Ondersteuner ondernemingsraad

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Bij RVO praten, denken en beslissen medewerkers actief mee over belangrijke ontwikkelingen. Een goed functionerende ondernemingsraad (OR) is daarin onmisbaar Als ondersteuner van de ondernemingsraad zorg jij voor een professionele organisatorische en secretariële ondersteuning van de OR. Dankzij jouw inzet verlopen vergaderingen soepel en zijn afspraken, besluiten en acties zorgvuldig vastgelegd en opgevolgd.
Met jouw organisatorische talent en nauwkeurigheid zorg je dat vergaderingen efficiënt verlopen en dat afspraken, besluiten en acties goed zijn geborgd.

Dit ga je doen

In deze rol ben je de verbindende schakel tussen de voorzitters, OR-leden en de ambtelijk secretaris. Je ondersteunt de ondernemingsraad bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van haar werkzaamheden, waarbij de ondersteuning van de drie vaste OR-commissies een belangrijk onderdeel vormt. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat iedereen op tijd over de juiste informatie beschikt. Daarbij werk je nauw samen met de ambtelijk secretaris.

Als ondersteuner ben je verantwoordelijk voor de organisatorische ondersteuning van de ondernemingsraad en het proces rondom de commissievergaderingen. Je stelt samen met de voorzitters de agenda's op, vraagt proactief agendapunten op, verspreidt de vergaderstukken en maakt tijdens de commissievergaderingen heldere en overzichtelijke verslagen. Je adviseert over de onderlinge communicatie binnen de OR, beheert de OR-intranetsite en ondersteunt de verkiezingscommissie wanneer dat nodig is.

Daarnaast ondersteun je, waar nodig, de ambtelijk secretaris bij de verslaglegging van OR- en overlegvergaderingen. Daarbij leg je besluitvorming en gevoelige onderwerpen zorgvuldig, objectief en accuraat vast.

Verder ben je verantwoordelijk voor het:

• Proactief herinneren van voorzitters en OR-leden aan openstaande acties en deadlines.
• Gestructureerd archiveren en beheren van het digitale OR-dossier.
• Logistiek regelen van fysieke en hybride vergaderingen en de benodigde faciliteiten.
• Opvangen van ad-hoc organisatorische vragen vanuit OR-leden.
• Zorgen voor een soepele overdracht van stukken richting de ambtelijk secretaris.

Functie-eisen

Je bent een organisatorisch sterke ondersteuner die anderen ontzorgt. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners en weet ook in een dynamische omgeving prioriteiten te stellen.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op met collega's, OR-leden, voorzitters en de ambtelijk secretaris. Je communiceert helder, hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en weet informatie zorgvuldig en vertrouwelijk te behandelen. Daarbij neem je initiatief, denk je vooruit en wacht je niet af wanneer actie nodig is. Je bent digitaal vaardig, leert nieuwe systemen snel kennen en vindt het leuk om jezelf te blijven ontwikkelen.

Je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat werkzaamheden en actiepunten tijdig worden uitgevoerd. Je werkt prettig samen met verschillende collega's, ondersteunt waar nodig en draagt bij aan een goed functionerende ondernemingsraad. Je pakt werkzaamheden proactief op, neemt verantwoordelijkheid en weet wanneer je zelfstandig handelt of afstemming zoekt. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken, prioriteiten en gesprekspartners en blijft ook bij veranderingen het overzicht houden. Je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met gevoelige informatie en handelt professioneel en betrouwbaar.

Verder heb je:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Relevante werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met het plannen, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en ruime ervaring met het Microsoft Office-pakket. Ervaring met iBabs is een pré, of je bent bereid je dit snel eigen te maken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Hybride werken

• Voor deze functie wordt van je verwacht dat je regelmatig (1/2 keer per week) op een RVO-vestiging in aanwezig bent.
  We werken hybride. Als team komen we vooral bij elkaar in kantoor Zwolle, Utrecht en Den Haag. Voor de overige dagen kan je vanaf elke locatie jouw werk doen (vanuit huis, kantoor of elders).  De ondersteuner hoeft niet bij alle OR of overlegvergaderingen aanwezig te zijn.

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.     

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s en brieven worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt. 
• Binnen 2 werkdagen na sluiting van de vacature ontvang je een reactie. 
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen. 

Dienstverband

• In eerste instantie krijg je een contract voor bepaalde tijd, afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan het zijn dat je een vast contract krijgt. 

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering. 

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met ruim 6500 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is, en durven de uitdaging aan te gaan. Om te bouwen aan het Nederland van morgen verbinden we ondernemers, overheden en organisaties.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. We geven je vertrouwen, autonomie en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij samen met collega’s de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De OR vertegenwoordigt de belangen van alle RVO-ers. Hiervoor overlegt de OR regelmatig met de bestuurder (de algemeen directeur van RVO), met directeuren, managers en P&O. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft aan in welke gevallen de bestuurder de OR om advies of instemming moet vragen. De OR heeft instemmingsrecht op het gebied van personele en arbeidsregelingen. De OR heeft adviesrecht op het gebied van organisatorische regelingen en veranderingen zoals reorganisaties. De OR heeft ook informatierecht. Zo houdt de OR onder meer in de gaten hoe het staat met het waarborgen van de privacy van medewerkers en met een gezonde werkomgeving. Ook de financiële cijfers van RVO krijgen aandacht. 

Wij zijn een: 

• Een groep van vakmensen die RVO helpt in het realiseren van haar missie, visie en strategie en in de bedrijfsvoering. 
• We doen dat door elkaar vooruit te helpen in de opdrachten die we doen. We handelen daarbij congruent. 
• We zijn kritisch op onze eigen kwaliteit. 
• We delen daarvoor onze kennis waardoor we bij blijven, leren en onze klanten optimaal kunnen bedienen. 
• We werken vanuit vertrouwen in elkaar en staan met elkaar in verbinding door het aangaan van een goede werkrelatie en met elkaar de dialoog aan te gaan. 
• We werken samen vanuit kracht en talent, waarbij plezier en prestatie hand in hand gaan. 
• We gaan samen ontwikkelen, experimenteren en betekenis geven. 

Onze kerntaken zijn: 

• Advies te geven over de visie, strategie en organisatie van RVO. 
• Inlichtingen te verzamelen en analyses te maken en op basis daarvan het DT, de organisatie en opdrachtgevers te adviseren. 
• Optimale invulling te geven aan de netwerkfunctie (relatiebeheer, positionering en communicatie). 
• Operationele sturing en ondersteuning te bieden voor de Directie van RVO. 
• Organisatieontwikkeling- en inrichting; (maatschappelijke) ontwikkelingen vertalen naar de RVO-situatie. Koppeling/vertaling van de koers van de RVO-organisatie naar de inrichting van de organisatie (de advisering in de structuur, procesinrichting en organisatiecultuur) en de kwantitatieve en kwalitatieve bemensing van de organisatie. 
• Vertalen en operationeel maken van (strategisch) P&O-beleid; in samenspraak met EZK onderdelen van het (strategisch) P&O beleid mede ontwikkelen en (begrijpelijk) vertalen naar de situatie bij RVO. 
• Advisering management; op strategisch, tactisch en operationeel niveau adviseren van directie, MT-leden en teammanagers over het P&O beleid in relatie tot de doelen en ambities van RVO. 
• Informeren en beheer; het leveren van standaard managementinformatie, expert zijn op het gebied van wet Poortwachter en de makelaarsfunctie tussen P&O, RVO en P-direkt. 

We werken hybride. Als team komen we vooral bij elkaar in kantoor Zwolle, Utrecht en Den Haag. Voor de overige dagen kan je vanaf elke locatie jouw werk doen (vanuit huis, kantoor of elders).  De ondersteuner hoeft niet bij alle OR of overlegvergaderingen aanwezig te zijn.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Judith van der Graaf
judith.vandergraaf@rvo.nl
06-30180278

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl