Secretaris Team op Maat

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij gestructureerd en houd je van plannen? Wil jij een organiserende rol spelen bij de afhandeling van bijzondere dossiers? Lees dan verder!

Als Secretaris Team op Maat (TOM) heb je een centrale rol bij de afhandeling van bijzondere schadedossiers. TOM is het loket voor IMG’ers die te maken krijgen met een bijzonder dossier. Samen met de betrokkenen gaat TOM aan de slag met het uitwerken van een passende oplossing voor deze dossiers. Een belangrijk onderdeel van de aanpak is dat de aanvrager wordt betrokken om een goede oplossing te vinden. Ook worden geleerde lessen verzameld en gedeeld, zodat de kennis en processen bij het IMG aangevuld kunnen worden. Dat zorgt ervoor dat andere bijzondere dossiers beter en sneller verder geholpen kunnen worden en nieuwe dossiers mogelijk niet vastlopen.

In jouw rol zorg je ervoor dat overleggen efficiënt verlopen, dossiers nauwkeurig worden beheerd en werkprocessen optimaal zijn ingericht. Je werkt samen met de coördinatoren en de teamondersteuner om de voortgang te bewaken en knelpunten tijdig te signaleren. Jouw proactieve houding en procesmatig denken dragen direct bij aan een effectieve en rechtvaardige schadeafhandeling.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden van team overleggen en monitoren van de opvolging van acties.
• Zorgen dat de werkprocessen binnen het team up-to-date blijven en aanpassingen doorvoeren waar nodig.
• Signaleren van ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals nieuwe regelingen, en daarvoor een werkproces en werkafspraken maken met de betrokken afdelingen en teams (acties uitzetten).
• Signaleren van de behoefte van het team, zowel op harde vlak (inhoud en proces) als op het zachte vlak (de soft skills om het werk te kunnen uitoefenen) en vervolgens een actieplan opstellen om aan deze behoeftes te voldoen.
• In samenwerking met de coördinatoren zorgen voor overzicht in de dossierlijst en monitoren van de voortgang in de afhandeling. Je hebt hierin een sturende rol om ervoor te zorgen dat alle dossiers voortvarend worden opgepakt en de vastlegging op orde is.
• Nieuwe aanmeldingen via een quick scan analyseren, inhoudelijk beoordelen en verdelen onder het team.
• Controleren of de dossierbehandeling goed wordt vastgelegd en de dossiers volgens het behandelplan worden ingebracht voor bespreking.
• Signaleren van dossiers die niet goed lopen.
• Dossierlijst op orde houden en teamleden hierop aanspreken.
• Voorbereiden van (rapportages voor) overleggen met bestuur en overleggen op bestuurs-/coördinatieniveau met externe partijen zoals NCG en CBS.
• Afstemmen van het TOM werkproces met de organisatie, werkafspraken maken en vastleggen.
• Opstellen van rapportages zoals het jaarverslag.
• Afstemmen van budgetten en besteding knelpuntenregeling en interventieteam met de afdeling Finance & Control.
• Je bent verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie en fungeert als redacteur voor het intranet.
• Samen met de teamondersteuner zorg je ervoor dat nieuwe zaken goed worden geregistreerd, dat teamactiviteiten worden gepland, uitkomsten van overleggen worden vastgelegd en geborgd en de mailbox adequaat wordt beheerd. 

Functie-eisen

We zoeken een nauwkeurige, proactieve en communicatief sterke teamspeler die processen snel doorziet en graag de voortgang bewaakt.

Je hebt:

• Tenminste een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting.
• Minimaal drie jaar werkervaring.
• Kennis van de Algemene wet bestuursrecht.
• Aantoonbare ervaring met projectondersteuning of procesverbetering.
• Affiniteit met het behandelen van complexe dossiers die maatwerk nodig hebben met oog voor de aanvrager.
• Ervaring met Excel en PowerPoint, of de bereidheid om je hierin verder te ontwikkelen.
• Ervaring met procesdenken, coördineren en het identificeren van verbeterpunten.
• Beschikbaarheid op dinsdag (standaard teamdag) en kennis van de regelingen bij het IMG is een pré.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Analytisch sterk, klantgericht en in staat om mensen in beweging te krijgen.
• Proactief en je bent een verbinder.
• Bestuurssensitief en beschikt over een goede politieke antenne.

In je werk laat je zien dat je:

• Goed kunt samenwerken en een teamplayer bent, het proces in controle hebt en overtuigend bent.
• Ambitieus en leergierig bent.
• Zorgvuldig om gaat met gevoelige en persoonlijke informatie.
• Kunt denken zowel binnen als buiten de kaders.
• Zorgvuldig kunt werken, kwaliteit levert, zonder daarbij deadlines uit het oog te verliezen (je komt afspraken na).

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een baan die ertoe doet. Jij maakt het verschil voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade. Wat wij nog meer te bieden hebben? Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en veel ruimte om jezelf te zijn en (door) te groeien. Een werkomgeving waar je blij van wordt. Met fijne collega's, want IMG'ers zijn betrokken bij de regio én bij elkaar.

Uitdaging en ontwikkeling
Hou je van verandering en een flinke uitdaging? Het IMG is altijd in beweging. En ons werk dus ook. Je hebt inhoudelijk interessant werk met volop ruimte om te leren en jezelf te ontwikkelen. Kansen die je ziet, kun je pakken.

Flexibel werken
Je krijgt veel ruimte en vertrouwen om je eigen werk in te delen. En om een goede balans te vinden tussen werk en privé. Als je functie het toelaat, kun je flexibel werken. Je kiest zelf waar je werkt, thuis of op kantoor in Groningen of Assen. Vaak werk je 1 of 2 dagen per week samen met je team op kantoor.

Betrokken collega’s
IMG’ers hebben hart voor de Groningers en Drenten, maar ook voor elkaar. Collega’s voelen zich verbonden met elkaar en er heerst een fijne en informele werksfeer. Er is veel ruimte voor jou als persoon en we vinden het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn.

Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
Bij de Rijksoverheid krijg je naast een prima salaris 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren). Daarnaast krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris. Hiermee kun je extra verlofuren opnemen, maar je kunt dit ook laten uitbetalen of er bijvoorbeeld een fiets voor woon-werkverkeer van kopen.

Onze arbeidsvoorwaarden in het kort:

• 36-urige werkweek
• 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren)
• IKB-budget van 16,50% van je salaris
• Reiskostenvergoeding
• vergoeding voor je thuiswerkplek
• vergoeding voor het verduurzamen van je woning en de aanschaf van een fiets.

Wil je meer weten over werken bij het IMG of zelf IMG’er worden? Kijk dan op www.schadedoormijnbouw.nl/werkenbij.

Bijzonderheden

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Meer over de functiegroep

Medewerker Behandelen en Ontwikkelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG)

Organisatieomschrijving

Het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) is het zelfstandig bestuursorgaan dat de schade afhandelt die is ontstaan door gaswinning in het Groningenveld en de gasopslagen Norg en Grijpskerk. Ga je bij ons in het Noorden aan de slag, dan kies je voor werk dat er écht toe doet.

Het IMG is diepgeworteld in de Groningse en Drentse samenleving. Wat we hier in het Noorden aanpakken, doen we met volledige aandacht voor mensen die schade ondervinden van gaswinning. Want achter dossiers gaan levens schuil. We tonen begrip en nemen zorgen weg. We handelen af, ondersteunen en geven nazorg. Met gevoel, open, duidelijk en eenvoudig.

Het is onze taak om onafhankelijk te besluiten over aanvragen voor schadevergoeding. Het kan gaan om alle vormen van schade, zoals fysieke schade aan woningen en gebouwen, immateriële schade en waardedaling van woningen en bedrijfspanden. Ook is het IMG verantwoordelijk voor het veiligstellen van acuut onveilige situaties. Bij fysieke schade leggen we de nadruk op herstel om vervolgschade te voorkomen. We handelen schade mild, menselijk en makkelijk af. We zijn gevestigd in Groningen en hebben een tijdelijk projectenkantoor in Assen.

Onze prioriteit is het afhandelen en zoveel mogelijk herstellen van schade die mensen en gebouwen oplopen en hebben opgelopen door de gaswinning uit het Groningenveld of van de gasopslag Norg. De inwoners in de kern van het aardbevingsgebied staan centraal: wij zorgen dat zij zich geholpen, gehoord en begrepen voelen. Het afhandelen van schade doen wij mild, menselijk, makkelijk en deskundig. Zo bouwen wij als IMG mee aan perspectief voor de regio en zijn bewoners.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

De afdeling BJZS is het kenniscentrum voor alle inhoudelijke, juridische en bestuurlijke aspecten waarmee het IMG te maken heeft. Het gaat om het besluiten op verzoeken om schadevergoeding voor fysieke schade aan gebouwen, voor schade vanwege waardedaling van huizen en om immateriële schade. Daarnaast zorgt de afdeling voor beleidsbepaling en voor bestuurlijke en juridische advisering van het bestuur en de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld gaan om het verbeteren van huidige schaderegelingen en processen of het uitdenken van nieuwe regelingen of om advisering in concrete dossiers. De afdeling telt 250 medewerkers en is verdeeld over zes teams: Fysieke Schade Regulier, Fysieke Schade Complex, Bezwaar, Waardedaling en Immaterieel en overkoepelend het team Bestuurlijk Juridisch Advies.

Het team Bestuurlijk Juridisch Advies zorgt overkoepelend voor alle corporate legal-aangelegenheden, adviseert de organisatie op bestuurlijk juridisch vlak, is nauw betrokken bij de afhandeling van fysieke schade en ondersteunt het bestuur van IMG. 

Ongeacht in welk team je werkt, heeft de afdeling BJZS een prettige cultuur waarin iedereen elkaar wil helpen. Er is veel ruimte voor initiatieven om de kwaliteit verder te verbeteren.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ronald Diekema

0611274828

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Tjerko van der Wouden
tjerko.vanderwouden@schadedoormijnbouw.nl
06-21677043