Medewerker portfoliobureau

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Medewerker Portfoliobureau

Ben jij nauwkeurig, houd je van plannen en organiseren en werk je graag in een omgeving waar projecten samenkomen? Dan zoeken wij jou als medewerker van het Portfoliobureau bij O&P Rijk!

Als medewerker van het Portfoliobureau ben je het eerste aanspreekpunt voor algemene vragen over portfoliomanagement. Je ondersteunt bij de voorbereiding van verschillende overleggen, zoals het plannen van afspraken, reserveren van locaties en notuleren. Je verwerkt actiepunten en houdt in de gaten dat deze opgevolgd worden.

Je werkt met verschillende systemen. In de projectentool Fortes Change Cloud (FCC) houd je gegevens over projecten bij. Ook zorg je dat alle documenten van projecten actueel en goed opgeslagen zijn. Samen met de portfoliomanager en projectleiders stem je af over de voortgang van projecten. Je helpt bij het signaleren van knelpunten in de planning, zodat projectleiders hierop kunnen bijsturen.

Daarnaast houd je het 'Handboek Portfoliomanagement' up-to-date en help je bij het beschrijven van processen en werkinstructies. Je beheert samen met collega’s de algemene mailbox van het Portfoliobureau en je ondersteunt bij het maken van rapportages over projecten en urenregistratie.

Je voert de meeste taken zelfstandig uit en je werkt netjes binnen de afspraken die zijn gemaakt. Je denkt actief mee over hoe het portfolioproces nog beter kan.

Als medewerker Portfoliobureau is het belangrijk dat je leergierig bent en jezelf wilt ontwikkelen, zodat je snel de werkprocessen en regels van O&P Rijk leert. Je hebt interesse in hoe projecten werken en hoe je die kunt ondersteunen en je hebt bij voorkeur kennis van projectplanning, rapportages en het bijhouden van budgetten. Wij zoeken iemand die praktisch ingesteld is en zelfstandig werkt, maar ook goed weet samen te werken.

Wil jij een veelzijdige rol met verantwoordelijkheid binnen een projectomgeving, waar je écht het verschil kunt maken in de ondersteuning? Reageer dan nu!

Functie-eisen

•    Je hebt minimaal een mbo 4-diploma of bent een net afgestudeerde hbo’er.
•    Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden, zoals notuleren.
•    Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en bent goed in plannen en organiseren.
•    Je kunt goed overweg met Microsoft Excel, Outlook en Word.
•    Je communiceert duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk.
•    Je bent klantgericht en neemt zelf initiatief.
•    Ervaring in een project- of programmaomgeving is mooi meegenomen, maar geen must.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. 

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.
 

Organisatie-URL

www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De businessunit Informatievoorziening (IV) is onderdeel van het digitale i-Hart van O&P Rijk. Wij dragen onder andere bij aan de i-Strategie Rijk, Werkagenda digitalisering, open en transparante overheid en zijn de verbinding tussen primair proces en IT.

De businessunit IV speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de beschikbaarheid, kwaliteit, integriteit en beveiliging van informatie en gegevens. De businessunit IV ondersteunt de besluitvorming en strategische doelstellingen van O&P Rijk. 

Onder de businessunit IV vallen de volgende taken: 
•    Informatiebeheer
•    Gegevensintegriteit en kwaliteit
•    Informatiebeveiliging
•    Ondersteuning van besluitvorming
•    Efficiëntie en effectiviteit
•    Informatie governance
•    Digitale transformatie


De verantwoordelijkheden omvatten het voeren van regie: aansturen en begeleiden van (multidisciplinaire) teams, taakverdeling en verantwoordelijkheden verdelen vanuit alle betrokken CIO-Deelstelsels;

Het organiseren van ondersteuning: zorgen voor informatievoorziening die de organisatie en haar dienstafnemers ondersteunt; 

Het houden van toezicht: zorgen voor (optimale) veiligheid van elektrotechnische installaties in lijn met wet- en regelgeving en de richtlijnen van CIO-BZK en CIO-Rijk;

Het geven van advies: onafhankelijk adviseren en oordelen vanuit een CIO-office;

Het geven van richting: vertalen van rijks- of BZK brede kaders en richtlijnen, ontwikkelrichting(en) initiëren.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Remco Verhaag
Remco.verhaag@p-direkt.minbzk.nl
06 50174178

Kim visser
Kim.visser@minbzk.nl
06 31194538

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Rene Brands
Rene.Brands@p-direkt.minbzk.nl
06 21958207