Administratief Ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wil jij bijdragen aan de veiligheid van Groningen door zorg te dragen voor een goed georganiseerde en zorgvuldige afhandeling van nazorg-dossiers? Als administratief ondersteuner binnen team Nazorg zorg jij ervoor dat processen soepel verlopen en informatie op orde is. Zo help je collega’s om bewoners, eigenaren en andere betrokkenen goed te kunnen ondersteunen.

Als Administratief Ondersteuner ben je een belangrijke schakel in team Nazorg van ICLM. Je werkt in een projectmatige omgeving en ondersteunt de caseondersteuner, casemanager en juristen in de dagelijkse administratieve werkzaamheden.
Dankzij jouw inzet zijn dossiers volledig en actueel, worden afspraken zorgvuldig vastgelegd en verloopt de administratieve afhandeling efficiënt. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en zorgt ervoor dat alles administratief op orde is. 
 

Je houdt je onder andere bezig met;

• voorbereiden van dossiers voor gesprekken, overleggen en besluitvorming,
• verzamelen, controleren en compleet maken van (digitale) dossierstukken,
• verwerken van administratieve mutaties en registraties in BKG,
• vastleggen van afspraken, acties en besluiten in onze systemen,
• plannen, organiseren en notuleren van (online en fysieke) overleggen,
• ondersteunen bij documentbeheer en archivering,
• signaleren van knelpunten in het proces en meedenken over verbeteringen,
• je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en met andere afdelingen,
• je draagt bij aan een uniforme, zorgvuldige en transparante werkwijze.

Functie-eisen

Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en vindt het prettig om structuur aan te brengen. Je bent servicegericht, communiceert gemakkelijk en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk. 

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur in een administratieve, juridische of bedrijfsvoeringsrichting.
• Bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie, bij voorkeur in een projectmatige of dienstverlenende omgeving.
• Affiniteit met juridische vraagstukken en/of contracten is een pluspunt.
   

De competenties die bij jou passen zijn: klantgerichtheid, samenwerken, plannen en organiseren, voortgangscontrole, analyseren, omgevingsbewustzijn en zelfontwikkeling.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je bijdrage aan een veilig thuis voor Groningers ontvang je goede arbeidsvoorwaarden, zoals:  

Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op je salaris waarvan 8% vakantiegeld. Zo kun je met dit arbeidsvoorwaardenpakket kiezen voor extra vakantiedagen, salaris of een fiscaalvriendelijk doel. Naast 4 weken vakantieverlof bouw je IKB- uren op die je kunt opnemen of uitbetalen.  

Daarnaast hechten wij waarde aan een gezonde werk- privé balans en bieden de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van je functie. Verder krijg je een fietsbudget van €500, een fietskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer of volledige vergoeding voor het openbaar vervoer voor woon- werkverkeer.  

Ook kun je opleidingen volgen via het Leerportaal van NCG. Zo werk je aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.  

Tot slot kun je meedoen aan leuke activiteiten buiten het werk om zoals padel, de 4 mijl en andere evenementen. 

Bijzonderheden

Hoe ziet je sollicitatie eruit?  
We beoordelen op basis van je sollicitatie of we een goede match zjin. 
Is deze functie echt iets voor jou? Dan wordt het tijd dat we je ontmoeten! 
 
Hoe ziet het vervolg eruit?  

 Reageer met je cv en door de onderstaande 3 motivatievragen toe te lichten (op maximaal 1 A4):  

1. Wat motiveert jou het meeste om deze stap te maken?
2. Welke 2 à 3 competenties omschrijven jou het beste als persoon?
3. Waarin zou jij nog willen groeien als het gaat om persoonlijke ontwikkeling?

Op 18 augustus vinden de sollicitatiegesprekken plaats. Een tweede gesprek vindt 25 augustus plaats. Hou hier alvast rekening mee in je agenda.

Als er een match is doen we je in een volgend gesprek een aanbod en vertellen we je alles over je onboarding tijdens het Sterke Startgesprek. Hierna ben je klaar om te beginnen!   
 
Om goed van start te gaan krijg je een laptop en telefoon in bruikleen en een thuiswerk/verduurzamingsbudget van €750. 

Je onboardingsreis bij NCG bestaat uit Sterke Startdagen, waarbij je meer leert over het aardbevingsdossier, de organisatie en leer je nieuwe collega's kennen. Verder werkt NCG met een buddy systeem en gaat een collega jou inwerken.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Coördinator Groningen (NCG)

Organisatieomschrijving

Nationaal Coördinator Groningen (NCG) werkt aan het onderzoeken en versterken van gebouwen in de kern van het aardbevingsgebied. Samen zorgen wij ervoor dat iedereen in de provincie Groningen veilig kan wonen, werken en naar school kan gaan. De NCG werkt hiervoor samen met vijf gemeenten, de provincie Groningen, woningcorporaties, de Rijksoverheid en het IMG.

Ons hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Groningen. Ook hebben we zeven kantoren verspreid over de provincie en een kantoor in Den Haag. Sinds 2020 voert NCG de versterkingsoperatie uit. Het is daardoor nog een redelijk jonge overheidsorganisatie die snel groeit. We zijn daarom doorlopend op zoek naar goede mensen zoals jij. NCG kenmerkt zich door een informele sfeer waarin collega’s elkaar makkelijk opzoeken. Of dat nu op het hoofdkantoor of in de regio is.

Kijk hier voor meer informatie over werken bij de NCG. 

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Directie Bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De afdeling ICLM (Inkoop, Contract- en Leveranciersmanagement) faciliteert en borgt dat NCG optreedt als een professionele opdrachtgever naar de markt, waardoor de doelstellingen van NCG bereikt kunnen worden. 

Dit doen we door de inkoop van de benodigde werkzaamheden, sturing op de beheersing en benutting van contracten, het monitoren van de kwaliteit van leveranciers en het vanuit overzicht zorgen voor een eenduidige omgang met de markt. Daarnaast wordt vanuit team nazorg ingezet op de reductie van faalkosten en gebreken gedurende de uitvoering. Hiermee faciliteren we binnen casuïstiek oplossingen en borgen tegelijkertijd dat de hieruit geleerde lessen verwerkt worden binnen de inkoop- en contractmanagementketen. 
Dit alles met als doel het werk in één keer goed te doen voor de bewoners en te zorgen dat zij veilig kunnen wonen, werken en leren in het aardbevingsgebied. 

Team nazorg is een team binnen de afdeling ICLM die gaat over het adviseren en afhandelen van zogenaamde nazorg-kwesties als gevolg van uitgevoerde versterkingswerkzaamheden. Het komt voor dat tussen NCG, eigenaren en/of aannemers discussie ontstaat over de opgeleverde kwaliteit van de werkzaamheden of dat er nadat het werk is opgeleverd er alsnog gebreken ontstaan. Dit is een logische positie binnen de afdeling ICLM omdat deze afdeling verantwoordelijk is voor de contractering/inkoop van het werk, het contractmanagement daarvan en tot slot het leveren van Nazorg. Het team nazorg bestaat uit juristen, een advocaat, casemanagers met een technische achtergrond, een casebeheerser en een caseondersteuner. 
Je komt terecht in een betrokken en professionele organisatie waar samenwerking centraal staat. Je krijgt een afwisselende functie waarin jouw administratieve vaardigheden echt het verschil maken voor collega’s en bewoners. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marius Strijker, Teamleider Nazorg en Oplevering

0641796632

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marleen Halsema, Adviseur Mobiliteit (ook bereikbaar via WhatsApp/Signal)

0655484087