Recordbeheerder

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij iemand die staat voor de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie en graag collega’s helpt hun informatie goed op te slaan en duurzaam toegankelijk te maken? Kun je met jouw digitale vaardigheden de gebruikers van ons document- en procesmanagement systeem (Proza) met instructies en trainingen ondersteunen bij het digitaal samenwerken? Dan is dit de kans waar je naar op zoek bent!

Het Nationaal Archief (NA) investeert in het op orde brengen van haar informatiehuishouding. We zijn op zoek naar een recordbeheerder met kennis van digitale werkprocessen, met een passie voor informatie- en archiefbeheer en met goede sociale vaardigheden.

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent hét interne aanspreekpunt en gesprekspartner voor alle NA collega’s bij de uitvoering van het informatiebeheer en goed gebruik van Proza. Je begeleidt en ondersteunt collega’s om de afgesproken kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te bereiken en hoog te houden. Je beantwoordt vragen, helpt bij problemen, geeft instructies en bent zichtbaar in de organisatie. Je bent betrokken bij de vraagstukken die bij de afdelingen spelen en stapt pro actief op collega’s af om informatie te halen of vragen te beantwoorden. 

Je monitort actief het gebruik van Proza, de ordening en lopende zaken. Je signaleert wat er niet goed gaat. Waar nodig neem je zelf het initiatief om gebruikers daar op een vriendelijke manier op te wijzen. Daarbij maak je gebruik van de standaard instructies en het trainingsmateriaal dat is ontwikkeld. Je signaleert waar aanvullende instructie of training nodig is.

Als recordbeheerder werk je nauw samen met je collega recordbeheerder en de andere collega’s van het I-team. Je werkt samen aan de opgave om de informatiehuishouding van het NA op orde te brengen en medewerkers daarbij zo goed mogelijk te ondersteunen. Je draagt bij aan een prettige en open werksfeer en je participeert in de organisatie- en teamontwikkeling en in je verdere persoonlijke ontwikkeling.

Het takenpakket bestaat o.m. uit:

• Medewerkers van het NA actief begeleiden en ondersteunen bij het goed opslaan van informatie in Proza.
• Fungeren als vraagbaak en gesprekspartner over onze informatiehuishouding.
• Geven van instructies aan gebruikers over het werken in Proza.
• Toezien op  correct gebruik van Proza en naleving van de wet-/regelgeving, werkafspraken en procedures.
• Meewerken aan het verbeteren van systemen, werkwijzen en procedures en waar nodig actualiseren van werkafspraken en instructiemateriaal.
• Onderhouden van goede contacten en afstemming met de verschillende afdelingen.
• Uitvoeren van beheersplannen voor ordening, selectie, vernietiging en beheer van informatie.
• Ondersteunen bij het professionaliseren van kwaliteitszorg (denk hierbij aan metingen, rapportages, voortgangsgesprekken).
• Het beheren van het papieren archief van het NA (van overbrengen tot vernietigen).

Functie-eisen

• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met ondersteuning van het informatie- en archiefbeheer in digitaal werkende organisaties en bent bekend met de inhoud en actualiteit van de ontwikkelingen binnen het vakgebied.
• Je bent sociaal en digitaal vaardig een goede gesprekspartner voor collega’s die werkzaam zijn in het primair proces.
• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving binnen het archiefdomein en weet deze toe te passen.
• Je hebt kennis van (basis) werkplektoepassingen en document-, recordmanagement-, proces- en zaaksystemen (bij voorkeur OpenText software Suite 16).
• Je hebt kennis van digitaal documentbeheer, digitale werkprocessen en documentair informatiemanagement.
• Je hebt ervaring op het gebied van digitale informatiehuishouding en het ondersteunen van gebruikers, ook waar het specifieke of vertrouwelijke processen betreft.
• Je hebt gevoel voor de verhoudingen binnen een organisatie en bent omgevingsbewust.
• Je neemt initiatief en bent collegiaal en resultaatgericht. 

Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar ben je ervan overtuigd dat deze baan bij het Nationaal Archief echt iets voor jou is? Ook dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze vacature. We zijn namelijk vooral geïnteresseerd naar jouw persoonlijke motivatie om voor het Nationaal Archief te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Ramón Bouwknecht, Senior adviseur informatiehuishouding, ramon.bouwknecht@nationaalarchief.nl of 0629677147.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week.
• Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om, in overleg, je werktijden zelf in te delen. We werken op dit moment hybride, in de praktijk is de verhouding tussen werken op kantoor en vanuit huis ongeveer 50/50.

Meer over de functiegroep

Medewerker ICT / Techniek / Informatiebeheer / DIV​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

https://www.nationaalarchief.nl/

Afdelingsnaam

Team informatiehuishouding

Het I-team, waar jij deel van uitmaakt, heeft de opdracht om de informatiehuishouding van het NA een kwalitatieve impuls te geven. Je werkt samen met vijf collega’s binnen een collegiaal team waar je kunt rekenen op ieders expertise. Ons team streeft ambitieuze doelen na, waaronder het verbeteren van gebruikersondersteuning en het uitbreiden van werkprocessen in Proza.

Afdelingsomschrijving

Het team informatiehuishouding is onderdeel van de afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering. Als stafafdeling ondersteunt Bestuurszaken en Bedrijfsvoering de organisatie en medewerkers in het bereiken van de organisatiedoelen. Dat doen we door te faciliteren, pro actief te adviseren en controleren vanuit verschillende expertises en door ervoor te zorgen dat de organisatie handelt conform de afgesproken (rijksbrede) werkprocessen en geldende wet- en regelgeving.

Vanuit Bestuurszaken wordt er op politieke, bestuurlijke en juridische vraagstukken geadviseerd. Dit gebeurt op strategisch en tactisch niveau aan de directie en het MT op onder andere politiek gevoelige dossiers. Ook wordt de minister van OCW ondersteund en geadviseerd in dienst bestuurlijke en wetgevende taken in het kader van de (nieuwe) Archiefwet.

Naast de bestuurlijke en juridische advisering en de communicatiefunctie worden in de afdeling alle bedrijfsvoeringstaken uitgevoerd, zoals P&O, financiën en control, informatiehuishouding, facilitaire zaken, huisvesting, ICT-kantoorautomatisering, projectondersteuning, managementondersteuning en coördinatie en advisering over calamiteiten en veiligheidszorg. Als hoofdbewoner van het pand in Den Haag, verzorgt de afdeling ook dienstverlening op het gebied van facilitaire zaken en huisvesting aan andere organisaties in het gebouw.

De komende jaren richt de afdeling zich op de verdere ontwikkeling van de stafdiensten naar een pro actief, adviserend en ondersteunend onderdeel van de organisatie in een leidende rol.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ramón Bouwknecht, Senior adviseur informatiehuishouding
ramon.bouwknecht@nationaalarchief.nl 

0629677147

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: