Hoofd Klantenservice

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Hoofd Klantenservice ben jij hét gezicht van het KPU-bedrijf voor de gebruiker. Je geeft leiding aan de Sectie Klantenservice en zorgt voor een professionele, klantgerichte afhandeling van orders, vragen en klachten. Zo maak jij dagelijks het verschil voor onze gebruikers. Herken jij jezelf in deze rol? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!

Wat ga je doen?

Als Hoofd Klantenservice ben jij het gezicht van het KPU-bedrijf naar de individuele gebruiker. Je geeft leiding aan de Sectie Klantenservice die direct contact onderhoudt met gebruikers en Aangewezen Functionarissen op het gebied van orders en klachten.

Je valt rechtstreeks onder het hoofd van de afdeling Klantmanagement en bent volledig zelfstandig verantwoordelijk voor de realisatie van het Klantenservicebeleid. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stuurt bij waar nodig en fungeert als adviseur voor het hoofd Klantmanagement over alles wat de klantenservice raakt.

De sectie bestaat naast jou als hoofd uit een financieel-administratief medewerker, coördinatoren klantenservice, eerste medewerkers klantenservice, medewerkers klantenservice en een administratief medewerker en een communicatie adviseur in totaal circa 18 medewerkers.

Daarnaast hou jij je bezig met;
Operationele aansturing en kwaliteitsbewaking Je bewaakt en analyseert de inkomende informatiestroom en zorgt dat vragen en klachten op het juiste niveau worden opgepakt en afgehandeld. Je signaleert vroegtijdig haperingen in de uitvoering, stelt prioriteiten in leveringen en neemt zelfstandig beslissingen over de uitvoering van de sectiewerkzaamheden.

Analyse en verbetering Je benoemt trends in binnengekomen vragen en klachten, ontwerpt en implementeert verbetermaatregelen en maakt serviceresultaten visueel inzichtelijk voor besluitvorming in het managementteam. Jouw analyses vormen de input voor bijsturing van het bedrijfsplan.

Aanspreekpunt voor gebruikers en Aangewezen Functionarissen De sectie is het directe aanspreekpunt voor gebruikers en Aangewezen Functionarissen. Je stuurt dit aan en zorgt dat de sectie wensen en eisen goed behartigt, correcte voorlichting geeft over het volledige KPU-pakket en het Klantenservicebeleid uitdraagt op het gebied van servicegraad, doorlooptijden, levertijden en schadeverhaal.

Adviseren Je adviseert gevraagd en ongevraagd het hoofd Klantmanagement én alle overige afdelings- en sectiehoofden over alle klantenservice-aspecten.
 

Functie-eisen

Wat vragen we?

•    Ervaring in het leidinggeven aan een groter team in een klantenserviceomgeving
•    Ervaring met het verbeteren en automatiseren van werkprocessen
•    Kennis van of affiniteit met klanttevredenheidsonderzoek en serviceverlening
•    MBO 4-niveau in een bedrijfseconomische of hospitality richting (bijvoorbeeld hotelschool)
•    Vaardigheid in Nederlands en Engels

Je bent een mensgerichte en klantgerichte leider die richting geeft, mensen weet te motiveren en samen resultaten behaalt. Dankzij je analytisch vermogen doorzie je complexe vraagstukken en neem je weloverwogen beslissingen. Je communiceert helder, hebt oog voor de omgeving waarin je opereert en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen. Ook onder druk blijf je rustig, houd je overzicht en zorg je voor een professionele dienstverlening.

Waar ga je werken?

De functie wordt uitgevoerd het KPU-bedrijf in Soesterberg. Het KPU heeft voornemens om binnen enkele jaren te verhuizen binnen een straal van 40 kilometer.

De doelstelling van het KPU-bedrijf is binnen COMMIT, hét kennis- en materieellogistiek centrum en de onmisbare partner voor Defensie te zijn en te voorzien in, het in standhouden van, de verbetering van en afstoting van alle kleding- en persoonsgebonden uitrusting van het toegewezen assortiment. Gebaseerd op kennis van het operationeel optreden, kennis van de kleding- en persoonsgebonden uitrusting en haar specifieke vakkennis draagt het KPU-bedrijf bij aan de materiële beschikbaarheid en instandhouding van deze kleding- en persoonsgebonden uitrusting gedurende de gehele levenscyclus en onder alle operationele omstandigheden.

Naast hard werken is er binnen het KPU-bedrijf ook altijd ruimte voor samenhorigheid op initiatief van de medewerkers, maar ook vanuit het KPU-bedrijf. Zo worden er borrels, sportmomenten, wintersporten en barbecues georganiseerd. Even binnenkijken bij het KPU-bedrijf? Bekijk dan onze bedrijfsfilm: https://www.youtube.com/watch?v=Y8yXyoGF13o

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. 

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rick Harink
H.Harink@mindef.nl
0633024170

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Afra Huntelaar
A.Huntelaar@mindef.nl
0613339389