Medewerker Bedrijfsbureau

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Binnen het Bedrijfsbureau COC2 en I&V IT zijn wij op zoek naar een Medewerker Bedrijfsbureau voor 38 uur per week. 
Als Medewerker Bedrijfsbureau ben jij een belangrijke schakel binnen de afdeling die mede zorgt dat de bedrijfsvoering optimaal kan plaatsvinden. Het Bedrijfsbureau ondersteunt op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting en Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Voor deze functie zoeken we specifiek iemand die invulling kan geven aan de taken op het gebied van materieellogistiek, financiën en administratie.

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Materieellogistiek / Cryptobeheer:

• Verantwoordelijk voor het beheer en administratie  van crypto-apparatuur;
• Uitgeven en innemen van crypto-middelen;
• Belast met het beheer van CCIRS, registratie, distributie, vernietiging en fysieke beveiliging van de crypto-uitrusting;
• Toezien op naleving van procedures en beveiligingsvoorschriften.

Financiën:

• Invoeren van behoeftestellingen (ATB’s) in SAP;
• ATB’s aanpassen op basis van inkoopoffertes;
• Prestatieverklaringen opvragen voor het betaalbaar kunnen stellen van facturen;
• Goederenontvangst en / of service entry’s invoeren in SAP;
• Monitoren van het IVB proces, uitvoeren van controles en navragen van statussen.

Administratie:

• Verwerken van capaciteitsbehoeftes;
• Inrichten van SAP voor tijdregistratie;
• Aanleggen van tijdschrijfregels in SAP;
• Volledigheidcontrole van de  urenregistratie;
• Medewerkers ondersteunen bij tijdregistratie;
• Genereren van rapportages.

Functie-eisen

Kennis en opleiding: MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring (eventueel toetsbaar via een assessment);
Opleiding in het omgaan met bedrijfsvoeringsondersteunende systemen van het JIVC (o.a. SAP en FIAT), of bereidheid deze op te doen.

Overige kennis en vaardigheden:

• Kennis van de afdeling en de door de afdeling op te leveren producten en diensten;
• Inzicht in doorbelastingsmethoden en -technieken;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Uitstekende contactuele en communicatieve vaardigheden in verband met veelvuldig overleg, coördinatie en afstemming met interne instanties.

Persoonlijke eigenschappen: Je hebt een serviceverlenende instelling, kunt onder druk geconcentreerd en nauwgezet werken, weet prioriteiten te stellen en functioneert zelfstandig. Daarnaast houd je je aan de algemene gedragscodes van het JIVC.

Als je denkt dat deze functie bij je past, en de sollicitant bent die wij zoeken solliciteer dan nu en overtuig ons met je motivatie waarom jij de perfecte aanvulling op ons team zou zijn!

Neem gerust contact op met:
Anja Roosen-Klinkers, Hoofd Bedrijfsbureau:
AAM.Roosen.Klinkers@mindef.nl / 06-1270 7104

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
•  Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

#LI-ROBBERT #LI-Hybrid

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Defensie, zowel nationaal als internationaal actief, zet zich in voor de belangen en veiligheid van Nederland en haar inwoners. Het Civiel Operationele Command and Control (COC2) en Inlichtingen & Veiligheid (I&V) van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT) zijn verantwoordelijk voor deze taak. JIVC, een full-service IT-bedrijf, ondersteunt niet alleen Defensie, maar ook andere ministeries en de hulpdiensten. Het biedt een breed scala aan IT-diensten, inclusief werkplekken, platformen, netwerkverbindingen, ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC adviseert proactief over IT-systemen en biedt 24/7 ondersteuning binnen en buiten Nederland, zowel voor Defensie als voor partners in openbare orde en veiligheid.
Binnen de afdeling COC2 en I&V IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel. Het Bedrijfsbureau faciliteert de operationele afdeling, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau faciliteert op gebied van Management Ondersteuning, Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Administratief, Communicatie, Huisvesting, Gezondheid en Veiligheid, Capaciteitsmanagement.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anja Roosen-Klinkers, Hoofd Bedrijfsbureau
AAM.Roosen.Klinkers@mindef.nl
06 12707104

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robbert Postma, Recruitment Adviseur HR
RA.Postma@mindef.nl