Front- en Back-office Archiefbeheerder

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 51 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 25 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Wat ga je doen?

Als Front- en Back-office Archiefmedewerker draag je zorg voor het verstrekken van juiste en volledige informatie uit medische- en/of personeelsdossiers en correspondentiearchieven door het op verzoek lichten een aanleveren van gevraagde dossiergegevens. Je gaat de dossiers verzendklaar maken. Afhankelijk van de aanvraag/aanvrager gebeurt dit analoog of digitaal.
 

Fysiek houd jij je bezig met het (her)inrichten en onderhouden van de archiefdepots die onder medisch- en/of personeelsdossiers vallen. Hierbij moet je onder andere denken aan het herinrichten / (ver)plaatsen of verwijderen van archieven in/uit stellingen ten einde het archief prettig werkbaar en/of op orde te houden.

Verstrekken informatie
Er worden zowel interne- als externe informatieverzoeken gedaan. In beide gevallen worden de aanvragers door ons als klanten gezien en zo behandeld.
Je controleert of de aanvragen aan de gestelde wet en regelgeving (o.a. AVG) voldoen.
Om de informatieverzoeken te beantwoorden, ga je het fysieke archief en diverse digitale applicaties raadplegen om de aanvragen zo compleet mogelijk te kunnen beantwoorden.
Je gaat digitale documenten uitprinten en/of analoge documenten kopiëren ter verzending van kopie-dossiers aan externe klanten en/of op gemeenschappelijke schijf klaarzetten van digitale- en gedigitaliseerde dossier(onderdelen) voor interne aanvragers, maar ook het aanleveren en opbergen van laptops en externe schijven voor het Team Onderzoek en Toezicht.
Daarnaast houdt je diverse administraties bij, waaronder die van uitlening, rappellering, (aangetekende) verzending en vastlegging van productiegegevens ten behoeve van managementrapportages.

Actief meedenken, voorstellen, deelname aan overleggen
We verwachten dat je actief meedenkt over mogelijke verbeteringen, het efficienter maken van de huidige- en eventueel nieuwe werkzaamheden. Je bent het aanspreekpunt van jouw subteam, zowel naar de collega’s binnen dat team als naar de Teamleider. Jij zal worden meegenomen naar overleggen over de werkzaamheden van het subteam.
Daarnaast lever je in voorkomend geval schriftelijk plannen en ideeen aan bij de Teamleider.

Functie-eisen

Wat vragen we?

-     Een overtuigende motivatie voor jouw sollicitatie naar dezfunctie 
-     MBO-1 niveu 
-     Affiniteit met archiefwerkzaamheden
-    Ervaring met archiefwerkzaamhede

Competenties 
-    Je hebt opleiding gehad in het gebruik van tenminste Word, Excel en Outlook.
-Je hebt ervaring met diverse applicaties en computerprogramma’s.
-    Je moet flexibel zijn omdat het afwisselend werk betreft en er regelmatig sprake is van ad hoc klussen. Daarnaast sta je open tegenover veranderingen en aanpassingen.
-    Je gaat integer met collega’s om en je bent open en eerlijk.
-    Je moet goed kunnen samenwerken, wat onder andere betekent dat je informatie met collega’s deelt, behulpzaam bent en een teamgeest hebt.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris hebben we het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

 #LI-RK1 #LI-Hybrid

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Waar ga je werken?

Het team waarin je komt werken:
- Team Beheer is een hechte groep waarin je jezelf kan zijn.
- Iedereen komt met veel plezier naar het werk en we helpen elkaar waar mogelijk.

Het team bestaat uit 25 mensen:
-    1 Teamleider
-    1 Senior 
-    7 Front- en Back-office Archiefbeheerders (Medior) 
-    6 Administratief Ondersteunend Archiefmedewerkers (Medewerkers Beheer)
-    7 Logistiek en Ondersteunend Archiefmedewerkers (Junior) 
-    2 Ondersteunende medewerkers
-    1 Vrijwilliger

Het team is onderverdeeld in vier specialistische subteams:
1.    P-dienst         – Informatieverzoeken m.b.t. Persoonsgegevens
2.    Medisch        – Informatieverzoeken m.b.t. Medische gegevens
3.    Depotbeheer    – Inleveringen, Vernietiging, Digitale gegevens e.d.
4.    Logistiek        – Depot werkzaamheden, transporten, (her)inrichten e.d.
5.    Ondersteuning    – Ondersteunen bij licht administratieve werkzaamheden

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Pim Leidelmeijer(Teqqamleider Beheer)
PE.Leidelmeijer@mindef.nl
06-83129933

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Romy Kollmann (Recruitment Adviseur HR)
RR.Kollmann@mindef.nl
06-51133212