt goed plannen, organiseren en overzicht houden;
• je bent een teamspeler en denkt mee met anderen om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. Je stapt makkelijk op collega’s af en hebt doorzettingsvermogen: ook als je niet direct de oplossing voor handen hebt, zoek je verder;
• je hebt bij voorkeur ervaring met de organisatie van internationale dienstreizen voor bewindspersonen en weet wat daar bij komt kijken;
• je bent ict-vaardig. Kennis van het boekingssysteem van Travelpoint is een pré.
• Je hebt een prettige manier van communiceren en weet de balans te vinden tussen vriendelijk, diplomatiek en kordaat waarbij je altijd integer blijft.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag. 
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Bij een fulltime werkweek (36 uur) werken wij gemiddeld 50% op kantoor.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Europa, cluster Bedrijfsvoering en Beleidsuitvoering

Afdelingsomschrijving

De directie IB zet de koers uit en formuleert de doelen voor de internationale functie van OCW, in nauwe samenwerking met de beleidsdirecties. De medewerkers van de directie vertegenwoordigen OCW bij internationale en rijksbrede vergaderingen, en adviseren de ambtelijke en politieke top van het departement op internationaal terrein. Ook in de relatie van OCW tot de Caribische delen van het Koninkrijk vervult IB deze coördinerende functie en is zij een kenniscentrum voor de rest van het departement.

Je komt te werken in de afdeling Europa, bij het cluster Bedrijfsvoering en Beleidsuitvoering. In dat cluster werk je samen met de cluster coördinator, senior financieel beleidsmedewerker, coördinator dienstreizen, jurist en de directiesecretaris. Je leidinggevende is het hoofd van de afdeling Europa.

De internationale dimensie van het OCW beleid wordt alleen nog maar belangrijker nu de grenzen van landen, politiek, economie en cultuur vervagen, en de maatschappelijke uitdagingen vragen om internationale samenwerking.

Het werk bij IB is afwisselend. IB’ers verbinden buitenlands-politieke aspecten met OCW-beleidsterreinen. De sfeer bij IB is open en collegiaal, waarbij er ruimte is voor een informeel gesprek en hulp voor elkaars dossiers.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Pim Lantinga, clustercoördinator

06-15038111

Annemarie de Ruiter, afdelingshoofd

06-25735034

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl