Secretaris Directie Organisatie & Bedrijfsvoering

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

“Wat deze functie zo leuk maakt, is de samenwerking op alle niveaus. Geen dag is hetzelfde. Je vervult een verbindende rol binnen de organisatie en het is iedere keer weer een succes als alle informatie samenkomt en besluitvorming echt verder helpt. ”Aldus Paul Terwiel, oud-collega (secretaris O&B).

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) staat de directie Organisatie & Bedrijfsvoering (O&B) midden in de organisatie. De directie zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen, vandaag én in de toekomst. Dat gebeurt in een omgeving die continu in beweging is en waarin grote maatschappelijke en politiek-bestuurlijke opgaven samenkomen.

Als (senior) secretaris van de directie O&B ben jij een onmisbare schakel in deze dynamiek. Je werkt nauw samen met de directeur O&B als rechterhand en sparringpartner. Samen zorgen jullie voor zorgvuldige, goed voorbereide en gedragen besluitvorming. Jij brengt overzicht, structuur en rust, en helpt scherp te blijven op zowel inhoud als proces en relatie. Daarnaast krijg je als teamleider van de managementondersteuners ook een leidinggevende rol, en voer je de regie over de communicatie binnen en vanuit O&B. 

Je maakt deel uit van een kleine staf en beweegt je dagelijks door de organisatie. Je ondersteunt het managementteam O&B, het bedrijfsvoeringsoverleg en de voorbereiding van besluitvorming richting de Bestuursraad van OCW. Daarbij zorg je dat informatie volledig, tijdig en op de juiste plek terechtkomt. Je bent scherp op procesbewaking en geeft richtinggevend advies wanneer dat nodig is.

In de praktijk betekent dit dat je voorstellen en notities leest en aanscherpt, agenda’s en besluitstukken voorbereidt, afstemt met dossierhouders en collega-directies en overzicht houdt op wat wanneer besluitrijp moet zijn. Je signaleert waar informatie ontbreekt, waar belangen schuren en waar keuzes nodig zijn, en brengt dit samen richting de directeur en het MT.

De context waarin je werkt is politiek-bestuurlijk gevoelig. Veel onderwerpen raken aan taakstellingen, bedrijfsvoering en HR-vraagstukken die onder een vergrootglas liggen. Denk bijvoorbeeld aan rijksbrede taakstellingen of het (her)inrichten van de directieorganisatie. Bestuurssensitiviteit is daarom essentieel: jij begrijpt hoe politieke en organisatorische verhoudingen werken en weet daar zorgvuldig, tactvol en professioneel in te opereren.

Tegelijk is de sfeer binnen de directie open en familiair. Er wordt hard gewerkt, maar humor en relativering zijn belangrijk. Samenwerking op alle niveaus staat centraal en draagt bij aan werkplezier en resultaat.

Deze functie vraagt dat je snel grip krijgt op een veelheid aan onderwerpen en orde weet te scheppen in complexiteit. Dat is ook de grootste uitdaging in het begin. Je krijgt veel autonomie en vertrouwen om zelf te sturen, prioriteiten te stellen en initiatief te nemen. Juist die combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en samenwerking maakt deze rol bijzonder.

Functie-eisen

Je past goed in deze rol als je:

• beschikt over wo-werk- en -denkniveau;
• ruime aantoonbare werkervaring hebt als secretaris, bij voorkeur binnen het publieke domein;
• communicatief sterk bent, zowel mondeling als schriftelijk;
• goed overzicht houdt en structuur kunt aanbrengen in een complexe omgeving.

Competenties

• Bestuurssensitiviteit
• Flexibiliteit
• Overtuigingskracht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken

Solliciteren?
In het kader van inclusief werven en selecteren vragen we je om een brief te schrijven waarin je de onderstaande 3 vragen beantwoordt.

1. Beschrijf een concreet moment waarop jij het overzicht dreigde te verliezen door de hoeveelheid dossiers, belangen of bestuurlijke lijnen.
   Wat heb je toen wel en niet gedaan? Welke keuzes heb je bewust gemaakt en wat was het effect daarvan op de besluitvorming?
2. Beschrijf een situatie waarin een besluit formeel logisch was, maar bestuurlijk of politiek gevoelig lag.
   Hoe heb jij die spanning herkend, welke afweging heb je gemaakt en hoe heb je dit geadresseerd richting je leidinggevende of het bestuur?
3. Noem een voorbeeld waarin informatie verspreid was over meerdere onderdelen of personen, en besluitvorming dreigde vast te lopen.
   Wat heb jij concreet gedaan om informatie bij elkaar te brengen, wie heb je betrokken en wat veranderde er daardoor in het proces?

Met deze vragen krijgen we graag inzicht in hoe jij in de praktijk werkt, keuzes maakt en samenwerkt in een complexe bestuurlijke context. Er zijn geen goede of foute antwoorden; we zijn vooral benieuwd naar jouw afwegingen en manier van werken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op ons kantoor in Den Haag.
• De maandag is de vaste teamdag op kantoor. Het MT O&B vergadert op woensdag; je aanwezigheid daarbij is vanzelfsprekend.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.

Algemeen:

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

(Senior) Adviseur​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Organisatie en Bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De wereld verandert snel en OCW staat voor grote maatschappelijke opgaven. De kwaliteit en toegankelijkheid van onderwijs en cultuur zijn de hoekstenen van een gezonde democratische samenleving. Net als het beschermen van academische, journalistieke en artistieke vrijheid. OCW speelt hierin een cruciale rol door deze publieke waarden te bewaken en te versterken. De directie Organisatie en Bedrijfsvoering (O&B) maakt dit mede mogelijk. Wij werken aan een inclusieve, wendbare en toekomstbestendige organisatie. Daarmee zijn wij een essentiële schakel in het realiseren van de missie van OCW.

O&B stelt de medewerkers van OCW in staat hun werk goed te doen. Dit doen we door te zorgen voor:

• duidelijke kaders en processen;
• prettige en functionele werkomgeving;
• veilige en open cultuur waarin je jezelf kunt zijn;
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en verantwoordelijkheid.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jonita Venetiaan (Directeur O&B)

0625735619

Nicolette Peek (HR-adviseur O&B)

0653864665

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl