Medewerker Inkoopondersteuning en contractbeheerder bij Directie Inkoop IT

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

In deze rol zorg je dat de contractadministratie klopt, volledig is en altijd up-to-date blijft. Je coördineert het intake- en dispatchproces, houdt overzicht over lopende aanvragen en werkt nauw samen met contractmanagers, de senior contractbeheerder en andere collega’s. Je bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en ondersteunt bij controles en audits. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen in het proces en volg je ontwikkelingen zoals digitalisering, robotisering en AI.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
•    Het registreren, controleren en actueel houden van contracten en bijbehorende documenten in SAP.
•    Het bewaken van belangrijke contractdata, zoals looptijden, verlengingen en deadlines.
•    Het archiveren van overeenkomsten, wijzigingen en relevante correspondentie.
•    Het signaleren van actiepunten en het tijdig informeren van contractmanagers en andere betrokkenen.
•    Het opstellen van rapportages en overzichten voor management, audits en controles.
•    Het verzamelen en beoordelen van administratieve gegevens en het oplossen van onvolkomenheden.
•    Het ondersteunen van inkoop- en contractteams en bijdragen aan procesverbetering.

Functie-eisen

We zoeken iemand die graag werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je elke dag leert. Je vindt het leuk om processen goed te laten lopen, houdt overzicht en werkt prettig samen met verschillende collega’s. Je bent nieuwsgierig, analytisch ingesteld en hebt oog voor zowel resultaat als de mensen om je heen.

Kennis & opleiding:
•    Mbo-werk- en denkniveau.
•    Een inkoopopleiding zoals NEVI 1 (of je bent bereid deze te volgen).
•    Ervaring met SAP is mooi meegenomen.
•    Basiskennis van contractbeheer (bijv. CATS CM) of de bereidheid om dit te leren.

Competenties die goed bij deze rol passen:
•    Klantgericht: je bent goed bereikbaar en denkt mee met de vraag van de ander.
•    Nauwkeurig: je werkt volgens de afspraken en let op details.
•    Samenwerken: je zoekt actief contact en haalt het beste eruit door samen te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Bijzonderheden

•    Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. 
•    Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.    
•    Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
•    Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 
•    Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband 

#LI-SO1 #LI-Hybrid

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). 

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Je komt terecht bij de Directie Inkoop, binnen de afdeling Inkoop IT op de Kromhoutkazerne in Utrecht. Deze afdeling ondersteunt het IT-bedrijf van Defensie (JIVC) én andere onderdelen van Defensie bij het op een betrouwbare en professionele manier inkopen van IT-diensten en -producten. Denk aan alles van grote IT-projecten tot specifieke IT-componenten binnen materieelprojecten.

Je gaat aan de slag binnen de sectie Integrale Coördinatie (IC). Dit team ondersteunt de afdeling op het gebied van bedrijfsvoering, contractbeheer, informatievoorziening en het gebruik van systemen zoals SAP. Je werkt veel samen met inkopers, management en collega’s die zich bezighouden met besturing en analyse van managementinformatie.

Naast het werk is er veel ruimte voor ontwikkeling. Je krijgt het vertrouwen om je taken op jouw manier op te pakken en je kunt gebruikmaken van diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden. Elk team heeft vaste kantoordagen en organiseert regelmatig gezellige activiteiten. Voor jonge collega’s is er ook een actief jongerennetwerk binnen COMMIT.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Henri Rauch
H.Rauch@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Sabine Peeters-Overmeer, Recruitment Adviseur HR
SM.Peeters.Overmeer@mindef.nl