Secretaris Digitalisering

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

We zoeken een enthousiaste secretaris die het leuk vindt om in een dynamische werkomgeving aan meerdere opdrachten tegelijkertijd te werken. Enerzijds ondersteun je het nieuwe MT van de bedrijfsfunctie met het voorbereiden van de MT- vergadering en stel je hiervoor de agenda op, zorg je voor verslaglegging en houd je besluiten en actiepunten bij. Je bewaakt de voortgang en spreekt betrokkenen aan op acties. Je stemt af met MT-leden en andere collega’s, signaleert knelpunten en denkt mee over verbeteringen. Je ondersteunt bij bijeenkomsten, kennis en heisessies.

Anderzijds ben je secretaris van de Afdeling Digitalisering. Je organiseert (internationale) bezoeken van partners, plant locaties, stemt het programma af met de betrokken deelnemers van het Nationaal Archief en je bent contactpersoon en aanspreekpunt richting de Regionaal Historische Centra (RHC’s) voor praktische en organisatorische vragen. Ook organiseer je bijeenkomsten voor de afdeling, waarbij je ons ondersteunt met de inhoudelijke voorbereiding en verslaglegging. Je beheert de dienstpostbus Digitalisering en draagt zorg voor een goede afhandeling, je beheert de documentatie van de afdeling en zorgt voor administratieve ondersteuning.

Belangrijk om te weten is ook dat het Nationaal Archief in ontwikkeling is. We werken in een Tijdelijke Werk Organisatie (TWO). Dit heeft voor deze functie tot gevolg dat de exacte werkzaamheden nog kunnen veranderen. Er kunnen mogelijk ook andere taken van jou worden verwacht, zoals bijvoorbeeld agendabeheer van een leidinggevende. Flexibiliteit en kunnen omgaan met veranderingen is heel belangrijk.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en ervaring met secretariële ondersteuning op managementniveau;
• Je plant en organiseert je eigen werk effectief en bewaakt voortgang en kwaliteit;
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan het verbeteren van processen;
• Je communiceert helder en zorgvuldig, zowel mondeling als schriftelijk (Nederlands en Engels);
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden
• Je bent flexibel en functioneert goed in een dynamische en veranderende omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Klaar om te solliciteren? Reageer via de sollicitatieknop hieronder. Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om je werktijden, in overleg, zelf in te delen. We zitten vlak naast station Den Haag Centraal en werken hybride; zowel op kantoor als thuis.
• De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats op kantoor. In sommige gevallen kunnen de gesprekken ook in hybride vorm plaatsvinden. In overleg met jou bepalen we hoe we deze gesprekken vormgeven.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.

Meer over de functiegroep

Medewerker Behandelen en Ontwikkelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Digitalisering

Afdelingsomschrijving

De afdeling Digitalisering heeft de opdracht de centrale en decentrale rijksarchieven te digitaliseren. Ook worden hier de overige digitaliseringsprojecten binnen het Nationaal Archief uitgevoerd.

Afdeling-URL

www.nationaalarchief.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Arjan Drenthen, Afdelingshoofd Digitalisering

06-50157271

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Gaby van der Hoek, Senior P&O -adviseur

06-29677132