Coördinator bestellen tot betalen

Vacature kenmerken

• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €3.496,00 - max. €5.535,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 10 - max. Schaal 10
• Niveau - HBO Bachelor
• Vacaturenummer - 81322
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Contractduur - 1 jaar

Dit ga je doen

Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als coördinator Bestellen tot Betalen elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.

Als coördinator stuur je een team van 20 tot 25 medewerkers functioneel aan en bewaak je de voortgang, kwaliteit en continuïteit van het Bestellen tot Betalen (BtB)-proces. De productienormen voor doorlooptijden en kwaliteit zijn de basis voor jouw aansturing. Door het werk zo goed mogelijk te verdelen en korte- en langetermijnplanningen te maken zorg je ervoor dat de doelen worden gehaald. Tussentijds monitor je de scores en stuur je bij waar nodig. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dit moment. Dit doe je in goede afstemming met jouw teamleider, die de personeelsverantwoordelijkheid heeft voor de medewerkers in het team.

Inhoudelijk ben je een ervaren en deskundige collega. Ook houd je contact met de eindgebruikers en stakeholders van jouw proces. Je voert gesprekken over de kwaliteit van de dienstverlening en beantwoordt specifieke vragen die zich voordoen. Om klanten tussentijds goed op de hoogte te houden, stel je voortgangs- en sturingsrapportages op. 

Je signaleert waar het BtB-proces beter, sneller of kwalitatief sterker kan en doet proactief aanbevelingen hiervoor. Samen met de coördinatoren van de andere 4 BTB- teams vorm je één sterk coördinatieteam voor BtB: je werkt aan teamoverstijgende verbeteringen, zorgt voor een goede capaciteitsverdeling en bewaakt de samenhang tussen de vijf teams, zodat het totale BtB-proces soepel en consistent verloopt. En je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen makkelijk bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te doen. Ook speel je een belangrijke rol bij de begeleiding van collega’s: je legt processen uit en brengt kennis bij.

Dit vragen wij

Je houdt overzicht over het dagelijkse werk en weet goed wat er binnen én buiten je team speelt. Je stelt de juiste prioriteiten, houdt zicht op de voortgang en hebt daarbij oog voor de belangen van verschillende partijen. Ook wanneer zaken anders lopen dan gepland, weet je snel tot de kern te komen, een weloverwogen beslissing te nemen en anderen daarin mee te krijgen. Je kijkt daarbij verder dan het dagelijkse reilen en zeilen: je ziet hoe processen en werkzaamheden binnen de bredere keten met elkaar samenhangen en zoekt actief de samenwerking op om samen tot een goed resultaat te komen.

Verder heb je:

• Een hbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met het functioneel aansturen  van medewerkers;
• Je bent vaardig in het geven van constructieve feedback op zowel kwantiteit als kwaliteit van werk, met het oog op continue verbetering van prestaties;
• Ervaring met procesmanagement, projectmatig werken en het schrijven van memo’s;
• Kennis van IT-ontwikkelingen en -oplossingen die relevant zijn voor financiële administraties, en bent bekend met ERP-systemen zoals Oracle eBS of vergelijkbare software;
• Je bent op de hoogte van actuele ontwikkelingen en trends binnen het vakgebied van financiële processen en inkoop, en kunt deze kennis toepassen in je werkzaamheden. 

Dit krijg je

• Salarisniveau - min. Schaal 10 - max. Schaal 10
• Maandsalaris - min. €3.496,00 - max. €5.535,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Dit bieden we nog meer

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij goed zit, op je werk én daarbuiten. Daarom bieden we je aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor extra geld of verlof
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten
• een pensioenregeling
• (deels) betaald ouderschapsverlof
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness
• en nog veel meer

Meer weten? Kijk op werkenbijdji.nl/arbeidsvoorwaarden

Bijzonderheden

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• De sluitdatum van de vacature is 26 oktober 2026.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Shared Service Center (SSC) DJI

Afdelingsomschrijving

Het Financieel Dienstencentrum (FDC) is hét financieel kruispunt van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Vanuit SSC DJI verzorgen wij de financieel-administratieve dienstverlening voor vrijwel alle JenV-onderdelen, waaronder DJI, het OM, de IND, Justis, het NFI en het bestuursdepartement. Onze circa 250 medewerkers verwerken jaarlijks honderdduizenden facturen, betalingen en boekingen en we staan midden in een transitie van uitvoeringsorganisatie naar datagedreven, strategisch business partner.

De afdeling Bestellen tot Betalen (BtB) bestaat uit 5 teams. Je werkt samen in een team van 20 tot 25 medewerkers aan het end-to-end proces van inkoop en crediteurenadministratie. De afdeling is verantwoordelijk voor het tijdig en accuraat verwerken van bestelaanvragen en inkooporders, evenals het beheren van inkomende facturen en personeelsdeclaraties.

De BtB-teams werken nauw samen met het Inkoop Uitvoering Centrum (IUC) van SSC DJI en andere inkooporganisaties binnen het ministerie. Hierbij zorgen we ervoor dat alle inkoopprocessen voldoen aan wettelijke en departementale kaders. Door een proactieve aanpak en voortdurende optimalisatie van onze processen, dragen wij bij aan de tevredenheid van onze klanten en leveranciers, waarbij kwaliteit en snelheid centraal staan.

Onze medewerkers zijn de drijvende kracht achter deze processen en werken continu aan verbeteringen in de dienstverlening, zodat we kunnen inspelen op de dynamische behoeften van onze opdrachtgevers.
 

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Ellen van Westen- Mtshini, Teamleider operations

06-25718121 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Simcha Korbee, Corporate recruiter DJI
s.korbee@dji.minjus.nl
06-21643649