Senior Medewerker Administratie

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Internationale projecten brengen veel administratieve processen en afspraken met zich mee. Een goede uitvoering vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en kennis van de systemen en werkwijzen die hierbij horen. Als Senior Medewerker Administratie zorg jij ervoor dat de administratieve processen rondom projecten van het CBI goed verlopen. Je bent het aanspreekpunt voor complexe administratieve vragen en zorgt dat collega’s en externe partners verder kunnen.

Waar jij aan werkt
Je ondersteunt de uitvoering van ongeveer 40 internationale projecten die verdeeld zijn over drie administratief medewerkers. Je houdt je bezig met uiteenlopende administratieve processen, zoals deelnemersregistraties in Sage, digitale dossiervorming, het visumproces en het opstellen en versturen van beveiligde selectie- en afwijzingsbrieven.
Naast de dagelijkse administratieve ondersteuning heb je een coördinerende en kwaliteitsbewakende rol binnen het administratieve team. Je hebt overzicht over de verschillende processen en weet hoe werkzaamheden en systemen met elkaar samenhangen. Hierdoor herken je knelpunten en risico’s op tijd en draag je bij aan verbeteringen in de manier van werken.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor administratieve vraagstukken vanuit CBI en externe partners. Door jouw kennis van de projecten, systemen en procedures weet je snel tot praktische oplossingen te komen, ook wanneer situaties afwijken van de standaard. Daarnaast bewaak je de kwaliteit van de administratieve processen en zorg je voor een uniforme werkwijze binnen het team.

Verder houd jij je bezig met het:

• Bijdragen aan werkgroepen gericht op procesverbetering, zoals archief- en automatiseringsoptimalisatie.
• Afstemmen van werkzaamheden binnen het administratieve team op basis van werkvoorraad, urgentie en capaciteit.
• Signaleren van ontwikkelingen of risico’s die invloed hebben op de uitvoering van projecten.
• Onderhouden van contacten met interne en externe partners, zoals product owners van systemen en management van CBI.

Functie-eisen

Deze functie vraagt om iemand die zelfstandig kan werken en overzicht houdt over meerdere processen en projecten tegelijk. Jij ziet verbanden tussen werkzaamheden, systemen en belangen van verschillende partijen. Je bent zorgvuldig in je administratie, maar kijkt ook verder dan losse taken en signaleert waar processen beter kunnen. Daarnaast ben je klantgericht en weet je op een duidelijke manier af te stemmen met collega’s en externe partners.

Verder heb je:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met administratieve ondersteuning van complexe projecten of programma’s.
• Ervaring met internationale projecten, bij voorkeur binnen een publieke of internationale context.
• Ervaring met het werken met administratieve systemen en procesflows, bij voorkeur met Sage of vergelijkbare systemen.
• Ervaring met het bewaken en verbeteren van administratieve processen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Hybride werken
Bij RVO werken we hybride. Voor deze functie wordt van je verwacht dat je op de maandag en donderdag op de RVO-vestiging in Den Haag aanwezig bent. Voor de overige dagen kun je je werk vanaf elke locatie doen (vanuit huis, op één van de RVO-kantoren of elders).

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature. 

Dienstverband

• Je krijgt een contract voor onbepaalde tijd.

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering. 

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers. 

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met ruim 6500 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is, en durven de uitdaging aan te gaan. Om te bouwen aan het Nederland van morgen verbinden we ondernemers, overheden en organisaties.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. We geven je vertrouwen, autonomie en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij samen met collega’s de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het Centrum tot Bevordering van de Import uit ontwikkelingslanden (CBI) draagt bij aan duurzame economische ontwikkeling in Afrika en Azië. Samen met lokale en internationale publieke en private partners stimuleren we de export van producten en diensten naar vooral Europa. Daarbij richten we ons op sectoren waarin economische kansen en verduurzaming samenkomen.

CBI heeft een portfolio van ongeveer 40 tot 50 meerjarige projecten in meer dan 25 landen. Binnen deze projecten werken we aan onder andere marktontwikkeling, kennisdeling, capaciteitsopbouw en samenwerking tussen organisaties. Het CBI is onderdeel van de directie Internationale Programma’s van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en wordt gefinancierd door het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Je komt terecht in een omgeving waarin veel verschillende projecten, landen en partners samenkomen. Daarom werken we graag met collega’s die overzicht houden, zorgvuldig werken en actief meedenken over hoe processen beter kunnen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Cindy Beijersbergen
cbeijersbergen@cbi.eu
0627215285

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl