Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie!

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Directiesecretaress ben je de steun van de directeur en het managementteam en houd jij je als professional bezig met organisatorische en ondersteunende taken. Het betreft een parttimefunctie voor 15 uur per week.

De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT). 
In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).

Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.

Wat ga je doen?

1.    Je verleent management- en secretariële ondersteuning door: 
-    de agenda van de directeur te beheren; 
-    zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten; 
-    het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten; 
-    correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen; 
-    het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse
dienstreizen; 
-    ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren; 
-    bezoekers te ontvangen en te begeleiden.

2.    Je levert administratieve ondersteuning aan DPO: 
-    de afdelingen administratief te ondersteunen; 
-    in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren  ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen; 
-    archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS). 

3.    Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door: 
-    als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren; 
-    DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;  
-    Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Functie-eisen

Wat vragen we?

- Secretariële opleiding op MBO-niveau 
- Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels

Overige kennis en vaardigheden
- Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
- Enthousiasme en flexibiliteit 
- Pro-actieve houding  
- Gewend om initiatief te tonen
- Grote mate van zorgvuldigheid
- Vaardigheid in het stellen van prioriteiten 
- Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen 
- Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
- Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré

Ervaringseisen:
- Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden verricht binnen de Defensie Pijpleidingorganisatie (DPO). DPO is onderdeel van het ministerie van Defensie en valt onder het Commando Materieel en IT (COMMIT). DPO werkt ook in een internationaal werkverband samen met andere landen. 

Deze functie valt binnen de afdeling Ondersteuning. Deze afdeling heeft als doel het leveren van de ondersteuning voor het primaire proces van DPO.

Ondersteuning bestaat uit drie afdelingen: 
-Secretariaat, HR, Communicatie en Verwerving, 
-Finance Planning &Control en 
-Bestuurlijke Informatievoorziening (ICT en Cyber). 
De werkzaamheden worden verricht onder leiding van Senior Bedrijfsondersteuning.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. 

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Het betreft een parttimefunctie voor 15 uur per week.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Irene G. Schrotenboer
IG.Schrotenboer.01@mindef.nl
0653375560

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robin Clarijs
REJ.Clarijs@mindef.nl
0633030475