Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Programmasecretaris GrIT ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de Directie. Daaronder valt het inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, waarbij je alle aspecten van de agenda onderdelen tot en met de presentatie van de directeur verzorgt. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om zo een compleet beeld te krijgen van de huidige stand van zaken.

• Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board;
• Het opstellen van verschillende soorten nota's;
• Het inhoudelijke coördineren en procesmatige en procedurele voorbereiden van multidisciplinair besluitvormingsproces;
• Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de Voortgangrapportage aan de Tweede Kamer;
• De bewaking van de kwaliteit van de interne- en externe stukken;
• Het ondersteunen van de Programma Directeur.

Speelruimte:

• Programmasecretaris legt verantwoording af over de efficiëntie en effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid)producten, vormgeving en implementatie van (beleid)processen;
• De beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.

Contacten:

• De programmasecretaris onderhoudt contacten met in- en externe partijen;
• Het betreft het voeren van in- en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten t.a.v. de ontwikkelingen van het programma GrIT. Er kan daarbij sprake zijn van Belangentegenstellingen;
• Interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling;
• Met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden/rapportages van het programma;
• Met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria.

Functie-eisen

Kennis en vaardigheden:

• Gespecialiseerde kennis van bestuurlijke processen, werkprocessen in IT-bedrijven;
• Inzicht in samenhangen in bredere context dan alleen het eigen werkterrein;
• Vaardigheid in samenwerken over rangen heen, overtuigen, snel schakelen, schrijven, hoofd- en bijzaken scheiden;
• Vaardigheid in het oplossen van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen, kritische blik;
• Goede communicatieve en commerciële vaardigheden en het vermogen om anderen te overtuigen en te motiveren;
• Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhang in bredere context dan eigen werkterrein;
• Kennis van het besturingsmodel Defensie;
• Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten, veelal met een multidisciplinaire oriëntatie;
• Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids)producten en vorm geven aan en implementeren van processen;
• Beschikken over een goede schrijfvaardigheid;
• Behendig in het maken van PPT-presentaties;
• IT-kennis strekt tot grote aanbeveling, net zoals enige kennis van projectmanagement en overheidsfinanciën. 

Opleiding:
Met jouw uitgebreide ervaring als Programmasecretaris binnen een complexe uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draagt zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT programma. 

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde WO opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Heb je kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie;
• Ben je gewend te schakelen met verschillende interne- en externe stakeholders;
• Weet je hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Beschik je over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie; 
• Beschik je over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd –en bijzaken;
•  Daarnaast strekt enige kennis van IT en projectmanagement tot aanbeveling

Competenties:

• Integer;
• Analyseren;
• Resultaatgericht; 
• Organisatiegericht;
• Flexibel;
• Netwerken;
• Plannen en organiseren;
• Creatief.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

#LI-JV2 #LI-Hybrid 

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdefensie.nl/commando-matrieel-en-it

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma GrIT, dat ondergebracht is binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het Joint IV Commando (JIVC)  is het IT-bedrijf van Defensie. 

GrIT staat voor de digitale ruggengraat van een krijgsmacht die inzet gereed is. In een wereld waarin dreiging en veiligheid steeds meer een digitale dimensie krijgen, bouwen wij aan de IT-infrastructuur die Defensie nodig heeft om snel, veilig en effectief te opereren.
Met GrIT realiseren we moderne, schaalbare en veilige IT-oplossingen voor alle onderdelen van Defensie – van operationeel optreden tot kantooromgeving. We doen dit gefaseerd en in nauwe samenwerking met de gebruikers. Zo maken we Defensie wendbaarder en beter voorbereid op de uitdagingen van morgen. Binnen het programma GrIT werken meer dan 700 medewerkers op verschillende locaties in Nederland. Als Programmasecretaris GrIT maak je deel uit van het Directieteam GrIT.

Meer weten over COMMIT?

Lees meer over onze missie, visie, organisatiestructuur en hoe COMMIT de krijgsmacht ondersteund met materieel en IT.

Naar de COMMIT-Pagina -->Klik hier!

Afdeling-URL

www.werkenbijdefensie.nl/commando-matrieel-en-it

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: