Administratief medewerker bedrijfsbureau JZ

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Vanuit het oogpunt van transparantie willen we vermelden dat voor deze vacature gerede kandidaten in beeld zijn. Echter, álle sollicitaties zullen zorgvuldig worden meegenomen en objectief beoordeeld op passende geschiktheid. 

Bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) staan we voor de veiligheid van voedsel en consumentenproducten, dierenwelzijn en natuur. Vanuit onze divisie Juridische Zaken, zorgen wij ervoor dat dit op een juridisch juiste wijze gebeurt.

Ben je veelzijdig en flexibel? Houd je van vraagstukken uitzoeken? Vind je samenwerken vanzelfsprekend, wil je collega’s assisteren of vervangen bij afwezigheid en kan je overweg met meerdere automatiseringssystemen en applicaties? Dan is deze vacature als administratief medewerker bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) echt iets voor jou!
Je komt te werken bij de directie Strategie, binnen de divisie Juridische zaken (JZ). De divisie JZ bestaat uit 9 teams en jij gaat aan de slag vanuit het team JZ Bedrijfsbureau van waaruit je andere teams ondersteunt. Dit zijn de teams Bezwaar en Beroep (B&B), Teams Bestuurlijke Maatregelen (TBM) en Team Openbaarmaking (TO). 

Het team JZ Bedrijfsbureau bestaat momenteel uit 31 medewerkers en is binnen de NVWA verantwoordelijk voor ondersteunende administratieve handelingen. Het gaat bij deze functie voornamelijk om het ondersteunen van de teams Bestuurlijke Maatregelen. De taken zijn gericht op het administratief ondersteunen van de juristen die besluiten nemen op basis van de rapporten van bevindingen.  

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het: 
•    Invoeren gegevens (m.b.t. dossiers en statussen) in de administratieve systemen (BVA, BBS, CJIB Portaal);
•    Registratie van RvB’s, maatregelen, zienswijzes, kostenbesluiten, beschikkingen, handhavingsverzoeken, strafbeschikkingen;
•    Uitprinten en verzenden brieven (ook OVB’s zienswijzes, digitaal en per post);
•    Overdracht dossiers naar het CJIB;
•    Afhandelen interne en externe vragen/verzoeken m.b.t. dossiers CJIB (creditmanagement gerelateerde vragen);
•    Verwerken terugbetalingen (check bedragen en doorzetten ter behandeling naar Financiën);
•    Opmaken voortgangslijsten met werkvoorraad in Excel voor TBM;
•    Op verzoek een uitzoekklus, bijvoorbeeld het verwerken van een lijst met “vervuilde” dossiers of het geven van input voor een werkinstructie;
•    Meewerken in werkgroepen om processen te verbeteren, als gebruiker en uitvoerder.
•    Etc

In deze functie rapporteer je aan de coördinator cluster TOF en de manager van het team JZ Bedrijfsbureau.
We werken hybride. Dat betekent dat indien nodig/wenselijk op kantoor wordt gewerkt en verder thuis. We gaan uit van circa twee dagen per week op kantoor bij een fulltime functie. Ook tijdens het thuiswerken is er regelmatig contact met collega’s. Ben jij die hardwerkende, nauwkeurige en sociale collega? Kom dan ons team versterken!

Functie-eisen

Jij kan goed tegen een hectische omgeving en weet handig op verschillende borden tegelijk te schaken en weet prioriteiten te stellen. Je bent proactief en brengt positieve energie. Jij bent een aanpakker en zet jouw schouders eronder om zaken geregeld te krijgen. Ook vind jij het leuk om mee te denken over het verder vormgeven van het team en heb jij oog voor het optimaliseren van processen. Jij vindt het leuk om in teamverband te werken en maakt gemakkelijk verbinding. Een goede samenwerking staat bij jou hoog in het vaandel. Jij staat klaar voor collega’s en bent bereid om hen te helpen en te ondersteunen waar mogelijk. Jij hebt een flexibele houding. Jij bent zorgvuldig en accuraat in je werk en voelt je verantwoordelijk voor het neerzetten van een goed teamresultaat. 

Daarnaast zien wij graag het volgende:
•    Een MBO niveau 4 (bijvoorbeeld juridisch administratief medewerker). 
•    Je bent getalsmatig sterk en vind het leuk om met getallen te werken.
•    Je bent administratief sterk en snapt hoe administratieve processen werken.
•    Je kunt goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
•    Je hebt goede basiskennis van het Microsoft Office pakket, met name Outlook, Word en Excel en bent handig met digitale systemen.
•    Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
•    Je hebt aantoonbare ervaring met het werken in een team en vindt dat ook leuk. 

Competenties 
•    Accuraat
•    Klantgericht
•    Plannen en organiseren
•    Samenwerken
•    Resultaatgericht 

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Wij nemen je sollicitatie in behandeling en komen uiterlijk 10 werkdagen na de sluitingsdatum met een reactie.
• Reageer jij op deze vacature als kandidaat met een voorrangspositie vanuit VWNW of arbeidsongeschiktheid? (Voorrangskandidaat)Dan heb je naast je CV en motivatiebrief ook een aanwijs- en voordrachtbrief. De voordrachtbrief is gemaakt door de VWNW-manager. De extra documenten zoals de aanwijsbrief- en voordrachtbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief – en voordrachtbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief en de voordrachtbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’.

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Juridische Zaken

Afdelingsomschrijving

De divisie Juridische Zaken is onderdeel van de directie Strategie en bestaat uit de teams Advisering & Privacy, Openbaarmaking, Bestuurlijke Maatregelen LVVN 1 en 2, Bestuurlijke Maatregelen VWS 1 en 2, Bezwaar & Beroep 1 en 2 en het JZ Bedrijfsbureau.
De kerntaken van de divisie zijn juridische advisering op operationeel, tactisch en strategisch niveau, actieve betrokkenheid bij handhaving, juridische controle, mandatering, toekenning en toepassing van de bevoegdheden van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), juridische procesondersteuning en concern brede juridische kwesties.

Team JZ Bedrijfsbureau
Het team JZ Bedrijfsbureau bestaat momenteel uit 31 medewerkers en bestaat uit drie clusters. Het cluster Sturing & Kwaliteit, het cluster Administratieve Ondersteuning Bezwaar & Beroep en het cluster Administratieve Ondersteuning Team Bestuurlijke Maatregelen. De clusters Administratieve Ondersteuning hebben als taak de teams binnen JZ volgens gemaakte afspraken administratief te ondersteunen. De sfeer binnen het team is informeel.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anahita Assadian
a.assadian@nvwa.nl
06-27236091

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: