Medewerker Accountmanagement Verplichtingen beheer

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Heb jij graag de financiële administratie op orde? Ben jij de vraagbaak voor collega’s en zie jij mogelijkheden om het proces te verbeteren. Dan is deze baan op de financiële administratie voor jou. 

Meer dan 75.000 collega’s, militairen, reservisten en burgers zetten zich bij Defensie dagelijks in voor vrede en veiligheid. Om zo'n enorme organisatie draaiende te houden, is een correcte financiële administratie onmisbaar.  Er is veel te doen en als onze financieel medewerker zorg jij dat de administratie goed verloopt.

Waar ga je werken?
Je komt te werken bij het Financieel Administratie en Beheer Kantoor locatie Utrecht. Voor elk onderdeel van Defensie is een account team samengesteld dat verantwoordelijk is voor de financiële stromen. Daarnaast zijn we het primaire aanspreekpunt voor het betreffende defensie onderdeel. Je werkt in een team van 7 mensen. Je rapporteert aan de accountmanager mevr. van Overveld.

Wat ga je doen?
Je bent elke dag bezig met het correct beheren van de financiële administratie binnen jouw account. Dat betekent dat je veel verschillende taken hebt,  dat je veel contact hebt met diverse collega’s binnen jouw account. Je bent bezig met het verzamelen, controleren, registreren en verwerken of muteren van gegevens. Het samenstellen van (management)overzichten en uitvoeren van de voorafgaande toetsing bij dossiers tot de Europese aanbestedingsgrens hoort ook bij jouw werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je gebruikers door antwoord te geven op hun vragen over formulieren en het proces dat zij moeten volgen.

Verder ben je onder andere bezig met: 
• het aanleggen en bijhouden werkdossiers; 
• het uitvoeren van verplichtingenbeheer; 
• het geven van informatie over procedures, formulieren en administratieve en organisatorische processen;
• het informeren, ondersteunen en instrueren van gebruikers.

Functie-eisen

Wie ben jij?
Om deze functie goed uit te kunnen voeren heb je een aantal vaardigheden:
• Je bent precies en zorgvuldig in je werk. 
• Je bent bereikbaar voor jouw klant en neemt klachten en wensen serieus. Je verdiept je in de situatie van de klant zodat je een passend antwoord kan geven.
• je plant jouw eigen werkzaamheden en stemt deze af met collega’s. Je hebt een overzicht van jouw werk en stelt de juiste prioriteiten.
• je zoekt actief naar samenwerking binnen jouw team. Je biedt gevraagd en ongevraagd hulp op een collegiale en correcte wijze.

Wat neem jij mee?
• Een afgeronde mbo 4 opleiding bij voorkeur in de financieel-economisch richting zoals Moderne Bedrijfsadministratie of Praktijkdiploma Boekhouden) Ik adviseer om er expliciet mbo-4 bij te zetten. Dat laat zien dat ook een regulieren mbo-4 richting finance mogelijk is. Waarschijnlijk krijg je veel reacties binnen. Je kan met het vragen naar een niveau makkelijker de onderbouwing geven voor een afwijzing.  
• Basis kennis van relevante administratieve regelgeving, processen en (geautomatiseerde) ERP-systemen Wil je een starter met nauwelijks relevante ervaring of wil je iemand met ervaring. Als je vraagt naar kennis dan heb je voldoende aan een starter. In de derde bullet vraag je om ervaring en dat zou ik hier ook doen. Eens!
• Aantoonbare werkervaring binnen het financieel-economische gebied
• Kennis van de keten specifiek m.b.t. het defensieonderdeel  waar een relatie mee bestaat Met deze zin vraag je eigenlijk iemand met Defensie ervaring. Deze zin kan je beter verwijderen omdat je de kans loopt kandidaten af te schrikken

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven:
Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Binnen de DOSCO organisatie werk je bij het Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) op locatie Utrecht. FABK draagt zorg voor een soepele afhandeling van de complete factuurstroom en bijbehorende administratie voor alle onderdelen. Deze kennis van- en inzicht in de processen stelt ons in staat om het afdelingshoofd, de Commandant maar ook de Hoofd Directie Finance & Control, inhoudelijk over voortgang, knelpunten en risico’s advies te geven. Daarnaast werken we nauw samen met zowel collega’s binnen FABK als buiten FABK daar waar nodig.

FABK zit in een transitie fase naar een nieuwe visie. De nieuwe visie maakt FABK een wendbare, continu verbeterende organisatie met een hoge automatiseringsgraad die nauw samenwerkt met ketenpartners. De afdeling bedrijfsvoering heeft een leidende en aanjagende rol in de implementatie van deze visie.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevr. V.H.J. van Overveld, BSc Accountmngr Fin Beh COMMIT
VHJ.v.Overveld@mindef.nl
0682488653

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevr. Y.M. Stilting, P&O Adviseur
YM.Stilting@mindef.nl
0610333785