Administratief medewerker HRM

Vacature kenmerken

• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €3.097,00 - max. €3.984,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Niveau - MBO 4
• Vacaturenummer - 79076
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Contractduur - 1 jaar

Functieomschrijving

Ben jij een gedreven administratief talent en werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Wij zoeken collega’s die graag zorgen dat alles rondom personeelsgegevens, administratieve processen en mutaties tot in de puntjes verzorgd is. 

Als medewerker HR-support (FGR HR-administratie) doe je administratieve en beheersmatige werkzaamheden. Je ondersteunt diverse processen binnen de afdeling HRM. Je bent de spin in het web en stemt af met betrokkenen. Daarnaast zorg je voor de juistheid van gegevensverwerking in geautomatiseerde systemen en ondersteun je DJI bij de naleving van termijnen in administratieve processen.

• Het team HR-Desk houdt zich bezig met administratieve ondersteuning en verwerking met betrekking tot de HR-thema’s zoals reorganisaties, arbeidsvoorwaarden & betalingen, juridische zaken, mobiliteit, verzuim/ERD en uitstroom. Denk aan het verwerken van ERD-mutaties, het maken van berekeningen en het uitvoeren van betalingen of het opmaken van plaatsingsbesluiten;
• Het team Onboardingsloket richt zich op alles wat komt kijken bij de administratieve indiensttreding van nieuwe medewerkers.

Wat ga je doen?

• Je voert HR-administratieve taken uit in onze systemen (zoals in- en uitdiensttreding, mutaties, berekeningen);
• Je controleert gegevens en zorgt dat dossiers volledig en juist zijn;
• Je onderhoudt contact met diverse stakeholders) leidinggevenden, medewerkers en andere afdelingen;
• Je denkt mee over verbeteringen in onze processen en draagt bij aan een betrouwbare HR-dienstverlening;
• Binnen de HR-Desk beheer je meerdere e-mailboxen waaruit je actief handelt, registreert en verwerkt. Daarnaast ondersteun je o.a. administratief bij:
• Reorganisaties; brieven versturen, gesprekken plannen en dossiervorming;
• Juridische zaken; registreren en verspreiden van informatie;
• ERD, WGA, AD onderzoeken, Participatie; registreren, afspraken plannen en dossiervorming;
• Berekeningen; je maakt financiële berekeningen voor o.a. medewerkers die uit dienst gaan;
• Mobiliteit/Workshops; aanvragen registreren en het plannen van workshops.

Bij het Onboardinsgloket houd je je dagelijks bezig met o.a.:

• Het verwerken van nieuwe aanmeldingen;
• Het voorbereiden van het arbeidsvoorwaardengesprek ;
• Het verzorgen van de aanvraag verklaring omtrent gedrag en de WID-scan;
• Je vraagt Hardware aan;
• Het maken van planningsverzoeken voor aanstellingskeuringen en kleding passen;
• Met het opmaken van arbeidsovereenkomsten en zorgen voor ondertekening;
• Zorgen dat dat de verplichte documenten worden geborgd in het personeelsdossier. 

Functie-eisen

• Je hebt een mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur richting HR, administratie of bedrijfsvoering (eventueel bereid dit te halen);
• Kennis op gebied van HR en de eerdergenoemde kennisgebieden;
• Je werkt nauwkeurig, bent klantgericht en kunt goed schakelen tussen verschillende taken;
• Communicatie speelt een grote rol in je werk: je kunt helder schrijven én prettig overleggen met de verschillende stakeholder;
• Ervaring met systemen als P-direkt, TOPdesk, Facilitair Portaal is een pré;
• Je vindt het leuk om samen te werken in een team dat continu in ontwikkeling is.

Wat bieden wij?

• Een functie in FGR-profiel HR-administratie, schaal 7;
• Een betrokken team waarin samenwerking en kwaliteit centraal staan;
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen binnen de afdeling HR-Support;
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.097,00 - max. €3.984,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij goed zit, op je werk én daarbuiten. Daarom bieden we je aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor extra geld of verlof
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten
• een pensioenregeling
• (deels) betaald ouderschapsverlof
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness
• en nog veel meer

Meer weten? Kijk op werkenbijdji.nl/arbeidsvoorwaarden

Bijzonderheden

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• De sluitdatum van de vacature is 24 augustus 2026.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Shared Service Center (SSC) DJI

Afdelingsomschrijving

De afdeling HR-Support is onderdeel van het HR-domein en bestaat uit meerdere teams. Samen zorgen we voor een zorgvuldige en tijdige verwerking van personeelsgegevens binnen de organisatie.

De afdeling HR-support heeft een uitdagende taak voor de toekomst. Kernopdracht is het verbeteren en versimpelen van de administratieve processen om de administratieve last bij de leidinggevende en HR-medewerkers te verlichten. Daarnaast willen we onze effectiviteit vergroten bij het ondersteunen van de DJI-locaties waar we in de nabijheid leidinggevenden ondersteunen bij hun uitvoerende taken op personeelsgebied. HR-support staat aan de basis van een groot deel van de dienstverlening van HRM en heeft daarbij kwaliteit hoog in het vaandel staan. Er ligt veel werk en er is nog veel te ontwikkelen. 

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Aukje Veenstra, Teamleider HR-support

06-15538534 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Vincent Stokman, Corporate recruiter DJI
v.stokman@dji.minjus.nl
06-15060847