Secretaresse Directeur

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Het secretariaat bij de directie Algemene Financiële en Economische Politiek (AFEP) van het Ministerie van Financiën in Den Haag is op zoek naar een organisatie talent die het team komt versterken. Houd jij alle ballen gemakkelijk tegelijk in de lucht en krijg je enegrie van een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan maken we graag kennis met je.

De dagelijkse ondersteuning van het managementteam en de directie: daar draait het in jouw functie om. Samen met een andere managementassistent vorm jij het secretariaat van de directie AFEP. Je helpt elkaar waar nodig, zorgt voor goede afstemming en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je houdt elkaar goed op de hoogte van alles wat speelt zodat continuïteit verzekerd is. Binnen ons secretariaat stemmen we de taakverdeling af op jouw ontwikkelbehoefte en ervaring. De exacte verdeling bepalen we graag in overleg met jou.

Geen werkdag is hetzelfde en één ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Je ondersteunt het management in van alles, van alle praktische zaken die komen kijken bij de start van een nieuwe collega binnen de directie tot ondersteunen bij ziek en betermeldingen. Wat deze functie extra leuk maakt is dat je naast administratieve en coördinerende werkzaamheden, ook jouw creativiteit kwijt kunt op zoek naar passende oplossingen. Bijvoorbeeld wanneer de hele agenda na een onverwacht verzoek vanuit de politieke top van het ministerie last-minute wordt omgegooid. Je krijgt energie van het werken voor de overheid en de maatschappij. 

Een greep uit jouw belangrijkste werkzaamheden:
•    Je beheert de agenda’s en je stelt prioriteiten bij het maken afspraken. Zo plan je vergaderingen in en zorg dat alles tot in de puntjes is geregeld voor afspraken of bijeenkomsten, van catering tot het boeken van zalen. Ook zorg je dat de stukken voor de meeting er op tijd zijn.
•    Je helpt mee bij het organiseren van evenementen die we als directie met regelmaat met elkaar hebben.
•    Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten via telefoon- en e-mail.
•    Je ondersteunt bij de afhandeling van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
•    Bij het secretariaat van de directie komen veel informatiestromen bij elkaar. Je speelt een belangrijke rol tussen de directie en de politieke en ambtelijke top en externe partijen (zoals andere ministeries). Maar ook draag je er aan bij dat de directie soepel loopt.
•    Ook onder druk houd jij het overzicht en blijf je accuraat. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken prima relativeren en tegelijk (nieuwe) collega’s de helpende hand bieden bij het ontdekken van het Ministerie van Financiën.

Bij AFEP stimuleren we medewerkers om het beste uit zichzelf te halen. Waarin wil jij je ontwikkelen? Er is ruimte om in je takenpakket onderdelen op te nemen waar je op uitgedaagd wordt en waar je op wil leren. Je krijgt ruimte en verantwoordelijkheid om zelf resultaten te boeken. En met zijn allen dragen we bij aan een goede en open sfeer waarin iedereen kan groeien in waar hij of zij goed in is of nog beter in wil worden. 

Enthousiast? Reageer dan snel en uiterlijk op 4 juli. Wil je eerst nog verder praten over deze rol en over jouw wensen en vragen? Neem dan contact op met Gijs van der Vlugt (directeur AFEP) via 0642111164 of g.vlugt@minfin.nl 

Goed om te weten: de sollicitatiegesprekken vinden plaats in de weken van 7 en 14 juli, maar kunnen eventueel ook eerder gepland worden. Houd daar dus alvast rekening mee.

Functie-eisen

•    Je hebt mbo niveau of hoger, bijvoorbeeld in de richting van secretarieel medewerker of managementassistent. Combineer jij relevante werkervaring met een andere (opleidings)achtergrond? Ook dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
•    Je hebt een enthousiaste werkmentaliteit met oog voor accuratesse en dienstverlening.
•    Je kunt goed plannen en organiseren. Je kan omgaan met hectiek en voelt je goed bij een veranderlijke en dynamische omgeving.
•    Je schakelt makkelijk met verschillende mensen in alle lagen van de organisatie, van het secretariaat van de minister tot medewerkers van de verschillende afdelingen. 
•    Je hebt enkele jaren relevante werkervaring opgedaan in de ondersteuning van directie of management teams of affiniteit met de overheid. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

•    Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken. 
•    De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal vanaf schaal 6 trede 0 (vanaf €2866,04)
•    De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Financiën

Organisatieomschrijving

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Onze kernwaarden: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken zijn leidend voor ons gedrag en geven ons een gezamenlijke taal, waarmee we onderling bespreekbaar maken wat we doen en hoe we dat doen.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie

Organisatie-URL

www.rijksoverheid.nl/fin

Afdelingsnaam

directie Algemene Financiële en Economische Politiek 

Afdelingsomschrijving

De directie Algemene Financiële en Economische Politiek is de economische stafdirectie van het ministerie van Financiën. We analyseren en adviseren vanuit een economische invalshoek over vraagstukken die het gehele beleidsterrein van de Rijksoverheid bestrijken. De onderwerpkeuze is sterk afhankelijk van de actualiteit.

AFEP is verantwoordelijk voor de macroraming (economische effecten) van de belastinginkomsten en bewaakt het lastenkader. Daarbij is de directie nauw betrokken bij de budgettaire besluitvorming in het voorjaar (uitgavenbesluitvorming) en in augustus (besluitvorming over de inkomsten (de lasten) en de koopkracht).

Met adviezen en analyses dragen we bij aan het begrotingsproces en adviseren we de minister en de staatssecretarissen van Financiën vanuit een economische invalshoek over het financiële en economische beleid. We werken in het hart van de besluitvorming aan vraagstukken als: wat is een verstandig begrotingsbeleid? Hoe kan de belastingdruk op een goede manier worden verdeeld tussen arbeid en kapitaal? En hoe zorgen we dat huishoudens financieel minder kwetsbaar worden voor economische schommelingen? 

Vanuit onze deskundigheid adviseren we over de ordening van bijvoorbeeld de arbeidsmarkt, de woningmarkt en de zorg. Daarnaast kijken we vanuit een economische blik naar grote transitievraagstukken, zoals het klimaatbeleid en de transitie in de landbouw. We kijken met een brede blik en durven nieuwe onderwerpen op de agenda te zetten en bedenken nieuwe oplossingen voor hardnekkige problemen.

Afdeling-URL

www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie/organogram/centrale-directies

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Gijs van der Vlugt
g.vlugt@minfin.nl
0642111164

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marjolein Smits
m.m.t.smits@minfin.nl
0629665414