Office Manager

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wil jij een sleutelrol spelen binnen een dynamisch team en bijdragen aan een efficiënt en goed georganiseerd werkproces? Team e-CertNL is op zoek naar een veelzijdige en proactieve Office Manager, waarbij jouw focus ligt op PIOFAH-taken en ondersteuning op administratief en organisatorisch gebied.

Jouw rol
Als Office Manager ben je de (secretarieel) ondersteuner van de manager e-CertNL, maar je ondersteunt in feite het hele team. Jij zorgt ervoor dat personele, administratieve en financiële processen soepel verlopen en biedt ondersteuning bij diverse organisatorische en communicatieve taken. Dankzij jouw nauwkeurigheid en proactieve houding kunnen de teamleden zich focussen op hun kerntaken.

Jouw belangrijkste taken

• Administratieve en personele ondersteuning: beheren van inhuurdossiers, verwerken van personele mutaties en regelen van facilitaire en ICT-voorzieningen.
• Organiseren en begeleiden van buitenlandse delegaties: coördineren van werkbezoeken en zorgen voor een soepel verloop.
• Communicatie en publicaties: bijdragen aan nieuwsbrieven, website-updates en andere interne en externe communicatieactiviteiten.
• Contractmanagement: ondersteunen bij het beheer van contracten en administratieve processen rondom inkoop en uitbesteding.
• Agendabeheer en planning: plannen en vastleggen van afspraken en vergaderingen voor de manager en het team.

Wie ben jij?
Je bent een organisatorisch talent met oog voor detail. Je werkt zelfstandig, schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en houdt altijd overzicht. Daarnaast ben je communicatief sterk en weet je hoe je zaken efficiënt regelt.

Wat breng je mee?

• Ervaring als office manager, (project)ondersteuner of in een vergelijkbare rol.
• Affiniteit met administratieve processen, contractmanagement en personeelszaken.
• Goede communicatieve vaardigheden en ervaring met interne en externe communicatie.
• Organisatorisch sterk, proactief en in staat om zelfstandig prioriteiten te stellen.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie waarin je een cruciale rol speelt binnen het team e-CertNL.
• Een dynamische werkomgeving met afwisseling en verantwoordelijkheid.
• De mogelijkheid om bij te dragen aan internationale samenwerkingen en verbeteringen binnen het team.

Er is voor deze vacature een gerede kandidaat. 

Functie-eisen

Wij zoeken een proactieve en gestructureerde professional die goed kan schakelen tussen verschillende taken en nauwkeurig werkt. Jij herkent jezelf in het volgende profiel:
 

• HBO werk- en denkniveau
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden
• Teamspeler die goed samenwerkt, maar ook zelfstandig kan opereren
• Nauwkeurig en doortastend, met oog voor detail en resultaatgerichtheid
• Financieel inzicht en affiniteit met administratieve processen
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Proactieve houding, je ziet wat er moet gebeuren en handelt hiernaar
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel)
• Boekhoudkundige kennis is een pré

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.
 

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Handelstoezicht

Afdelingsomschrijving

De afdeling ECOA faciliteert de exportcertificering op afstand vanuit de NVWA. Binnen deze afdeling kom je te werken bij het Team Ontwikkeling en Beheer e-CertNL. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Floris Ingen Housz
f.c.ingenhousz@nvwa.nl
06-46995644

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Lieke Kleisterlee
l.j.a.kleisterlee@nvwa.nl
06-25369168