Office & Management Support Specialist (BBL leerwerkplek)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Geeft het jou voldoening collega’s te helpen bij hun activiteiten en ben je daarnaast leergierig en enthousiast? Stap dan als office & management support specialist in de vrijgekomen BBL-leerwerkplekken bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Hier ben jij voor managers en medewerkers de steun en toeverlaat bij de planning en organisatie van hun activiteiten.

Je werkt als office & management support specialist op een leerwerkplek. Samen met jouw enthousiaste collega’s op het secretariaat zorg je dat alles voor de managers en medewerkers op rolletjes loopt. Je voert in overleg met jouw praktijkopleider verschillende ondersteunende secretariële taken uit, waarbij je efficiënt en nauwkeurig te werk gaat. Jij hebt zichtbaar plezier in je werk en het geeft jou veel voldoening om collega’s te ontzorgen. Door de vele verschillende taken zijn jouw werkdagen vol afwisseling. Dat betekent wel dat je soms prioriteiten moet stellen en flexibel moet zijn.

Wat ga je doen? 
Als office & management support specialist pak je de werkzaamheden op die ervoor zorgen dat de managers en medewerkers zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Je houdt bijvoorbeeld de afspraken in de agenda bij en reserveert vergaderzalen en catering voor bijeenkomsten. Je voert administratieve taken uit zoals bijvoorbeeld ziek- en herstelmeldingen en het plaatsen van vergaderstukken in het systeem I-Babs. Ook het versturen van e-mails en het beantwoorden van de telefoon behoort tot jouw taken. Komen er bezoekers? Dan meld jij ze aan en haal je ze op. Naarmate je groeit in de werkzaamheden, zal jouw werkpakket uitgebreid worden.

Wat ga je leren?

Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

• B1-K1-W1 Treedt op als aanspreekpunt voor klanten
• B1-K1-W2 Verzorgt zakelijke communicatie
• B1-K1-W3 Verwerkt gegevens
• B1-K1-W4 Werkt aan producten/opdrachten binnen geld-, goederen- en informatie beweging

Voert office & management support uit

• P3-K1-W1 Levert managementinformatie
• P3-K1-W2 Ondersteunt bij ontwikkelen van corporate information
• P3-K1-W3 Handelt administratieve en financiële zaken af
• P3-K1-W4 Organiseert interne bijeenkomsten

Functie-eisen

• je volgt de opleiding office & management support specialist, niveau 3 of 4;
• je kunt goed samenwerken en bent naar klanten toe vriendelijk en behulpzaam, oprecht betrokken en geïnteresseerd;
• je werkt gestructureerd, netjes en nauwkeurig;
• je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden;
• je bent leergierig en enthousiast;
• je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De speeddates vinden op dinsdag 1 juli plaats op ons kantoor in Den Haag. 

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

A&S

Afdelingsomschrijving

Momenteel zijn er leerwerkplekken vrij bij de directies Bestuursondersteuning en Advies, Media en Creatieve Industrie, Erfgoed en Kunsten, Organisatie en Bedrijfsvoering en I. 
Inhoudelijk zijn de directies verschillend van elkaar, maar wat betreft werkzaamheden zijn ze vrijwel gelijk. Tijdens de speeddates zal je de vertegenwoordigers van de directies spreken, waarvan een aantal werkzaam zijn als managementondersteuner.  

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Shivani Kasi Coördinator/Teamleider BBL

06-15038305

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl