Teamleider HR Administratie

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Wil jij samen met een betrokken team verder bouwen aan de HR-administratie van een groeiende Defensie?
Een nieuwe collega die goed van start kan. Een personele wijziging die op tijd en correct is verwerkt. Achter iedere administratieve handeling zit een medewerker die op ons rekent. Als teamleider HR Administratie bij het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) bouw je samen met het team verder aan betrouwbare personele dienstverlening. Je geeft richting aan de ontwikkeling van de HR-administratie en creëert de voorwaarden om samen goede resultaten te behalen.
Defensie groeit en de personele dienstverlening groeit mee. Dat vraagt om heldere processen, slimme inzet van capaciteit en een team dat kan inspelen op veranderingen. Jij vertaalt de ambities van de directie HR naar de dagelijkse praktijk. Daarbij staat de vraag centraal wat medewerkers en lijnmanagement nodig hebben en hoe we daar samen goed op aansluiten.
Dit is een functie waarin je invloed hebt op de manier waarop we werken. Samen met het Hoofd Services en het team geef je de dienstverlening verder vorm. Je ziet het resultaat in het werkplezier binnen het team, in processen die goed verlopen en in betrouwbare dienstverlening aan medewerkers en lijnmanagement.

Wat ga je doen
Je bent eindverantwoordelijk voor de kwaliteit, voortgang en continuïteit van de HR-administratie. De senior HR-assistenten verzorgen de dagelijkse begeleiding van het team. In nauwe samenwerking met hen zorg je voor de voorwaarden waaronder medewerkers hun werk goed en met plezier kunnen uitvoeren en geef je richting aan de verdere doorontwikkeling van de dienstverlening. Dit pak je op:
• Je geeft leiding aan het team HR Administratie en zorgt voor heldere kaders, vertrouwen en ruimte voor vakmanschap. Samen met de senior HR-assistenten bevorder je het werkplezier en zorg je dat medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren. Je maakt duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en gezamenlijke resultaten.
• Je bewaakt samen met de senioren de balans tussen werkvoorraad en capaciteit. Je zorgt dat er heldere afspraken zijn over prioriteiten en de organisatie van het werk. Bij knelpunten maak je keuzes over capaciteit en aanpak, zodat de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft.
• Je bouwt samen met het team verder aan een toekomstbestendige HR-administratie. Digitalisering is daarin een belangrijke opgave. Je onderzoekt gezamenlijk waar digitale ondersteuning en automatisering handmatig werk kunnen verminderen, processen kunnen vereenvoudigen en de kwaliteit kunnen verbeteren. Je vertaalt deze mogelijkheden naar concrete verbeteringen en begeleidt de invoering ervan.
• Je ontwikkelt samen met het team en de afnemers van de dienstverlening service level agreements (SLA’s). Daarin leg je onder meer doorlooptijden, kwaliteit en wederzijdse verwachtingen vast. Je volgt de resultaten en klanttevredenheid en gebruikt die inzichten om samen de dienstverlening te verbeteren.
• Je zorgt voor zorgvuldige verwerking van personeelsgegevens. Je borgt dat processen voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG, en aan interne richtlijnen. Je draagt zorg dat medewerkers deze kaders goed toepassen.
• Je versterkt HR Administratie als betrouwbare en toegankelijke dienstverlener. Je zoekt actief het gesprek met de HR adviesteams over hun behoeften en ervaringen. Samen met het team vertaal je deze naar concrete verbeteringen en zorg je voor duidelijke communicatie over wat klanten kunnen verwachten.
• Je bouwt aan een hechte samenwerking met HR-advies, Recruitment en het Stagebureau. Samen zorgen jullie dat processen op elkaar aansluiten, overdrachten goed verlopen en medewerkers en lijnmanagement samenhangende dienstverlening ervaren. Je maakt gezamenlijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden en pakt knelpunten over teamgrenzen heen op.

Dit vragen wij

Wie ben jij
Je krijgt energie van een team dat prettig samenwerkt en samen goede dienstverlening neerzet. Er staat al een mooi team, met betrokken collega’s die ervaring en vakmanschap meebrengen. Jij ziet en waardeert wat er is en bouwt daarop verder. Je bent zichtbaar en benaderbaar, luistert naar wat er speelt en durft keuzes te maken. Je hebt oog voor verschillende kwaliteiten en ambities en begrijpt dat veranderingen pas werken als medewerkers ermee uit de voeten kunnen.
• Je hebt oog voor de mens achter het werk. Samen met de senior HR-assistenten zorg je voor een prettige werkomgeving, passende ondersteuning en de middelen die medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
• Je brengt rust en overzicht wanneer de druk oploopt. Je onderscheidt wat direct aandacht vraagt en wat op langere termijn moet verbeteren.
• Je denkt verder dan de werkwijze van vandaag. Je onderzoekt knelpunten, ziet kansen voor digitalisering en neemt het team mee in het ontwikkelen en toepassen van nieuwe werkwijzen.
• Je zoekt actief de samenwerking op, brengt verschillende belangen bij elkaar en maakt afspraken waar mensen op kunnen vertrouwen.
• Je bekijkt de dienstverlening vanuit de klant. Je vraagt door op behoeften, maakt verwachtingen bespreekbaar en zoekt samen naar werkbare oplossingen. Je verbindt klantgerichtheid aan duidelijke afspraken en betrouwbare resultaten.

Wat breng je mee
Je combineert ervaring met leidinggeven met inzicht in administratieve processen. Je kunt schakelen tussen een vraag van een medewerker, de prestaties van het team en de ontwikkeling van de dienstverlening. Dit breng je mee:
• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur Bedrijfskunde.
• Drie tot vijf jaar ervaring met leidinggeven binnen een administratieve werkomgeving.
• Brede kennis van HR-processen, personeelsadministratie en relevante wet- en regelgeving binnen Defensie.
• Inzicht in proces- en kwaliteitsmanagement en digitalisering. Je kunt kansen voor digitale ondersteuning en automatisering vertalen naar verbeteringen die in de praktijk werken.
• Vaardigheid in het interpreteren van managementinformatie en het sturen op resultaten.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om medewerkers te coachen, mensen te verbinden en anderen mee te nemen in veranderingen.
Zie jij jezelf al samen met ons verder bouwen aan HR Administratie binnen Services? Solliciteer en laat ons weten hoe jij het team en onze dienstverlening verder wilt brengen. We maken graag kennis met je.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

Bij Defensie krijg je als medewerker maandelijks beschikking over een individueel keuzebudget (IKB). Dit IKB is opgebouwd uit je vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Hierdoor bedraagt het 16,33% van je bruto salaris. 
Je kunt het IKB opsparen, uit laten betalen of besteden. Dit laatste kan bijvoorbeeld aan mobiliteit (fiets of e-bike), IT-middelen (laptop, etc), vakbondscontributie, extra vakantiedagen of het aflossen van je studieschuld bij DUO. Het IKB maakt een groot deel van je salaris direct bruikbaar voor wat jij écht belangrijk vindt. 

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Defensie Ondersteuningscommando

Afdelingsomschrijving

Waar ga je werken
Je komt te werken bij HR Administratie, onderdeel van de toekomstige afdeling Services binnen de directie HR van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). DOSCO levert de ondersteuning die de krijgsmacht nodig heeft om inzetbaar te zijn en te blijven. De organisatie omvat uiteenlopende bedrijven en eenheden op het gebied van onder meer gezondheidszorg, beveiliging, logistiek, facilitaire dienstverlening en opleidingen. 
Je rapporteert aan het Hoofd Services en werkt nauw samen met de senior assistenten, HR-advies, Recruitment en het Stagebureau. We zijn volop in ontwikkeling. Jouw ervaring en ideeën zijn welkom: je krijgt ruimte om samen door te ontwikkelen en in de praktijk te brengen.

De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden.
Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integreitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg.

De Directie Personeel en Organisatie (P&O) van het Defensie Ondersteuningscommando werkt aan een gezonde, doeltreffende en doelmatige organisatie. Een organisatie met voldoende goed opgeleide, gemotiveerde en verantwoordelijke medewerkers die de taken van het commando kunnen uitvoeren. Dat doen we onder meer door professioneel P&O-advies te geven aan lijnmanagers en medewerkers. Vanuit de directie Personeel & Organisatie wordt er dedicated gewerkt voor de Divisies.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/dosco

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevr. F. Vegter, Hoofd HR Services
FWG.Vegter@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Dhr. L. van Ginneken, HR adviseur
LJHP.v.Ginneken@mindef.nl