Tijdelijk werk: Managementondersteuner DG

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Als managementondersteuner van de directeur-generaal Cultuur en Media (DGCM) zorg je ervoor dat de DG goed voorbereid en georganiseerd de dag door kan. Je ondersteunt de DG in de volle breedte en bent een belangrijke schakel in de planning, informatievoorziening en contacten rondom de DG.

Je beheert de agenda en onderhoudt contacten

Een belangrijk onderdeel van je werk is het beheren van de agenda. Je stelt effectief prioriteiten bij het plannen van afspraken en bewaakt de voortgang. Je hebt veel contact met collega's binnen OCW en met externe relaties. Je beoordeelt binnenkomende telefoontjes en verzoeken op inhoud en urgentie en zorgt ervoor dat de juiste persoon op het juiste moment wordt betrokken.

Je houdt overzicht over informatie en stukken

Je krijgt veel informatie binnen en weet snel de belangrijkste zaken te herkennen. Je legt verbanden, signaleert wanneer informatie ontbreekt en gaat hier actief achteraan. Waar mogelijk beantwoord je vragen zelf. Anders zorg je ervoor dat iemand snel bij de juiste informatie of collega terechtkomt.

Je coördineert de informatiestromen rondom de DG. Je behandelt de digitale stukkenstroom en werkt met iBabs, de applicatie voor papierloos vergaderen. Ook verzorg je het zogenaamde ‘tassenbeheer’: je zorgt ervoor dat de stukken die de DG voor afspraken en overleggen nodig heeft, op tijd beschikbaar en compleet zijn.

Je organiseert afspraken en werkbezoeken

Je organiseert vergaderingen en bereidt deze logistiek voor. Ook ondersteun je bij werkbezoeken en dienstreizen. Hiervoor onderhoud je contact met verschillende partijen en zorg je dat de praktische zaken goed geregeld zijn.

Daarnaast verzorg je routinecorrespondentie, registreer je correspondentie in Proza en behandel je binnenkomende en uitgaande post. Je houdt daarbij rekening met de verschillende prioriteiten.

Je bent alert op wat er speelt

Je houdt ontwikkelingen binnen het departementale beleidsterrein actief in de gaten. Je attendeert de DG op bijzondere omstandigheden of ontwikkelingen die om aandacht of actie vragen. Waar nodig stem je af met collega's en andere dienstonderdelen, zodat de DG op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Dit alles doe je samen met collega-secretaresses en de bestuursadviseur, met wie je nauw samenwerkt om de DG optimaal te ondersteunen.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren managementondersteuner die goed overzicht houdt, snel kan schakelen en begrijpt wat er nodig is om een DG goed te ondersteunen. Je bent zorgvuldig en proactief en weet op een tactvolle manier prioriteiten te stellen.

Je hebt goed gevoel voor wat voor de DG belangrijk is. Je weet wanneer je iets zelf kunt oppakken, wanneer je moet doorvragen en wanneer het nodig is om iemand af te houden of door te verwijzen. Ook als de druk hoog is, blijf je rustig en professioneel. Je kunt op het juiste moment assertief zijn en brengt rust wanneer dat nodig is.

Dit vragen wij

 Dit neem je mee

• je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner;
• je hebt een afgeronde secretaresseopleiding;
• je kunt uitstekend plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• je kunt informatie snel verwerken, verbanden leggen en hoofd- en bijzaken onderscheiden;
• je bent digitaal vaardig en kunt gemakkelijk met verschillende systemen en applicaties werken;
• je hebt ervaring met het onderhouden van een relevant in- en extern netwerk.

Daarnaast beheers je de Engelse taal in ieder geval mondeling en ben je op dinsdag en woensdag beschikbaar

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats op maandag 12 oktober op ons kantoor in Den Haag. 
• We werken in principe maandag t/m donderdag op kantoor.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

DG Cultuur en Media

Afdelingsomschrijving

Het team bestaat op dit moment uit 2 secretaresses die 4 dagen per week werkzaam zijn. De sfeer is prettig zowel binnen het secretariaat als met de overige adviseurs (DG-control, Bestuursadviseur, strategisch business partner) die de DG bedienen. Voor het grootste deel wordt er gewerkt op kantoor, zodat de verbinding en overdracht van de werkzaamheden prettig en goed blijft verlopen. 

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Karen Woldendorp

06-46849140

Denise van der Vegt

06-46849412

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl