Sr. project management officer COC2&IV

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 45.500 beroepsmilitairen en 9.200 reservisten werken er ook nog zo’n 27.800 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Sr. Medewerker Bedrijfsvoering/Projecten ben jij de enthousiaste spil in het subdomein Inlichtingen en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de medewerkers van het subdomein, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Je ondersteunt de collega’s ondermeer met het opstarten en uitvoeren van projecten/voortbrenging in een SAFe/Agile context en draag je bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen het domein. Het subdomein Inlichtingen heeft als focus het ondersteunen van de operationele eenheden (alle Defensieonderdelen) met passende informatievoorzieningsoplossingen om het werk binnen de inlichtingenketen te kunnen uitvoeren.

Je bent daarnaast op het gebied van PMO (Project Management Ondersteuning) de eerste vraagbaak en rechterhand van de projectleider(s)/productmanager(s).
Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die samen met ons team de (SAFe/Agile voortbrenging) voortbrenging, project- en portfoliomanagement binnen de organisatie naar een hoger plan gaat trekken en PMO binnen de afdeling “op de kaart” zetten.

Functie-eisen

De werkzaamheden worden verricht binnen het subdomein Inlichtingen van de afdeling Civiele Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid (COC2 en I&V) van het Joint InformatieVoorzienings Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Je wordt onderdeel van de sectie Projecten en Ontwikkeling  van COC2/I&V, dé plek waar alles op het gebied van de project-, programma- en portfoliomanagement bij elkaar komt om IT-projecten te ondersteunen.  Als onderdeel van zowel de sectie Projecten en Ontwikkeling, als van het subdomein Inlichtingen, werk je samen met het kernteam van het subdomein aan de  SAFe/Agile transitie en project/product voortbrenging.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-ROBBERT #LI-Hybrid

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van (project/product)administratie binnen de sectie en/of subdomein.
Adviseert en ondersteunt het kernteam (sectie en/of subdomein) bij de besturing van projecten/producten door:

• Het begeleiden van en toezicht houden op (de voortgang in) werkzaamheden die door derden (bijv. leveranciers) worden uitgevoerd;
• De mogelijkheid tot optreden als teamleider t.a.v. een specifiek onderdeel (deelopdracht) binnen het project/product waarbij sprake is van meer routinematige werkzaamheden;
• Het aanleveren van informatie en kennis die opgedaan is in het project/product op inhoudelijke, procesmatige en procedurele aspecten van besluitvorming en realisatie in de verschillende fasen van het project/product;
• Het beoordelen en interpreteren van rapportages om eventuele knelpunten te signaleren en de projectleider/productmanager te adviseren over mogelijke oplossingsrichtingen;
• Het ondersteunen bij werving & selectie en de onboarding van collega’s;
• Het fungeren als dagvoorzitter bij bijeenkomsten.

Zet projectadministraties op en voert projectadministraties uit door:

• Het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning bij het opstellen van voorcalculaties voor offertes (betreft niet offertes uitwerken/opstellen);
• Het, in overleg met de resultaatverantwoordelijke, opzetten en uitvoeren van projectadministraties van toegewezen projecten/producten;
• Het administreren van de projectplannings- en projectvoortgangsgegevens, alsmede de projectdocumentatie en –correspondentie en andere dagelijkse administratieve werkzaamheden;
• Het invulling geven aan de secretariële ondersteuning van de projecten/producten (agendabeheer, e-mail verzorgen, vergaderingen voorbereiden, vergaderverslagen maken e.d.);
• Het zorgdragen voor het goed functioneren van de infrastructuur en andere logistieke zaken ten behoeve van projecten/producten;
• Het signaleren en tijdig rapporteren van knelpunten in de projectvoortgang en andere project-kritische aspecten (planning, mijlpalen, capaciteit, overschrijding budget e.d.);
• Het assisteren van projectteammedewerkers bij presentaties, aanpassing van documenten e.d.;
• Het ondersteunen bij de inrichting en de uitwerking van projectafsluitingen;
• Het rapporteren aan de betrokken resultaatverantwoordelijke.

Ondersteunt realisatie van projecten/producten door:

• Het opstellen van werkinstructies, richtlijnen en handboeken voorde opleiding van gebruikers(beheer);
• Het bijstellen, uitwerken, vastleggen en uitvoeren van afspraken en (rand)voorwaarden ten behoeve van projectproducten;
• Het signaleren en rapporteren van knelpunten in planning, capaciteit, voortgang en budget;
• Proactief meedenken en werken aan procesverbeteringen;
• Organiseren en faciliteren van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, incl. notuleren, actie- en besluitlijsten e.d.;
• Tevens het kunnen begeleiden van werkoverleggen;
• Monitoren dat het project/product voldoet aan de geldende (kwaliteit)voorschriften en indien nodig voorstellen doen ter optimalisatie.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Raymond 't Hoen
RE.t.Hoen@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robbert Postma, Recruitment Adviseur HR
RA.Postma@mindef.nl