Projectsecretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als secretaris van het Leerhuis Informatie en Archief vervul je een spilfunctie in de ondersteuning van de manager Leerhuis en de dagelijkse bedrijfsvoering van het programma. Je zorgt dat processen soepel verlopen, bewaakt de voortgang van lopende zaken en signaleert tijdig waar bijsturing nodig is. Je werkzaamheden omvatten onder meer:

• Ondersteunen van de manager Leerhuis bij planning, voorbereiding en opvolging van bestuurlijke en operationele zaken.
• Begeleiden van inkooptrajecten, inclusief het volgen van geldende Rijksinkoopprocedures (IOF, meerwerk) en het opstellen van bijbehorende stukken.
• Opstellen en rapporteren van kwartaalcijfers en voortgangsrapportages van het Leerhuis.
• Bewaken, evalueren en waar nodig aanscherpen of bijstellen van interne werkprocessen.
• Ondersteunen bij de uitvoering van maatwerkprojecten van het Leerhuis, waaronder het bewaken van planning, budget en voortgang, en het coördineren tussen betrokken partijen.
• Voorbereiden van de agenda voor het teamoverleg en het notuleren en bewaken van actiepunten.
• Signaleren van knelpunten in de bedrijfsvoering en gevraagd en ongevraagd adviseren over verbeteringen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische vragen binnen het team.

Functie-eisen

• Aantoonbare ervaring als programma-, project- of bestuurssecretaris, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid of publieke sector.
• Kennis van (Rijks)inkoopprocedures en het vakgebied informatiehuishouding is een pré.
• Ervaring met rapportage- en verantwoordingsprocessen (bijv. kwartaalcijfers, voortgangsrapportages).
• Uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (notuleren, correspondentie).
• Sterke organisatorische en secretariële vaardigheden, nauwkeurig en proactief.
• Verbindend, dienstverlenend en in staat zelfstandig prioriteiten te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie van Projectsecretaris bij het Nationaal Archief? Neem voor inhoudelijke vragen contact op met Sebo Boerma via 06-21543204.
• Voor vragen over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Wida Azadbari via 06-21143898.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden, in overleg, zelf in te delen. Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• We streven ernaar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Bij een fulltime werkweek (36 uur) werken wij gemiddeld 50% op kantoor.

Meer over de functiegroep

Projectleider​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Leerhuis Informatie en Archief

Afdelingsomschrijving

Meer over Kennisfunctie

De afdeling Kennisfunctie bestaat uit ruim 50 medewerkers en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en vormgeving van de kennis- en adviestaak van het Nationaal Archief op het gebied van archiveren en duurzame toegankelijkheid. Zo richten we ons als expertisecentrum duurzaam toegankelijke overheidsinformatie op het archief- en informatiebeheerbeleid en ontwikkelen we kennisproducten die rijksorganisaties ondersteunen. We richten ons verder op het professionaliseren van de informatieprofessional, via o.a. het Leerhuis Informatiehuishouding en de Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA). Verder zijn we ook verantwoordelijk voor de methodiek voor het waarderen en selecteren van informatie. Wij ontwikkelen instrumenten, delen kennis, en hebben ook een belangrijke adviesrol richting de Algemene Rijksarchivaris, overheidsorganisaties en het archiefveld.

Leerhuis Informatie en Archief

Jouw thuisbasis is het team Leerhuis. Het Leerhuis Informatiehuishouding is een leer- en ontwikkelinstituut dat de overheid ondersteunt bij de professionalisering op het gebied van informatiehuishouding en archivering. Het Leerhuis werkt in een dynamische, groeiende omgeving. Het biedt zowel diensten voor individuele professionalisering als organisatieontwikkeling. Het team bestaat uit zes onderwijskundig adviseurs, drie backoffice medewerkers, vier communicatieadviseurs en twee gedragsontwikkelaars. Het team wordt aangestuurd door de manager Leerhuis.

Je komt terecht in een team met een informele werksfeer, waar iedereen zichzelf kan zijn. Iedereen werkt zelfstandig, maar we helpen elkaar waar nodig, lachen veel en vieren successen samen.

Afdeling-URL

www.nationaalarchief.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Sebo Boerma, Senior Onderwijskundig Adviseur

06-21543204

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wida Azadbari, Senior HR-adviseur

06-21413898