Adviseur Archief -en Informatiemanagement

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Sta jij voor het versterken en waarborgen van een zorgvuldig archief- en informatiemanagement in onze processen en bedrijfscultuur? Dan hebben we de perfecte uitdaging voor jou!

Beschrijving werkzaamheden 
Als Adviseur Archief- en Informatiemanagement binnen de eenheid Compliance, speel je een cruciale rol in het verder ontwikkelen en onderhouden van dit vakgebied binnen DUO. De eenheid Compliance vertaalt de wet- en regelgeving naar heldere kaders en voorschriften, en ondersteunt de organisatie bij het toepassen hiervan. Dit vanuit de insteek ‘voordoen, samen doen en zelf doen’. Naast kaderstelling en (proactief) advisering aan de voorkant, speel je daarnaast een rol in het monitoren en toetsen op de effectiviteit van de ingeregelde processen. 

De functie is onderdeel van de tweede lijn in het drielijnenmodel. De tweede lijn stelt de kaders en toetst hierop, terwijl de uitvoering bij de eerste lijn is belegd. De derde lijn houdt toezicht op de werking van het model. Concreet houdt dit in dat de uitvoering van het informatiebeheer is belegd binnen alle directies van DUO en dat voor de kaderstelling een gecentraliseerd team AIM binnen de eenheid Compliance verantwoordelijk is. De tweede lijn werkt nauw samen met de informatiebeheerders in de eerste lijn om te komen tot kaders die begrijpelijk en goed toepasbaar zijn. Dat betekent dat je soepel schakelt tussen theorie en praktijk en effectief bent in jouw communicatie op de verschillende lagen van de organisatie. 

Het vakgebied is sterk in ontwikkeling. De nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid stellen steeds scherpere eisen aan het informatiebeheer. Duurzame digitale toegankelijkheid is tegenwoordig een vereiste en technologische ontwikkelingen als AI bieden grote kansen. Deze ontwikkelingen volg je als Adviseur AIM op de voet en je zet je in voor het vergroten van de awareness binnen de organisatie. Het betekent ook dat in het vakgebied informatiebeheer op dit moment meerdere innovatie-, verander en verbetertrajecten actief zijn. Daaraan lever je vanuit het cluster AIM een bijdrage. 

Dit is het perfecte moment om jouw ervaring in te zetten om met ons het informatiebeheer verder te professionaliseren en op de kaart te zetten. Zo kunnen we het onderwijsveld steeds beter bedienen.

Functie-eisen

Jij hebt een gedegen kennis van archief- en informatiemanagement en kunt je nieuwe wet- en regelgeving op dit vlak snel eigen maken en in de praktijk toepassen. Je hebt sterke analytische vaardigheden en weet verbanden te leggen. Je volgt de laatste ontwikkelingen in jouw vakgebied, zoals die van de Open Overheid, en bent breed geïnteresseerd in het vakgebied Compliance waartoe ook privacy, informatiebeveiliging en Woo worden gerekend. Je kunt effectief samenwerken en bent je bewust van verhoudingen in je werkomgeving. Je past jouw manier van communiceren aan op degene voor je: van directeuren tot teamleden. Je weet daarmee draagvlak te creëren voor jouw oplossingen. Daarbij ben je resultaatgericht, enthousiast, en beschik je over een proactieve houding. 

Daarnaast breng je het volgende mee: 

• HBO-werk- en -denkniveau op het gebied van archief- en informatiemanagement. Een gerichte opleiding is een pré.
• Ervaring met selectielijsten en het toepassen van metadatering en het werken met informatiebeheerplannen en document-structuur-plannen.
• Functionele kennis van werkprocessen in het ICT-domein.
• In lijn met het functiegebouwrijk (FGR) beschik je over de volgende competenties: analytisch vermogen, oordeelsvorming, communicatieve flexibiliteit, overtuigingskracht, 
  organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn en netwerkvaardigheid. 
• Ervaring met de overdracht naar het Nationaal Archief is een pré.
• Ervaring in een politiek en bestuurlijk complexe omgeving is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze vrije werkplek is alleen opengesteld voor DUO- en Rijksmedewerkers die in dienst zijn binnen de Staat der Nederlanden met een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd.
• Neem voor meer inhoudelijke informatie contact op met Jean Beumer (CAIMO) telefoonnummer 06-25303972.
• Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw CV (eventueel een CV via www.europass.eu). 
• Je kunt reageren t/m 19 november. De gesprekken worden op 25 november 2025 gepland.
• Mogelijk maakt een assessment onderdeel uit van het selectieproces.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal. 

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

DUO/DFS-BV

Afdelingsomschrijving

De afdeling Compliance is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. Deze directie ondersteunt alle onderdelen van DUO met een aantal services. Van facilitair en financieel-administratief tot informatievoorziening, communicatie en dus compliance. Dit vanuit een servicegerichte benadering, maar ook met een monitorende en toetsende rol.

De eenheid Compliance bestaat uit zes clusters: Informatiebeveiliging, Privacy, Archief- en Informatiemanagement, Wet open overheid (Woo), de Centrale Klachtenfunctionaris en Bedrijfsjuridische Zaken. Ongeveer 30 specialisten zijn bij deze zes clusters werkzaam. We kenmerken ons zelf als divers, enthousiast, open en gedreven. We zetten sterk in op samenwerking en open communicatie, gaan op een respectvolle manier met elkaar om, en vertrouwen op elkaars capaciteiten. Wil je je vakinhoudelijk en persoonlijk nog verder ontwikkelen? Daarvoor is bij ons alle ruimte.

Het cluster Archief- en Informatiemanagement wordt functioneel aangestuurd door de CAIMO. Het cluster heeft een omvang van 7 medewerkers (incl. CAIMO). Gezamenlijk geven zij een vertaling van het beleid naar voorschriften en kaders. Daarbij wordt het KAMT-model gehanteerd (Kaderen, adviseren, monitoren en toetsen). Het team ondersteunt daarmee het management in de 1e lijn en de adviseurs compliancy en informatiebeheerders bij de verschillende directies (1e lijnsondersteuning). 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jean Beumer (CAIMO)

0625303972

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

vacatures@duo.nl